Rechner
Reisekosten Rechner 2026: Spesen & Verpflegung berechnen
Mit dem Reisekosten-Rechner — im Umgangssprachlichen oft Spesenrechner — berechnest du Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtung und Reisenebenkosten für Dienstreisen. Inland und Ausland nach BMF-Pauschalen 2026, ohne Anmeldung, mit CSV/PDF-Export. Vertiefung: Lexikon Reisekosten · Verpflegungsmehraufwand · Ratgeber Reisekostenabrechnung.
Kurzantwort: Reisekosten und Spesen berechnen
Das Wichtigste in Kürze
- Verpflegungsmehraufwand Inland 2026: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit (Halbtag) · 28 € bei 24 Stunden (Voller Tag) — seit 2020 unverändert
- Mehrtägige Dienstreise: An- und Abreisetag meist 14 €, Zwischentage mit 24h-Abwesenheit 28 €
- Kilometerpauschale Dienstreise: PKW 0,30 €/km · Motorrad/Roller 0,20 €/km — nicht mit Pendlerpauschale (0,38 €/km) verwechseln
- Übernachtung: tatsächliche Hotelkosten oder 20 €/Nacht Pauschale ohne Beleg (wenn eure Policy das erlaubt)
- Beispiel 3 Tage Inland (Di 07:00 – Do 17:00, ohne Mahlzeiten): VMA 56 € (14 + 28 + 14) — im Rechner oben nachstellen
Was der Reisekosten-Rechner abdeckt
Der Rechner fasst die gängigen Erstattungspositionen einer betrieblich veranlassten Dienstreise zusammen: Verpflegungsmehraufwand nach Abwesenheitszeiten, Fahrtkosten per Kilometerpauschale oder Tickets, Übernachtung und Nebenkosten. Er richtet sich an HR, Buchhaltung und Reisende, die eine Orientierungsrechnung vor der Reisekostenabrechnung brauchen — nicht an die Pendelfahrt zur ersten Tätigkeitsstätte.
Verpflegungsmehraufwand
Tages- und Halbtagspauschalen Inland/Ausland, Mahlzeiten-Kürzungen, mehrtägige Reisen mit An- und Abreisetagen.
Fahrtkosten
PKW 0,30 €/km, Motorrad/Roller 0,20 €/km oder Ticketbeträge — getrennt von der Pendlerpauschale.
Übernachtung & Nebenkosten
Hotel tatsächlich oder 20-€-Pauschale pro Nacht (AG), plus Parken, Maut und ähnliche Reisenebenkosten.
Export
CSV/PDF mit Rechenweg für interne Freigabe — Berechnung läuft vollständig im Browser.
Reisekostenrechner, Spesenrechner und Verpflegungsmehraufwand — Begriffe
| Begriff | Was gemeint ist | Typische Suchanfrage |
|---|---|---|
| Reisekostenrechner | Gesamtrechnung: VMA, Fahrt, Hotel, Nebenkosten | reisekosten rechner · reisekosten berechnen |
| Spesenrechner | Umgangssprachlich oft Verpflegung + Reisekosten | spesenrechner · spesen berechnen dienstreise |
| Verpflegungsmehraufwand-Rechner | Nur Tages- und Halbtagspauschalen (14 € / 28 €) | verpflegungsmehraufwand rechner |
| Tagegeld / Tagespauschale | Verpflegungspauschale pro Reisetag (nicht Lohn-Tagegeld) | tagegeld rechner dienstreise |
Dieser Rechner deckt die volle Reisekostenabrechnung ab — nicht nur Verpflegung. Wer ausschließlich VMA braucht, nutzt dieselbe Tageslogik in der Tabelle oben. Prozess und Belege: Ratgeber Reisekostenabrechnung. Für den Arbeitsweg: Pendlerpauschale-Rechner.
Reisekosten-Pauschalen 2026 im Überblick
| Position | Satz 2026 (Orientierung) |
|---|---|
| Verpflegung Halbtag (Inland) | 14 € |
| Verpflegung Voller Tag (Inland) | 28 € |
| Kürzung Frühstück gestellt | 20 % der Tagespauschale (5,60 € bei 28 €) |
| Kürzung Mittag/Abend gestellt | je 40 % (11,20 € bei 28 €) |
| PKW Kilometerpauschale (Dienstreise) | 0,30 €/km |
| Motorrad/Roller | 0,20 €/km |
| Übernachtungspauschale Inland (AG) | 20 €/Nacht ohne Beleg |
Auslandssätze folgen der jährlichen BMF-Ländertabelle — der Rechner nutzt die Werte aus dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 für Reisekosten 2026. Details: Lexikon Verpflegungsmehraufwand.
Rechenbeispiel: Mehrtägige Dienstreise Inland
Ausgangslage: Dienstreise von Dienstag 07:00 bis Donnerstag 17:00 nach München (Inland), keine gestellten Mahlzeiten, 150 km mit Privat-PKW, Hotel 198 €, Parken 12 €.
