Weekplan-sjabloon – gratis voor Word, pdf en Excel

Het weekplan is het rooster voor één week op één A4: wie werkt wanneer, met welke dienst en hoeveel uur. De Arbeidstijdenwet stelt eisen aan het moment waarop dat bekend moet zijn. De werkgever maakt de werktijden ten minste 28 dagen vooraf bekend, tenzij een cao of regeling een andere termijn bepaalt (art. 4:2 Arbeidstijdenwet). Wijzigingen daarna kunnen alleen bij onvoorziene omstandigheden. Bij oproepkrachten moet de oproep 4 dagen vooraf komen, anders hoeft de werknemer er geen gehoor aan te geven (art. 7:628a lid 2 BW).

Het gaat er dus om tijdig te publiceren. Sla elke gepubliceerde week op als pdf met datum, dan kun je later laten zien wat er gold.

Diensten met codes in plaats van losse tijden

Leg op het blad „Diensten” vaste codes aan, bijvoorbeeld V = 06:00–14:00, L = 14:00–22:00 en N = 22:00–06:00, elk met een pauze. In het rooster typ je per dag alleen de code. Wijkt een dag af, dan vul je direct een tijdvak in, zoals 09:00-17:30. Voordelen:

• iedereen leest het rooster op dezelfde manier;
• de pauze wordt automatisch afgetrokken;
• uren en loonkosten (uren × uurloon) kloppen per persoon en per week.

Daarnaast vergelijkt het sjabloon het uurloon met het minimumuurloon van € 14,99 (21+, per 1-7-2026). De kolom „meeruren” op het dashboard laat zien wie meer is ingepland dan de contracturen. Dat is handig om te zien voordat het rooster bekend wordt gemaakt.

België: 8 uur per dag als normale grens

Kies je op „Instellingen” België, dan rekent het sjabloon met de Arbeidswet van 16 maart 1971. De normale grens is 8 uur per dag en 40 uur per week, gemiddeld 38 uur. Tot 11 uur per dag en 50 uur per week mag alleen bij een wettelijke afwijking, zoals opeenvolgende ploegen of vrijwillige overuren. Pauze geldt vanaf 6 uur werk (15 minuten), en het minimumloon is een maandbedrag (GGMMI), geen uurloon. Bij een continudienst over meerdere weken past een ploegenplan beter dan een weekplan.

Een kleine supermarkt plant vier mensen: twee vaste medewerkers van 38 uur en twee oproepkrachten. Een week met inventarisatie:

Het weekplan rekent de loonkosten uit. Bij € 14,99 per uur, het minimumuurloon voor 21+ sinds 1 juli 2026, kost deze week 112 uur × € 14,99 = € 1.678,88 bruto. Daar komen nog minstens 8% vakantiebijslag en de werkgeverslasten bij. Het kostenoverzicht is dus een ondergrens, geen totale personeelskost.

Wekelijkse rust: 36 uur of 72 uur per twee weken

Een werknemer van 18 jaar of ouder heeft per 7 dagen minstens 36 uur aaneengesloten rust. Het mag ook 72 uur per 14 dagen zijn, te splitsen in blokken van minstens 32 uur (art. 5:5 ATW). Een weekplan met zes werkdagen is daarom alleen in orde als de week erna een langere rustperiode heeft. Kijk bij zesdaagse weken altijd naar de week ervoor en erna.

Weekplan, dienstrooster of ploegenplan?

Het weekplan past bij teams waar elke week anders is en per week wordt gepland. Moet het rooster 28 dagen vooraf bekend zijn (art. 4:2 ATW), dan is een dienstrooster voor vier weken handiger. Voor werk met nachtdiensten past het ploegenplan beter.

Veelgemaakte fouten in een weekplan

• Oproepkrachten worden pas op vrijdag voor de week erna ingepland. Een vast rooster moet zonder cao-afspraak 28 dagen vooraf bekend zijn (art. 4:2 ATW).
• De zondag wordt als gewone dag gepland. Het blad „Naleving” telt werk op zon- en feestdagen, zodat je ziet wie steeds de zondag krijgt.
• Na een sluitdienst om 23:00 volgt een openingsdienst om 07:00. Dat is 8 uur rust, wat maar één keer per 7 dagen mag (art. 5:3 ATW).

Met codes in het blad „Diensten” blijft het weekplan leesbaar. V = 07:00–15:30, L = 14:00–22:30, S = 10:00–18:30. Elke dienst duurt 8,5 uur, met 30 minuten pauze is dat 8 uur werk.

Kijk naar A: woensdag L tot 22:30 en donderdag vrij, dus geen probleem met de rusttijd. Had A op donderdag V om 07:00, dan was dat 8,5 uur rust. Dat mag maar één keer per 7 dagen. C werkt op zondag. Het blad „Naleving” telt dat, zodat je over de weken heen kunt zien of de zondagen eerlijk verdeeld zijn.

Het weekplan werkt in Excel en Google Sheets hetzelfde. Wie oproepkrachten elke week opnieuw inplant en hun beschikbaarheid via losse berichten verzamelt, verliest daar vaak meer tijd aan dan aan het rooster zelf. Begin dan met een vaste deadline, bijvoorbeeld beschikbaarheid uiterlijk op woensdag. Wie dan niets doorgeeft, wordt ingepland volgens het vaste patroon.