Mall för närvarolista – gratis för Word, PDF och Excel

En närvarolista visar dag för dag vem som var på plats, vem som arbetade på distans och vem som var sjuk eller ledig. Det finns inget lagkrav på närvarolista i Sverige. Den är ett internt verktyg för planering och uppföljning. Vanliga användningsområden:

• Bemanning: kortfristig överblick över hur många som faktiskt är i tjänst.
• Utrymning och brandskydd: vid en brand eller utrymning behöver arbetsledningen veta vilka som befinner sig i lokalen. Arbetsgivaren har ett ansvar för brandskyddet (lagen om skydd mot olyckor 2 kap. 2 §).
• Uppföljning av frånvaro: mönster i korttidsfrånvaro kan vara en signal att se över arbetsmiljön.

Närvarolistan ersätter inte de anteckningar som arbetstidslagen kräver om jourtid, övertid och mertid (11 § ATL). Den ersätter inte heller personalliggaren. Restauranger, frisörer, byggarbetsplatser och vissa andra branscher ska föra en elektronisk personalliggare (skatteförfarandelagen 39 kap. 11 §), och Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök.

Läs mer: Arbetstidskalkylator.

Statusar och personuppgifter

Närvarolistan innehåller uppgifter om enskilda personer, och sjukfrånvaro är en hälsouppgift, alltså en känslig personuppgift (art. 9 GDPR). Därför:

• Använd bara statusen ”Sjuk”, aldrig diagnos, symtom eller orsak.
• Häng inte upp en lista med sjukstatus där kunder eller hela personalen kan se den. En utskrift för personalrummet ska bara visa namn och närvarande/frånvarande.
• Begränsa behörigheten i den digitala filen till chef och lön.
• Radera uppgifterna när de inte längre behövs (art. 5.1 e GDPR).

Fyller du även i in, ut och rast räknar mallen timmar per dag. Ett pass som går över midnatt räknas rätt. Varningsgränsen 13 timmar per dag kommer från dygnsvilan: 24 timmar minus 11 timmars vila (13 § ATL). En registrering över gränsen är oftast ett glömt utstämplingsklick.

Närvarograden i ”Översikt” beräknas som (närvarande + distans) ÷ alla registrerade dagar. Exempel: 19 dagar närvarande eller på distans av 21 registrerade dagar ger 90 %. Närvarograden är ett planeringsmått, inte ett betyg på medarbetaren. Frånvaro för semester, föräldraledighet eller sjukdom är lagliga rättigheter och får inte leda till negativ särbehandling. Missgynnande på grund av föräldraledighet är uttryckligen förbjudet (16 § föräldraledighetslagen).

Närvarolista eller tidsregistrering?

Behöver du bara veta vem som är på plats räcker närvarolistan. Behöver du underlag för lön, övertid och vilokontroll, använd en tidsregistrering, som registrerar tider per person med kontroll av raster, dygnsvila och veckogräns.

Oktober 2026 har 22 arbetsdagar. I slutet av månaden visar fliken ”Översikt” till exempel:

Det intressanta är inte procenten, utan när frånvaron infaller. B:s semester och C:s sjukdagar under samma vecka innebär att butiken var underbemannad. Närvarograden ska inte användas för att bedöma enskilda personer, eftersom semester och sjukfrånvaro är tillåten frånvaro.

Om du driver restaurang eller frisersalong räcker närvarolistan alltså inte. Personalliggaren ska föras löpande med in- och utpassering och kunna visas vid kontrollbesök.

Vanliga misstag

• Orsaken till frånvaron syns på en lista som alla kan se. Använd allmänna statusar och håll detaljerna i HR-filen.
• En lista för två arbetsplatser. Den som var på båda försvinner ur bemanningen på den ena.
• Listan stäms aldrig av mot tidrapporten före löneutbetalningen.

Med in- och utpassering på listan syns brister i vilan direkt:

• Dygnsvila: minst 11 timmars sammanhängande ledighet per 24 timmar, och tiden mellan midnatt och 05.00 ska ingå, om inte arbetet måste utföras då (arbetstidslagen 13 §). Den som stänger en restaurang 23.30 och öppnar 07.00 har bara 7,5 timmars vila.
• Veckovila: minst 36 timmars sammanhängande ledighet per sjudagarsperiod, så långt möjligt under helgen (14 §).
• Raster: ingen ska arbeta mer än fem timmar i följd utan rast (15 §). En stämpling 08.00–14.30 utan utstämpling däremellan är värd en fråga.

Butik, restaurang och omsorg

I butiker räcker oftast en lista per dag och arbetsplats. I restauranger ska personalliggaren föras separat. Närvarolistan ersätter den inte. Inom omsorgen fungerar en lista per pass bäst, eftersom nattpasset annars hamnar på två datum.

Vem ansvarar för vad?

Den anställde fyller i sina egna tider samma dag. Chefen går igenom listan varje vecka och följer upp tomma rader och brister i vilan. Löneadministratören tar sedan bara över timmarna, inte orsakerna till frånvaro.

När listan stängs

Stäng närvarolistan sista dagen i månaden och spara den som pdf innan nästa månad börjar. Rader som saknar tider ska kompletteras av den anställde och godkännas av chefen, inte fyllas i i efterhand av någon annan. Då håller listan om den senare behövs som underlag för lön eller vid en tvist.

Spara listorna för hela året i samma mapp, en fil per månad, så att det går snabbt att hitta en viss dag.

Ge listan ett tydligt namn med månad och år.