Schritt 1 — Verpflegungsmehraufwand:
- Di (Anreise): Halbtag → 14 €
- Mi (Zwischentag, 24h): Vollpauschale → 28 €
- Do (Abreise): Halbtag → 14 €
- Summe VMA: 56 €
Schritt 2 — Fahrt & Nebenkosten: 150 km × 0,30 € = 45 € · Parken 12 €
Schritt 3 — Übernachtung: Hotel tatsächlich 198 € (mit Rechnung)
Gesamtbetrag Orientierung: 56 + 45 + 12 + 198 = 311 € — Werte im Rechner oben eintragen und per PDF exportieren. Mit Frühstück am Mittwoch (−5,60 €) wären es 50,40 € VMA statt 56 €.
Abgrenzung: Dienstreise vs. Pendlerpauschale
| Thema | Dienstreise / Reisekosten | Pendlerpauschale |
|---|---|---|
| Zweck | Betrieblich veranlasste Reise außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte | Regelmäßiger Weg Wohnung ↔ erste Tätigkeitsstätte |
| Rechner | Dieser Reisekosten-Rechner | <a href="/tools/pendlerpauschale-rechner" class="ordio-inline-link">Pendlerpauschale-Rechner</a> |
| km-Satz 2026 | 0,30 € (PKW Dienstreise) | 0,38 € (Entfernungspauschale § 9 EStG) |
| Verpflegung | 14 € / 28 € nach Abwesenheit | Nicht über Verpflegungspauschale der Dienstreise |
Wer nur den Arbeitsweg zur festen Betriebsstätte absetzen will, nutzt den Pendlerpauschale-Rechner. Für Kundentermine, Messen oder mehrtägige Einsätze ist dieser Reisekosten-Rechner die passende Orientierung.
So nutzt du den Reisekosten-Rechner
Reisezeiten und Ziel eingeben
Beginn und Ende mit Uhrzeit, Reiseziel (Inland oder Ausland nach BMF-Tabelle) — optional Name und Anlass.
Verpflegung prüfen
Tagestabelle mit Pauschalen und Halbtagen; gestellte Mahlzeiten per Checkbox kürzen lassen.
Fahrt, Hotel und Nebenkosten ergänzen
Kilometer oder Tickets, Hotelkosten oder 20-€-Nächte, Parken/Maut und bereits erstattete Beträge.
Ergebnis exportieren
Gesamtbetrag und Aufschlüsselung per CSV oder PDF für Freigabe und Abrechnung.
Typische Fehler bei Reisekosten und Spesen
- Abwesenheitsdauer falsch zuordnen: Unter 8 Stunden am eintägigen Termin → in der Regel keine Verpflegungspauschale. Zwischen 8 und 24 Stunden: 14 €, nicht 28 €. Nur bei voller 24-Stunden-Abwesenheit gilt die Vollpauschale.
- Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten vergessen: Hotel-Frühstück (−20 %), Geschäftsessen Mittag/Abend (je −40 % der Tagespauschale). Im Rechner pro Tag per Checkbox — mehrere Mahlzeiten addieren sich.
- Pendlerpauschale mit Dienstreise vermischen: 0,38 €/km gilt für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, 0,30 €/km für betrieblich veranlasste Dienstfahrten — getrennte Rechner, getrennte Zwecke.
- Dreimonatsfrist übersehen: Länger als drei Monate am selben auswärtigen Ort → andere Regeln; der Rechner bildet Standard-Dienstreisen ab, nicht Langzeiteinsätze.
Auslandsreisen und BMF-Ländersätze
Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Verpflegungspauschalen in der BMF-Ländertabelle (jährlich aktualisiert). Der Rechner wendet für das gewählte Zielland die Tagessätze an — An- und Abreisetage erhalten in der Regel die Halbpauschale des Ziellandes.
Fahrtkosten werden wie im Inland über Kilometerpauschale oder tatsächliche Tickets abgebildet; Übernachtung über Rechnung oder betriebliche Pauschale. Offizielle Grundlage: Bundesfinanzministerium (BMF-Schreiben zu Reisekosten).
Dienstreisen im Betrieb dokumentieren
Saubere Reisekosten beginnen mit nachvollziehbaren Zeiten und Abwesenheiten: Zeiterfassung, Abwesenheiten und Payroll helfen, Dienstreisen und Erstattungen im Team konsistent zu halten — der Rechner liefert die Orientierungszahlen für die Abrechnung.
Weitere kostenlose Tools
Entdecke weitere Rechner für Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalmanagement.
Häufige Fragen zum Reisekosten-Rechner
Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026 in Deutschland?
