Documenten centraal beheren

Met documentbeheer in Ordio archiveer je HR-documenten gestructureerd, vraag je ontbrekende documenten op bij medewerkers en houd je deadlines en versies in de gaten. In plaats van e-mailbijlagen en losse mappen werk je met één archief, duidelijke rollen en koppelingen naar personen en werkgebieden. Dat scheelt zoekwerk en nabellen, vooral in teams met veel contracten en bewijsstukken.

Ja. Met de documentgenerator maak je contracten, certificaten en interne documenten vanuit sjablonen. Slimme variabelen halen stamgegevens automatisch uit het digitale personeelsdossier. Terugkerende documenten maak je op aanvraag of volledig automatisch.

E-handtekening komt binnenkort. Contracten en certificaten worden straks direct in Ordio te ondertekenen, zonder printen, scannen of heen-en-weer mailen. Omvang en juridisch type volgen vóór livegang.

Aangemaakte en opgevraagde documenten komen automatisch in het digitale personeelsdossier van de persoon, gekoppeld aan de stamgegevens. Rechten en rollen bepalen wie wat ziet of goedkeurt. Documentbeheer regelt workflows; het personeelsdossier bundelt het volledige medewerkersdossier.

Het digitaal personeelsdossier bundelt alles over een medewerker: stamgegevens, HR-documenten en bewijsstukken op één plek. Documentbeheer richt zich op archivering, sjablonen, goedkeuringen, zoeken en automatisering, zoals terugkerende aanvragen en deadlines. In de praktijk werken ze samen: documenten komen geordend in het dossier terecht, terwijl workflows en toegang overzichtelijk blijven.

Je legt vast welke documenten nodig zijn per rol of dienstverband. Zodra je een nieuwe medewerker aanmaakt, vraagt Ordio de juiste documenten op. Medewerkers uploaden ze in de browser of de app en jij ziet in één oogopslag wat er al is en wat nog ontbreekt. Dat scheelt veel handmatig nabellen en mailen. Het vervangt geen juridisch advies in individuele gevallen.

Je stelt herinneringen en deadlines in voor documenten die verlopen, zodat niets onopgemerkt blijft. Documenten blijven aan de medewerker gekoppeld, dus bij vragen of controles reageer je sneller. Je hoeft geen aparte tabellen bij te houden. Wettelijke bewaartermijnen stem je zelf af op je situatie.

Ja. Je bepaalt wie welke documenten ziet of goedkeurt en bewaart alles centraal in Ordio, in plaats van op losse schijven of in chatgeschiedenissen. Versiebeheer en een traceerbaar archief maken samenwerken tussen HR, leidinggevenden en medewerkers makkelijker. Gevoelige inhoud blijft zo beter beschermd dan in open mappen.

Je werkt in de browser en voert in de Ordio-app passende acties uit, zoals uploaden of de status bekijken, afhankelijk van je rol. Dat past bij teams zonder vast bureau. Zo blijven documenten bereikbaar zonder aparte tools voor bestanden.

Ordio is gebouwd voor ploeg- en mobiele teams in Nederland en de EU: verwerking volgens de AVG, hosting in datacenters in Duitsland (EU). Stem rollen, bewaartermijnen en subverwerkers af met je FG. Contractdocumenten beschrijven opslag en verwerkersovereenkomsten.

Vooral voor bedrijven met veel dossiers of meerdere vestigingen, zoals catering, retail of dienstverleners met wisselende teams. Je brengt werkgebieden en dienstverbanden in kaart en koppelt je regels daaraan. Zo blijft archiveren overzichtelijker dan met papier of aparte archieven per vestiging.

Je begint met de documenttypen en regels die voor jouw organisatie echt tellen, bijvoorbeeld voor bepaalde rollen of vaste deadlines. Je stelt ze één keer netjes in en daarna loopt het aanvragen grotendeels vanzelf. Je kunt je regels stap voor stap uitbreiden, alles op de eerste dag perfect inrichten hoeft niet.

Ordio rekent per vestiging per maand; actuele pakketten vind je op de prijzenpagina. Documentbeheer maakt deel uit van het HR-platform, samen met onder meer personeelsdossiers, planning en de app. Je betaalt dus geen aparte licentie per document.

In een demo zie je documentbeheer in de volledige Ordio-omgeving, met archivering, rollen en gangbare HR-workflows. Je kunt Ordio ook 7 dagen gratis proberen, zonder creditcard. Zo beslis je op basis van wat je zelf hebt gezien, niet alleen op screenshots.

Met productvragen kun je het Ordio-team bereiken via de supportkanalen op de website. Daarnaast vind je hulpteksten in de applicatie. Voor lastige vragen over opslag of arbeidsrecht schakel je een specialist in. Ordio regelt de technische kant van archivering, toegang en automatisering.