Mall för arbetsschema för Excel och Google Sheets

En Excel-mall för arbetsschema ger dig färdiga kolumner, formler och struktur, så du slipper börja från blankt ark varje gång du hanterar arbetsschema.

Mallen fungerar i Excel och Google Sheets, är gratis att ladda ner och passar svenska team inom service, vård, detaljhandel och kontor.

En tydlig mall underlättar efterlevnad av Arbetstidslagen och kollektivavtal. inte juridisk rådgivning; kontrollera alltid kollektivavtal och personalhandbok.

Läs mer: Skiftschema-kalkylator.

HR, chefer och teamledare använder mallen för arbetsschema för att standardisera dokumentation, spara tid och hålla samma format i hela organisationen.

Se även: Excel-mall för skiftschema och Excel-mall för veckoschema.

Ladda ner gratis, fyll i fälten och exportera till PDF eller dela via Google Sheets.

Följ dessa steg för att komma igång på några minuter:

1. Ladda ner: öppna filen i Excel eller Google Sheets, ange namn och e-post i formuläret för att ladda ner filen.
2. Fyll i grunddata: ange medarbetare, datum eller relevanta fält i de första kolumnerna.
3. Slutför: komplettera arbetsschema, kontrollera summeringar och markera status.
4. Granska: gå igenom totaler och Arbetstidslagen innan du delar eller arkiverar. inte juridisk rådgivning; kontrollera alltid kollektivavtal och personalhandbok.
5. Dela: exportera som PDF till chef/HR eller dela en Sheets-länk med teamet.

För team från cirka fem personer sparar Ordio schema tid med färre manuella korrigeringar och bättre översikt.

När räcker mallen, och när behövs programvara?

När schema, frånvaro och flera platser växer blir manuella Excel-flöden felbenägna. Då lönar det sig att utvärdera Ordio schema, särskilt om du vill koppla planering till faktisk arbetstid.

Börja med den kostnadsfria mallen och byt när Excel tar längre tid än det sparar. Innehållet är vägledning. inte juridisk rådgivning; kontrollera alltid kollektivavtal och personalhandbok.

Ordinarie arbetstid får vara högst 40 timmar i veckan. Om verksamheten kräver det får den vara 40 timmar i genomsnitt under högst fyra veckor (5 § arbetstidslagen). Ett fyraveckorsschema för en kock på heltid kan se ut så här:

Mallen visar varje vecka för sig i fliken ”Efterlevnad”. Vecka 1 och 3 markeras därför som ”Veckor över gräns”, trots att snittet stämmer. Läs varningen tillsammans med snittet för perioden. Om ett kollektivavtal gäller kan beräkningsperioden vara en annan.

Ändra schemat: två veckor i förväg

Arbetsgivaren ska lämna besked om ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning minst två veckor i förväg (12 § arbetstidslagen). Kortare tid går bara om verksamhetens art eller oförutsedda händelser kräver det. Spara därför varje publicerad version av schemat med datum, till exempel som pdf. Om någon ifrågasätter en ändring ser du direkt när den meddelades.

• Restaurang: delade pass och sena kvällar. Kontrollera dygnsvilan när någon stänger kl. 23 och öppnar nästa morgon.
• Handel: helgtoppar och många deltidsanställda. Lägg in avtalad tid per person i ”Medarbetare”, så syns mertid direkt.
• Omsorg: dygnet runt och helgdagar. Fliken ”Helgdagar” räknar arbete på sön- och helgdag separat.

Skicka schemat till alla på samma sätt varje gång, till exempel som pdf i samma kanal. Då finns det aldrig två versioner i omlopp, och det är tydligt vilket schema som gäller när någon byter pass.

Vanliga misstag i arbetsschemat

• Samma person schemaläggs på stängning och öppning nästa dag, så att dygnsvilan på elva timmar inte räcker (13 § arbetstidslagen).
• Veckovilan på 36 sammanhängande timmar per sjudagarsperiod glöms bort när helgerna är fulla (14 § arbetstidslagen).
• Schemat ändras med kort varsel utan att datum för beskedet sparas.