Für Dienstreisen im Inland gelten 2026 typischerweise 14 € für einen Abwesenheitstag mit mehr als 8 Stunden (Halbtagspauschale) und 28 € für einen vollen 24-Stunden-Tag. Mehrtägige Reisen: An- und Abreisetag oft Halbtag, Zwischentage Vollpauschale — abhängig von Abwesenheitszeiten.
Wann 14 € und wann 28 € Verpflegungsmehraufwand?
14 € bei eintägiger Abwesenheit über 8 Stunden oder als An-/Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. 28 € bei einem vollen Kalendertag mit 24-Stunden-Abwesenheit. Unter 8 Stunden Abwesenheit am eintägigen Termin: in der Regel keine Verpflegungspauschale.
Wie werden gestellte Mahlzeiten gekürzt?
Bei gestelltem Frühstück werden 20 % der maßgeblichen Tagespauschale abgezogen (5,60 € bei 28 €). Mittag und Abend jeweils 40 % (11,20 € bei 28 €). Im Rechner per Checkbox pro Tag — mehrere Mahlzeiten addieren sich.
Was ist der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale?
Die Kilometerpauschale auf Dienstreisen (hier 0,30 €/km PKW) betrifft Fahrten im Rahmen betrieblich veranlasster Reisen. Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale § 9 EStG, ab 2026 0,38 €/km) gilt für den regelmäßigen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Rechner: Pendlerpauschale-Rechner.
Welche Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber erstatten?
Entweder die tatsächlichen Hotelkosten mit Rechnung oder — wenn eure Policy es vorsieht — die Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht im Inland ohne Beleg. Der Rechner addiert beide Eingaben getrennt; die interne Reisekostenrichtlinie entscheidet, was erstattungsfähig ist.
Was zählt zu Reisenebenkosten?
Typisch: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, Visa-Gebühren oder ähnliche reisebedingte Nebenkosten — nicht Verpflegung oder Hotel. Im Rechner im Feld „Sonstige Kosten“ erfassen; Belege für die Abrechnung aufbewahren.
Brauche ich Belege für die Verpflegungspauschale?
Für die Verpflegungspauschale selbst sind in der Regel keine Einzelbelege nötig — maßgeblich sind Abwesenheitszeiten und ggf. Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten. Fahrt- und Übernachtungskosten erfordern je nach Erstattungsart Belege oder Pauschalenregeln eures Arbeitgebers.
Wie funktioniert der Verpflegungsmehraufwand im Ausland?
Das BMF veröffentlicht jährlich länderspezifische Tagessätze. Der Rechner nutzt die BMF-Tabelle 2026: Voller Tag und Halbtag je Land. An- und Abreisetage erhalten üblicherweise die Halbpauschale des Ziellandes. Vertiefung: Lexikon Verpflegungsmehraufwand.
Was ist die Dreimonatsfrist bei Auswärtstätigkeit?
Hält sich ein Arbeitnehmer länger als drei Monate am selben auswärtigen Ort auf, können sich die steuerlichen Pauschalen ändern (keine volle Verpflegungspauschale mehr wie bei kurzer Dienstreise). Der Rechner bildet die Standard-Dienstreise ab — bei Langzeiteinsatz Steuerberatung oder HR-Policy prüfen.
Erstattung vs. Werbungskosten — was bedeutet das?
Im Modus Arbeitgeber-Erstattung zeigt der Rechner den erstattungsfähigen Gesamtbetrag aus Arbeitgebersicht. Nach Erstattung kannst du bereits gezahlte Vorschüsse abziehen — der offene Betrag ist nur ein Hinweis, keine Steuerberechnung. Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung sind ein separates Thema.
Ersetzt der Rechner eine Steuerberatung?
Nein. Dieser Rechner liefert eine Orientierungsrechnung nach gängigen Pauschalen — keine verbindliche steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung. Grenzfälle (Langzeiteinsatz, gemischte Reisen, Umsatzsteuer) bitte mit Steuerberatung oder eurer Reisekostenrichtlinie klären.
Was ist der Unterschied zwischen Reisekostenrechner und Spesenrechner?
Umgangssprachlich meint Spesenrechner oft nur den Verpflegungsmehraufwand (14 € / 28 €). Ein Reisekostenrechner umfasst zusätzlich Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten — genau diese Gesamtrechnung liefert dieser Ordio-Rechner für die Reisekostenabrechnung.
Kann der Arbeitgeber Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten?
Ja — innerhalb der gesetzlichen Pauschalen kann der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand steuer- und sozialabgabenfrei erstatten, wenn die Voraussetzungen einer Auswärtstätigkeit erfüllt sind. Im Modus Arbeitgeber-Erstattung zeigt der Rechner den orientierenden Erstattungsbetrag; die konkrete Policy legt euer Betrieb fest.
Rechner-Ergebnis – Teamprozesse vereinfachen?
Wenn du Schichten und Zeiten organisierst, zeigen wir dir am Telefon, wie Ordio Planung und Zeiterfassung verbindet.