Mall för arbetsgivarintyg för Excel och Google Sheets

Arbetsgivarintyget är det dokument som a-kassan använder för att pröva om en arbetssökande har rätt till ersättning och hur hög den blir. Sedan den 1 oktober 2025 gäller lagen (2024:506) om arbetslöshetsförsäkring. Den ersatte den tidigare lagen från 1997. Arbetsgivaren ska på begäran lämna arbetslöshetskassan de uppgifter om arbetsförhållandena som behövs (9 kap. 4 §). I praktiken görs det med arbetsgivarintyget, digitalt eller på papper.

Med den nya lagen bygger inkomstvillkoret på inkomster per månad under en ramtid, normalt de 12 månaderna närmast före ansökningsmånaden (3 kap. 2 och 12 §§). Därför har mallen ett eget blad, ”Lön 12 månader”, där du anger bruttolön och timmar per månad. Det är de uppgifterna som oftast saknas eller blir fel när intyget fylls i ur minnet.

• Arbetsgivare och arbetstagare: namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter till den som kan svara på frågor.
• Anställningen: anställningsform, period, befattning och sysselsättningsgrad eller avtalad arbetstid.
• Lön och tid per månad: bruttolön och arbetade timmar för de senaste 12 månaderna.
• Orsak till att anställningen upphörde: arbetsbrist, egen uppsägning, tidsbegränsad anställning som löpt ut eller annat.
• Uppsägningstid: när uppsägningen skedde och vilken uppsägningstid som gällde.

Mallen kontrollerar obligatoriska uppgifter, att lönemånaderna ligger inom anställningen och att uppsägningstiden har iakttagits. Ta bara med de uppgifter som behövs. Adress, hälsouppgifter och orsaker till sjukfrånvaro hör inte hemma i intyget (art. 9 GDPR).

Orsaken har stor betydelse för den arbetssökande. Den som lämnar sitt arbete utan giltig anledning kan stängas av från ersättning i 45 ersättningsdagar (7 kap. 4 §). Beskriv orsaken sakligt och korrekt:

Uppsägningstiden enligt LAS 11 § är minst en månad. Från arbetsgivarens sida gäller 2–6 månader vid minst två års sammanlagd anställningstid. Kollektivavtal kan ge andra tider.

Digitalt eller på papper?

Sveriges a-kassor har en digital tjänst där arbetsgivaren fyller i och skickar intyget direkt till a-kassan. Den är oftast snabbast och minskar risken för följdfrågor. Vill du lämna intyget på papper till arbetstagaren kan du använda uppgifterna från mallen. Oavsett väg: spara en kopia säkert och lämna intyget utan dröjsmål. Utan intyg kan a-kassan inte pröva ärendet, och det drabbar den som blivit arbetslös.

• Sista anställningsdag och sista arbetade dag blandas ihop. Uppsägningstid där personen inte arbetat ska ändå vara med i anställningsperioden.
• Månader utan lön lämnas tomma i stället för att fyllas i med 0. Mallen kontrollerar att varje månad inom perioden är ifylld.
• Orsaken till att anställningen upphörde är vag, till exempel ”avslut”. Skriv ”arbetsbrist”, ”egen uppsägning” eller ”visstidsanställningen löpte ut”.
• Lön för semesterersättning eller retroaktiv lön förs till fel månad.

En timanställd servitör har arbetat 1 september 2025–31 augusti 2026 med varierande timmar. I intyget anges:

Det vanligaste felet är att skriva ”arbetsbrist” när en tidsbegränsad anställning bara löper ut. Skriv det som faktiskt hände.

Vem gör vad

Arbetsgivaren fyller i uppgifterna utifrån löne- och tidssystemet, skriver under och skickar intyget till a-kassan eller lämnar det till den arbetssökande. Den arbetssökande ber om intyget, kontrollerar uppgifterna och skickar det med sin ansökan om det inte har gått direkt till a-kassan. Uppstår frågor kontaktar a-kassan den som står som kontaktperson i intyget.

Fyll i snabbt

Ett försenat intyg kan försena utbetalningen av ersättning. Lämna det så snart den anställde ber om det. Har personen arbetat för flera enheter i företaget, samla uppgifterna i ett intyg för hela anställningen.

Arkivering

Spara en kopia av intyget och underlaget, till exempel tidrapporter och lönebesked. Löneunderlag är räkenskapsinformation och ska sparas enligt bokföringsreglerna. Om a-kassan begär kompletteringar senare har du allt på ett ställe.

Särskilda fall

Vid föräldraledighet, sjukdom eller tjänstledighet under ramtiden ska perioderna redovisas som frånvaro, inte som arbetad tid. Fyll i månadsraderna även när ingen lön betalades ut, och markera orsaken om formuläret frågar efter det.

När den anställde arbetar kvar men med färre timmar

Även den som går ner i tid kan behöva ett arbetsgivarintyg för att söka ersättning för de timmar som försvann. Ange den tidigare och den nya arbetstiden och från vilket datum ändringen gäller. Skriv också om det var arbetsgivarens eller arbetstagarens önskan.

Gå igenom intyget en sista gång: stämmer första och sista anställningsdag med avtalet, finns alla månader i ramtiden med, är timmarna hämtade från tidrapporterna och är orsaken till att anställningen upphörde rätt beskriven? Ett fel betyder ofta att a-kassan hör av sig, och att den arbetssökande får vänta längre på sina pengar. Skriv också in ditt direkta telefonnummer, så att handläggaren snabbt kan ställa en fråga.

Om den anställde inte har fått intyget

Den som har slutat och väntar på intyget kan påminna arbetsgivaren skriftligt. Arbetsgivaren bör svara med ett datum när intyget skickas. Använd den digitala tjänsten om det går, eftersom den oftast är snabbast och minskar risken för följdfrågor.

Flera arbetsgivare

Har den arbetssökande haft flera jobb under ramtiden behövs ett intyg från varje arbetsgivare. Fyll bara i den anställning som gällde hos dig och hänvisa inte till andra arbetsgivares uppgifter.

Underskrift

Intyget skrivs under av någon som kan svara på frågor om anställningen, till exempel lönechef eller ägare. Skriv namn, roll och telefon tydligt.