Mall för lönebesked för Excel och Google Sheets

Ett lönebesked (lönespecifikation) visar hur lönen för perioden har räknats fram. Mallen är en illustrativ uppskattning med 2026 års värden. Den ersätter inte lönesystemet, och den faktiska lönen körs alltid där. Ordningen i beräkningen:

1. Bruttolön = månadslön, eller timmar × timlön, plus tillägg som OB, övertid och semesterersättning.
2. Avdrag före skatt, till exempel bruttolöneavdrag, om sådana finns.
3. Preliminärskatt enligt Skatteverkets skattetabell för den anställdes kommun och tabellnummer.
4. Avdrag efter skatt, till exempel personalmåltider eller förskott.
5. Nettolön = brutto − avdrag, det som betalas ut.

Arbetsgivaravgiften syns inte som ett avdrag för den anställde. Den är en kostnad för arbetsgivaren utöver bruttolönen, men mallen visar den för att ge den totala lönekostnaden.

Läs mer: Lönekalkylator: lön efter skatt.

Arbetsgivaravgifter 2026

Exempel: en bruttolön på 30 000 kr ger 9 426 kr i arbetsgivaravgift med huvudregeln (30 000 × 31,42 %). För en anställd född 2005 med samma lön blir avgiften 25 000 × 20,81 % + 5 000 × 31,42 % = 5 202,50 + 1 571 = 6 773,50 kr. Kontrollera alltid aktuella procentsatser hos Skatteverket innan du använder siffrorna.

Preliminärskatten hämtas ur Skatteverkets skattetabeller. Tabellen beror på den anställdes kommun (kommunal- och regionskatt) och på om personen har jämkning eller sidoinkomst. Mallen räknar inte fram skatten med en schablon. Du anger beloppet från tabellen, och kontrollen varnar om fältet är tomt.

Sverige har ingen lagstadgad minimilön. Lägstalöner bestäms i kollektivavtal, till exempel inom hotell och restaurang eller handel. Fältet ”Minimilön enligt avtal” är därför frivilligt. Fyll i avtalets lägstalön om ni har kollektivavtal, så kontrollerar mallen att lönen inte understiger den.

Semesterlagen har två beräkningsregler:

• Sammalöneregeln (16 a §) för månads- och veckoavlönade med fast lön: vanlig månadslön under semestern plus ett semestertillägg på 0,43 % av månadslönen per betald semesterdag (1,82 % av veckolönen för veckoavlönade).
• Procentregeln (16 b §) för till exempel timavlönade: semesterlönen är 12 % av förfallen lön under intjänandeåret. För timanställda betalas den ofta ut löpande som semesterersättning på varje lönebesked.

Kollektivavtal kan ge andra procentsatser. Mallen använder lagens värden som standard.

Mallen räknar fram lönebeskedet. Arbetsgivarens kostnad syns inte på det, men den hör till underlaget:

Den nedsatta avgiften på 20,81 % gäller 1 april 2026–30 september 2027 för anställda födda 2003–2007, på ersättning upp till 25 000 kr per kalendermånad. På den del som överstiger 25 000 kr betalas full avgift. För den som vid årets ingång har fyllt 67 år betalas bara ålderspensionsavgiften på 10,21 %. Preliminärskatten på lönebeskedet beror på skattetabellen i den anställdes kommun. Mallen hämtar den inte automatiskt.

Timlön och semesterersättning: ett räkneexempel

En timanställd arbetar 62 timmar i oktober till 150 kr i timmen, alltså 9 300 kr. Med procentregeln är semesterlönen 12 % av förfallen lön under intjänandeåret (16 b § semesterlagen). För oktober motsvarar det 1 116 kr. På lönebeskedet bör det synas som en egen rad, inte bakat in i timlönen. Den anställde ska kunna se vad som är lön och vad som är semesterersättning.

Vanliga fel på lönebeskedet

• Fel period: lönen för september betalas i oktober, men perioden ska vara september.
• OB-tillägg och övertid på samma rad. Kollektivavtalen har olika satser, så de bör stå var för sig.
• Avdrag som är större än bruttolönen. Kontrollen ”Avdrag rimliga” stoppar det.
• Saknad preliminärskatt för en ny anställd som inte har lämnat skattsedel. Använd då skattetabellen eller 30 % enligt Skatteverkets regler och notera det.

Arbetsgivaren ska föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid, och den anställde har rätt att se dem (arbetstidslagen 11 §). Lönebeskedet är det ställe där de flesta ser sina timmar, så redovisa övertid och mertid på egna rader med antal timmar, inte bara som ett belopp. Det gör det också lätt att se taket för allmän övertid: högst 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, och högst 200 timmar per kalenderår (8 §).

Exempel: en kock har 22 timmar övertid i oktober och 31 i november. Båda månaderna ligger under 50 timmar, men summan för året växer. Med en rad för ackumulerad övertid på lönebeskedet ser både kocken och arbetsgivaren i tid när 200 timmar närmar sig.

Sjukfrånvaro och semesterlön

Sjukdagar är semesterlönegrundande upp till 180 dagar under intjänandeåret (semesterlagen 17 §). En anställd som har varit sjuk en period tjänar alltså ändå in semesterlön för den tiden. Om lönebeskedet visar intjänade semesterdagar, kontrollera att sjukperioden inte har dragit ner saldot.

Arbetsgivare och anställd: vad var och en tittar på

• Arbetsgivaren: att timmar, övertid och frånvaro stämmer med tidrapporten innan lönen körs.
• Den anställde: att skatteavdraget följer rätt tabell och att semesterersättningen syns om du är timanställd. Fråga direkt om något ser fel ut. En rättelse är enklast på nästa lön.

Spara lönebeskeden

Spara varje lönebesked som pdf med månaden i filnamnet. Både arbetsgivaren och den anställde behöver kunna gå tillbaka till en viss månad, till exempel när en rättelse eller en semesterersättning ska kontrolleras i efterhand. Lönebeskedet för december är extra viktigt, eftersom det visar hela årets lön och skatt.

Den anställde bör spara sina lönebesked minst lika länge som underlaget för deklarationen behövs.

Fråga lönekontoret om något är oklart innan nästa lön betalas ut.