Mall för anställningsintyg – gratis för Word, PDF och Excel

”Anställningsintyg” används i vardagligt tal om två olika dokument:

Mallen har båda typerna. Välj typ i listrutan, så kontrollerar ”Kontroll” att omdöme och samarbete bara fylls i när du har valt tjänstgöringsbetyg.

Läs mer: Lagen om anställningsskydd (LAS).

Lagen om anställningsskydd ger ingen allmän rätt till tjänstgöringsintyg eller tjänstgöringsbetyg. Rätten följer i stället ofta av kollektivavtal. Ett exempel är Gröna riksen, kollektivavtalet mellan Visita och Hotell- och restaurangfacket för 2025–2027 (8 §). Enligt det ska arbetsgivaren utfärda ett tjänstgöringsintyg med arbetsuppgifter och anställningstid när den anställde slutar eller begär det. Ett betyg med vitsord ska lämnas inom 14 dagar om anställningen har varat i minst 3 månader och begäran görs inom 3 månader efter att den upphörde.

Saknas kollektivavtal är intyget frivilligt, men de flesta arbetsgivare lämnar det på begäran. Ett tydligt intyg underlättar för den som söker nytt jobb, och en vägran kan uppfattas som en markering.

Intyget ska inte förväxlas med arbetsgivarintyget till a-kassan. Det lämnar arbetsgivaren på begäran enligt lagen om arbetslöshetsförsäkring.

• Börja med fakta: namn, befattning, anställningstid och sysselsättningsgrad. Dessa uppgifter ska stämma exakt med anställningsavtalet.
• Beskriv arbetsuppgifterna konkret: ”ansvarade för kassaavstämning och beställningar till ett kafé med 40 sittplatser” säger mer än ”allmänna arbetsuppgifter”.
• Var saklig och ärlig i omdömet. Ett betyg ska vara sant. Överdrivna lovord kan slå tillbaka på arbetsgivaren, och negativa omdömen bör vara underbyggda.
• Undvik dolda koder. Formuleringar som ”försökte efter bästa förmåga” läses ofta som kritik. Kontrollen i mallen markerar sådana uttryck.
• Avsluta med orsak och lyckönskan, om medarbetaren vill. ”Hon lämnar oss på egen begäran för att studera” är vanligt. Orsaken tas bara med om den anställde vill det.

Ta aldrig med sjukfrånvaro, graviditet, föräldraledighet, facklig anslutning eller andra känsliga personuppgifter (art. 9 GDPR). Det gäller även indirekta formuleringar som ”trots en lång frånvaro”. Missgynnande på grund av föräldraledighet är dessutom förbjudet (16 § föräldraledighetslagen). Skriv ut intyget, signera det och ge det till medarbetaren. En kopia kan sparas i personalakten.

En servitör har arbetat 1 mars 2023–31 augusti 2026 på en restaurang och ber om intyg. Så skiljer sig de två varianterna i mallen:

Välj typ i mallen innan du skriver. Kontrollen ”Innehåll passar typen” varnar om ett intyg innehåller omdömen eller om ett betyg saknar arbetsuppgifter.

Intyg behövs inte bara när någon slutar. Banken vill se att du har fast anställning när du söker bolån, en hyresvärd vill veta att du har inkomst och en utbildning kan kräva intyg om yrkeserfarenhet. Då räcker oftast ett kort intyg med anställningsform, sysselsättningsgrad, befattning och startdatum. Lön tas bara med om mottagaren behöver den och den anställde vill det.

Exempeltext: ”Härmed intygas att Sara Lind är tillsvidareanställd som kock på Restaurang Hamnen AB sedan 1 mars 2023, på heltid. Anställningen är inte uppsagd.”

Vanliga misstag

• Fel datum: intyget säger 1 mars men anställningsavtalet 15 mars. Kontrollera mot avtalet.
• Vaga omdömen i ett intyg som bara ska innehålla fakta.
• Formuleringar som avslöjar frånvaro, till exempel ”hade ett längre uppehåll 2024”.
• Ingen underskrift eller kontaktuppgift, så att mottagaren inte kan kontrollera uppgifterna.

Underskrift och arkiv

Låt någon med behörighet att företräda företaget skriva under, till exempel restaurangchef eller HR. Spara en kopia i personalakten och notera datum och mottagare. Om den anställde ber om ett nytt intyg senare kan du utgå från det gamla och bara uppdatera datum och befattning.

Intyg på engelska

Ber den anställde om ett intyg för en ansökan utomlands, gör en engelsk version med samma uppgifter och skriv under båda. Lägg inte till omdömen i den ena versionen som saknas i den andra. Exempel: ”This is to certify that Sara Lind has been employed as a chef at Restaurang Hamnen AB since 1 March 2023, full time, on a permanent contract.”

Vem gör vad

Den anställde berättar vad intyget ska användas till. HR fyller i uppgifterna från personalakten och chefen skriver under. Den anställde skickar själv intyget vidare.

Kontrollera innan du skriver under

Jämför datum, befattning och sysselsättningsgrad med anställningsavtalet. Ett fel kan göra att banken eller hyresvärden ber om ett nytt intyg.