Mall för semesterplan för Excel och Google Sheets

Semesterlagen ger varje arbetstagare rätt till 25 semesterdagar per semesterår (4 § semesterlagen). Semesteråret löper från 1 april till 31 mars (3 §). Om inget annat har avtalats ska semestern förläggas så att arbetstagaren får minst fyra veckors sammanhängande ledighet under juni–augusti (12 §). För de flesta arbetsplatser är det just sommaren som gör semesterplanen nödvändig: alla vill ha juli, men verksamheten måste fungera.

Gången i lagen är tydlig. Arbetsgivaren och arbetstagaren försöker komma överens. Lyckas de inte bestämmer arbetsgivaren förläggningen, om inget annat har avtalats (11 §). Arbetsgivaren ska då underrätta arbetstagaren senast två månader före ledighetens början. Finns kollektivavtal ska arbetsgivaren också förhandla med facket om förläggningen (10 §).

Läs mer: Räkna ut semesterdagar.

Vill en medarbetare spara semesterdagar eller ta ut sparade dagar i anslutning till årets semester ska arbetsgivaren få veta det när årets förläggning bestäms (19 §). Ta därför med frågan om sparade dagar redan i första omgången.

• Sparade dagar. Den som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar får spara de överskjutande dagarna. En sparad dag ska tas ut inom fem år (18 §). Lägg in sparade dagar per person på ”Medarbetare” och följ upp äldre sparade dagar, så att de inte riskerar att förfalla.
• Ny anställning sent på året. Börjar någon efter den 31 augusti har hen bara rätt till fem semesterdagar det semesteråret (4 §).
• Betald eller obetald. Rätten till 25 dagar gäller alltid, men hur många av dem som är betalda beror på hur länge personen har varit anställd under intjänandeåret (7 §). Mallen räknar dagar, inte semesterlön.

Kalendern i mallen

Kalendern visar hela året med S för godkänd semester, (S) för ansökt och HG för helg eller helgdag. Helgdagar räknas inte som semesterdagar. Raden ”Frånvarande” visar hur många som är lediga varje dag, och dashboardens värmekarta gör det lätt att se veckor där bemanningen blir för tunn. Ställ in tröskeln i den gula cellen D6 efter vad verksamheten klarar. Enskilda ansökningar lämnas med semesteransökan.

Kaféet håller öppet hela sommaren. Alla ska få fyra sammanhängande veckor under juni–augusti (12 § semesterlagen), och minst fyra personer behöver vara i tjänst varje vecka. Med tre perioder går det ihop:

Om B vill förlänga sin ledighet till 5 juli blir veckan 29 juni–5 juli bara tre personer i tjänst. Kalendern och diagrammet ”Frånvarodagar och överlapp per månad” visar det direkt. Om ingen frivilligt vill flytta är det arbetsgivaren som bestämmer förläggningen. Arbetstagaren ska då få besked senast två månader före semesterns början (11 § semesterlagen).

• Sparade dagar: den som har mer än 20 betalda semesterdagar får spara de överskjutande dagarna. En sparad dag ska tas ut inom fem år (18 § semesterlagen). Lägg sparade dagar i en egen kolumn i saldot, så att femårsgränsen syns.
• Deltid med ojämn arbetstid: semestern ska förläggas så att den som arbetar deltid eller oregelbundet får ledighet i motsvarande utsträckning som en heltidare (12 a § semesterlagen). Räkna därför i veckor, inte bara dagar, när du jämför.

Om ni inte kommer överens

Kan arbetsgivaren och den anställde inte enas, bestämmer arbetsgivaren när semestern ska läggas, om inget annat har avtalats. Beskedet ska då lämnas senast två månader före ledigheten. Vid särskilda skäl får det lämnas senare, men om möjligt minst en månad före (semesterlagen 11 §). Notera datumet för beskedet i planen.

Spara den slutliga planen som pdf.

Skicka den till alla anställda samtidigt.