Personeelsdossier papierloos

Het digitaal personeelsdossier van Ordio bundelt stamgegevens, contracten, bewijsstukken en onboardinggegevens van je medewerkers op één plek. In plaats van mappen en losse bestanden werk je met duidelijke rollen en doorzoekbare gegevens. Dat houdt je HR-administratie overzichtelijk en voorkomt fouten door verspreide bestanden.

Een digitaal dossier vervangt de fysieke map door een doorzoekbaar archief met toegangsbeheer. Je kunt wijzigingen en documentversies bijhouden, en elke rol ziet alleen wat jij hebt vrijgegeven. Papieren dossiers mogen nog steeds. Digitaal scheelt je vooral zoektijd en dubbele kopieën tussen vestigingen.

Je maakt medewerkers en rollen aan, slaat documenten op of laat ze uploaden en regelt goedkeuringen via rechten. HR-vragenlijsten en workflows pas je aan je eigen werkwijze aan. Medewerkers en leidinggevenden werken in de browser of de app, afhankelijk van hun rechten. Zo hoef je geen lijsten meer samen te voegen.

Gangbaar zijn stamgegevens, contracten en bijlagen, kwalificaties en certificaten en vastgelegde HR-afspraken die bij het dienstverband horen. Wat je precies opslaat, hangt af van je eigen afspraken en de privacyregels. Bewaar niet meer dan nodig (dataminimalisatie) en vraag bij twijfel advies aan een specialist.

Het personeelsdossier is het complete dossier per medewerker. Documentbeheer ondersteunt je bij archivering, sjablonen en goedkeuringen van documenten. In de praktijk werken ze samen: documenten komen geordend in het dossier terecht en toegang en workflows blijven overzichtelijk.

Ordio werkt met rollen en rechten. HR, leidinggevenden en medewerkers zien alleen de onderdelen die jij vrijgeeft. Dat verkleint de kans dat vertrouwelijke gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen. Laat rollen aansluiten op jullie verantwoordelijkheden en controleer ze regelmatig, vooral bij personeelswisselingen en nieuwe vestigingen.

Ordio verwerkt personeelsdossiers volgens de AVG en host in datacenters in Duitsland (EU). Toegangscontrole en versleuteling helpen je om de regels na te leven. Bewaartermijnen en verwijdering stem je af met je functionaris gegevensbescherming of adviseur, passend bij je sector.

Een volledig digitaal personeelsdossier is niet voor elk bedrijf verplicht. Veel werkgevers houden papieren of gemengde dossiers bij, zolang bewijs en opslag op orde zijn. Voor de loonadministratie gelden eigen bewaareisen (controleer de actuele regels van de Belastingdienst). Stem je situatie af met je salarisadministratie of adviseur. Ordio helpt je om documenten gestructureerd en vindbaar te bewaren.

Met automatische deadlines en herinneringen zie je eerder welke documenten bijna verlopen. Documenten en historie blijven aan de medewerker gekoppeld, dus bij vragen of controles vind je alles snel terug. Dit vervangt geen juridisch advies, maar het scheelt je vergeten en najagen in spreadsheets.

Ja. Met aanpasbare HR-vragenlijsten en onboarding-workflows leveren nieuwe medewerkers hun gegevens en documenten digitaal aan, en zie je wat al binnen is en wat nog ontbreekt. Dat is duidelijker dan papieren formulieren. Heb je hulp nodig, dan kun je je salarisadministratie of HR-adviseur erbij betrekken.

Ordio rekent per vestiging per maand. Actuele pakketten vind je op de prijzenpagina. Het personeelsdossier maakt deel uit van het HR-platform, samen met onder meer documenten en workflows. Je betaalt dus niet apart per dossier of per document.

In een demo zie je het personeelsdossier in samenhang met planning, documenten en de app. Je kunt Ordio ook 7 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Zo toets je of rollen, archivering en onboarding bij jullie passen. Met vragen kun je terecht bij het Ordio-team via de supportkanalen op de website.