Documenten centraal beheren

Met documentbeheer in Ordio archiveert u HR-documenten op een gestructureerde manier, vraagt u ontbrekende documenten op bij medewerkers en houdt u zicht op deadlines en versies. In plaats van e-mailbijlagen en losse mappen, werkt u met gecentraliseerde archivering, duidelijke rollen en koppelingen naar personen en werkgebieden. Dit vermindert de hoeveelheid zoekwerk en follow-up die dagelijks nodig is - perfect voor teams die een groot aantal ondersteunende documenten en contractdocumenten beheren.

Ja. Met de documentgenerator maak je contracten, certificaten en interne documenten vanuit sjablonen. Slimme variabelen halen stamgegevens automatisch uit het digitale personeelsdossier — terugkerende documenten op aanvraag of volledig geautomatiseerd.

E-handtekening is in ontwikkeling (gepland rond september). Contracten en certificaten moeten straks direct in Ordio te ondertekenen zijn — zonder printen, scannen of e-mail-pingpong. Omvang en juridisch type volgen vóór livegang.

Aangemaakte en opgevraagde documenten komen automatisch in het digitale personeelsdossier van de persoon — gekoppeld aan stamgegevens. Rechten en rollen bepalen wie wat ziet of goedkeurt. Documentbeheer regelt workflows; het personeelsdossier bundelt het volledige medewerkersdossier.

Het digitaal personeelsdossier bundelt het personeelsdossier als geheel: stamgegevens, typische HR-documenten en bewijsstukken op één plek. Documentbeheer richt zich op archivering, sjablonen, goedkeuringen, zoekopdrachten en automatisering met betrekking tot documenten - zoals terugkerende vragen of deadlines. In de praktijk werken de twee samen: Documenten komen geordend in het dossier terecht, terwijl workflows en toegang netjes georganiseerd blijven.

U definieert regels over welke documenten nodig zijn voor bepaalde rollen of ingangen. Bij het aanmaken van een nieuw persoon vraagt Ordio de relevante documenten op — medewerkers uploaden ze via het web of de app en u ziet in één oogopslag de status. Dit voorkomt veel handmatige opvolging per e-mail; tegelijk ziet u wat er al beschikbaar is en wat nog ontbreekt. Dit vervangt geen juridische beoordeling van individuele gevallen, maar ondersteunt wel de afhandeling.

U kunt in het systeem herinneringen en deadlines instellen voor aflopende documenten of deadlines, zodat niets onopgemerkt blijft. Documenten blijven toegewezen aan de persoon, zodat u sneller kunt reageren op vragen of controles. Zo behoudt u het overzicht tijdens de werking - zonder dat u tabellen parallel moet bijhouden. U blijft specifieke bewaartermijnen en verplichtingen verduidelijken volgens uw juridische categorisatie.

Ja. U bepaalt wie welke documenten ziet of goedkeurt en bewaart alles centraal in Ordio - in plaats van op verspreide schijven of in chathistories. Versiebeheer en traceerbare archivering vergemakkelijken de samenwerking tussen HR, managers en medewerkers. Zo blijft gevoelige inhoud beter beschermd en toegang traceerbaar dan met open mappenstructuren.

U werkt in de webbrowser en kunt ook passende acties uitvoeren via de Ordio-app — bijvoorbeeld uploads of status bekijken, afhankelijk van uw rol. Dat past bij teams zonder vast bureau en bij gebruik waarin webtoegang of de mobiele app centraal staat. Zo blijven documenten bereikbaar zonder dat u aparte tools alleen voor bestanden hoeft te onderhouden.

Ordio is gebouwd voor ploeg- en mobiele teams in Nederland en de EU: verwerking volgens de AVG , hosting in datacenters in Duitsland (EU) . Stem rollen, bewaartermijnen en subverwerkers af met uw FG. Contractdocumenten beschrijven opslag en verwerkersovereenkomsten.

Het is vooral handig als er veel dossiers zijn of op meerdere locaties tegelijk wordt gewerkt: bijvoorbeeld catering , retail of dienstverleners met wisselende teams. U brengt werkgebieden en dienstverbanden in kaart en koppelt regels op een zinvolle manier aan documenten. Zo blijft archiveren overzichtelijker dan met papier of aparte archiefplekken per vestiging, ook bij heterogene groepen.

U start met de documenttypes en regels die er echt toe doen voor uw organisatie - zoals terugkerende vragen of deadlines voor geselecteerde rollen. De set-up is bewust sober gehouden: definieer ze één keer netjes en u profiteert van geautomatiseerde aanvragen en minder manuele coördinatie. Indien nodig kunt u stap voor stap uitbreiden in plaats van alles op de eerste dag perfect te moeten modelleren.

Ordio rekent af op basis van locatie; u ziet de actuele pakketten en diensten op de prijzenpagina . Documentbeheer maakt deel uit van het geïntegreerde HR-platform samen met functies zoals personeelsdossiers, planning of apps - geen afzonderlijke licentie per document. Dit houdt de berekening transparant voor uw team.

Gebruik Demo inplannen om documentbeheer te bekijken in de context van de volledige Ordio-wereld - inclusief archivering, rollen en typische HR-workflows. In de testfase gaat u na of bevragingen, deadlines en goedkeuringen overeenstemmen met uw processen. Zo neemt u beslissingen op basis van feiten, zonder dat u systemen enkel moet evalueren op basis van screenshots.

Voor productgerelateerde vragen kunt u het Ordio-team bereiken via de supportkanalen op de website - naast de helpcontent in de applicatie. Ook lastige individuele zaken op het gebied van opslag of arbeidsrecht kunt u met specialistisch advies ophelderen. Ordio richt zich op de technische implementatie van archivering, toegang en automatisering in het dagelijks leven.