Mall för efterlevnadschecklista för Excel och Google Sheets

En efterlevnadschecklista är ett internt verktyg för att gå igenom om verksamheten följer de regler som gäller för personalen. Det finns ingen lag som kräver just en sådan checklista. Däremot kräver flera lagar att arbetsgivaren dokumenterar, undersöker och följer upp, och det är de punkterna som en revision ska pröva. För små och medelstora arbetsgivare inom restaurang, handel och service brukar fem områden ge mest:

Arbetstid

• Anteckningar om jourtid, övertid och mertid (11 § ATL).
• Dygnsvila minst 11 timmar (13 §), veckovila minst 36 timmar (14 §) och rast senast efter fem timmar (15 §).
• Allmän övertid högst 200 timmar per kalenderår (8 §).

Semester och lön

• 25 semesterdagar per år (4 § semesterlagen) och korrekt semesterlön (16–16 b §§), till exempel 12 % enligt procentregeln.
• Sverige har ingen lagstadgad minimilön. Lönen följer av kollektivavtal, så kontrollera avtalets lönetabeller.

Likabehandling

• Årlig lönekartläggning (diskrimineringslagen 3 kap. 8–10 §§), med skriftlig dokumentation om arbetsgivaren har minst 10 anställda (3 kap. 13–14 §§).

Arbetsmiljö

• Systematiskt arbetsmiljöarbete med skriftlig riskbedömning och handlingsplan (AFS 2023:1).
• Första hjälpen och krisstöd (AFS 2023:2, 4 kap.), brandskydd (lagen om skydd mot olyckor 2 kap. 2 §).

Dokumentation och data

• Personalliggare i restaurang och vissa andra branscher (skatteförfarandelagen 39 kap. 11 §).
• Personuppgifter: information till anställda, åtkomst och gallring (GDPR).

Läs mer: Arbetstidslagen: regler för arbetstid.

1. Avgränsa. En arbetsplats och en period, till exempel de senaste tre månaderna. Då kan du kontrollera verkliga scheman, tidrapporter och lönebesked i stället för att bedöma ”i allmänhet”.
2. Bedöm varje punkt som OK, brist eller allvarlig brist. Fyll i iakttagelse, åtgärd, ansvarig och datum för varje brist.
3. Följ upp. Kolumnen ”Kontroll” markerar punkter utan bedömning, brister utan åtgärd och passerade datum.

Efterlevnadsgraden beräknas som OK ÷ (OK + brist + allvarlig brist). Målet 90 % i kontrollen är ett riktvärde, inte ett lagkrav. En enda allvarlig brist, till exempel att övertid inte antecknas alls, väger tyngre än procenttalet.

• Konkret: ”3 medarbetare hade mindre än 11 timmars dygnsvila vecka 41” i stället för ”problem med schemat”.
• Utan onödiga personuppgifter: använd anställningsnummer och spara underlaget separat.
• Med en ägare: varje åtgärd behöver en ansvarig person och ett datum.

Gör en full revision minst en gång per år och följ upp efter varje lagändring eller nytt kollektivavtal. Arbetsmiljöverket och Skatteverket publicerar vägledningar som du kan jämföra dina punkter med.

Iakttagelsen nämner både regel, brist, ansvarig och datum. Därför går den att följa upp vid nästa revision.

Lägg till dessa i checklistan om de saknas. De är lätta att kontrollera i personalakterna och vanliga orsaker till tvister.

• Timanställda saknar skriftlig information om anställningsvillkoren. Åtgärd: en mall som fylls i vid första passet.
• Semesterersättning betalas ut först med nästa ordinarie lön, två månader senare. Åtgärd: slutlönerutin med datum.
• Dygnsvila under 11 timmar när någon stänger på kvällen och öppnar nästa morgon. Åtgärd: spärr i schemaverktyget.
• Personalliggaren förs inte vid varje pass. Åtgärd: kontroll av skiftledaren vid passets start.

Efter revisionen

Den som gör revisionen beskriver iakttagelserna och föreslår åtgärder. Varje åtgärd får en ansvarig och ett datum. Ledningen godkänner listan och följer upp. Spara revisionen som en ny flik med datum, i stället för att skriva över den förra. Nästa gång börjar du med punkterna som var allvarliga förra gången.

Hur ofta?

En fullständig genomgång en gång per år räcker för många mindre arbetsgivare. Vissa punkter, som dygnsvila och övertid, kan kontrolleras varje månad i samband med lönekörningen.

Bevis för varje punkt

En bedömning ”uppfyllt” utan underlag övertygar inte. Skriv vad du har kontrollerat: ”tidrapporter för september, 12 personer, ingen dygnsvila under 11 timmar” eller ”anställningsavtal och villkorsinformation finns för 18 av 18”. Granska ett urval dokument i stället för att bara fråga chefen om allt fungerar. På en större arbetsplats räcker det att slumpvis välja några personalakter per avdelning.

Vem gör vad efter revisionen

Den som gör revisionen behöver inte själv åtgärda bristerna. Hen beskriver dem och föreslår åtgärder. Den som är ansvarig för en åtgärd ser till att den blir gjord till rätt datum, och ledningen följer upp. Skriv in datum när varje punkt stängs och ett kort bevis, till exempel ”villkorsinformation inlagd i personalakt”. Gå igenom resultatet med skiftledarna, eftersom de ofta rättar till schema och tidrapporter.

Spara historiken

Varje revision sparas med datum och namn på den som gjorde den. Då kan du visa förbättringen över tid om Arbetsmiljöverket eller facket frågar. Ta också med åtgärder som inte blev klara och varför.

Avgränsa nästa revision

Välj en ny period och gärna ett nytt tema, till exempel semester och semesterersättning eller arbetstid för minderåriga. Då hinner du granska ordentligt i stället för att gå igenom allt ytligt varje år.

Dela resultatet

Gå igenom resultatet med skyddsombudet och skiftledarna, eftersom de ofta åtgärdar bristerna i schemat.