Mall för skiftschema för Excel och Google Sheets

Ett skiftschema fördelar tidiga, sena och nattliga pass så att verksamheten är bemannad, men varje pass måste också hålla sig inom arbetstidslagen (ATL). De regler som oftast avgör hur ett treskiftsschema kan se ut är:

• Dygnsvila: minst 11 timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar (13 § ATL). Tiden mellan midnatt och klockan 05 ska ingå, men avvikelse får göras när arbetet måste bedrivas på natten, till exempel i restaurang eller vård.
• Veckovila: minst 36 timmars sammanhängande ledighet per sjudagarsperiod, så långt möjligt förlagd till veckoslut (14 § ATL).
• Rast: ingen får arbeta mer än fem timmar i följd utan rast (15 § ATL). Lagen anger inte rastens längd. Värdet 30 minuter i mallen är ett exempel som du anpassar efter kollektivavtalet.
• Total arbetstid: högst 48 timmar per vecka i genomsnitt under en beräkningsperiod på högst fyra månader (10 b § ATL).

Många kollektivavtal, till exempel inom hotell och restaurang, avviker från ATL på flera punkter. Kontrollera alltid ditt avtal och ändra gränserna på fliken ”Inställningar”.

Läs mer: Kalkylator för OB-tillägg.

För den som räknas som nattarbetande får arbetstiden inte överstiga åtta timmar per 24-timmarsperiod i genomsnitt under högst fyra månader (13 a § ATL). Innebär arbetet särskilda risker eller stor fysisk eller mental ansträngning gäller åtta timmar som tak för varje enskilt nattpass. Lägg därför inte in tio timmars nattpass i schemat för till exempel bagare eller lagerpersonal utan att kontrollera avtalet.

Ett pass som går över midnatt, som N = 22:00–06:00, räknas rätt i mallen som 8 timmar och inte som negativ tid. Ange passet på fliken ”Pass” med start och slut, så räknar schemat nettotimmar efter rast.

• Rotera framåt: dag → kväll → natt. Ett byte från natt direkt till tidigt pass bryter nästan alltid dygnsvilan, och kolumnen ”Kontroller” markerar det.
• Lägg veckovilan direkt efter nattpassen, så att återhämtningen börjar när den behövs mest.
• Ge besked i god tid. Ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning ska meddelas minst två veckor i förväg, om inte verksamhetens art eller oförutsedda händelser motiverar kortare tid (12 § ATL).
• Fördela helger rättvist. Raden för sön- och helgdagar i mallen visar vem som arbetar när. Ersättning för OB-tid följer av kollektivavtalet, inte av lag.

Skiftschemat är planen. Vad som faktiskt arbetades redovisar du i tidrapporten, eftersom övertid och mertid ska antecknas (11 § ATL).

För nattarbetande får arbetstiden under varje 24-timmarsperiod inte överstiga åtta timmar i genomsnitt under en beräkningsperiod på högst fyra månader (13 a § arbetstidslagen). Vid beräkningen dras 24 timmar av för varje påbörjad sjudagarsperiod. Semester och sjukfrånvaro räknas som arbetad tid.

En nattportier på ett hotell går nattpass 22–07 (9 timmar) i block om fyra nätter följt av fyra lediga dygn. Enstaka pass är längre än 8 timmar, men genomsnittet över perioden kan ändå hålla. Det är just den beräkningen som är svår att göra för hand. Skiftschemat visar dagar över max per pass, så räkna genomsnittet separat för nattarbetande.

Dygnsvilan måste omfatta midnatt till klockan 5

Alla arbetstagare ska ha minst elva timmars sammanhängande dygnsvila, och tiden mellan midnatt och klockan 5 ska ingå. Avvikelser är tillåtna om arbetets art eller allmänhetens behov kräver det (13 § arbetstidslagen). För nattskift gäller därför i praktiken avtal eller ett sådant undantag. I många kollektivavtal finns regler om detta. Ange i mallen vilket avtal ni följer, så att den som granskar schemat förstår varför varningen visas.

Byte från natt till dag

Det vanligaste felet är att någon slutar ett nattpass kl. 07 och har ett dagpass samma dag kl. 15. Vilan blir då bara åtta timmar. Lägg alltid in minst ett ledigt dygn efter ett nattblock.