Nalevingschecklist-sjabloon voor Excel en Google Sheets

Met een nalevingschecklist-sjabloon houd je HR-, arbo- en privacytaken bij: wie doet wat, wanneer is de deadline en wat is de status. Handig voor teams zonder volledig HRIS.

Je doorloopt wekelijks of maandelijks dezelfde controlepunten, arbeidstijden, AVG-documentatie, arbo-maatregelen. Geen juridisch advies; wel structuur voor interne audits.

Gratis in Excel en Google Sheets, download en pas aan voor jouw organisatie.

Een compliance checklist excel sjabloon helpt mkb’ers om wet en beleid te volgen, zonder juridisch advies te vervangen.

Pas punten aan op branche. Noteer verantwoordelijke en datum bij elke review voor interne audit.

Persoonsgegevens in HR vragen om duidelijke processen. Gebruik deze checklist per kwartaal:

Combineer met personeelsformulier en beperk delen van BSN. Het sjabloon is een stuurmiddel, geen juridische attestatie.

Het gratis Excel-sjabloon volstaat voor kleine teams met een beperkt aantal controlepunten. Bij meerdere locaties, audits en wisselende verantwoordelijken wordt handmatig bijhouden lastig.

Software zoals Ordio helpt wanneer:

• je structureel audits voorbereidt en bewijs moet archiveren;
• meerdere afdelingen dezelfde checklist moeten uitvoeren;
• acties en deadlines automatisch opgevolgd moeten worden;
• HR naleving wil koppelen aan documenten en medewerkersgegevens.

Begin met het nalevingschecklist-sjabloon om processen te testen.

Excel-sjabloon: eis, bevinding en actie

Het werkboek organiseert compliance-werk in kolommen:

Flow: Vul eisen in, markeer status, beschrijf bevindingen en plan acties. Herhaal elk kwartaal of na grote organisatiewijzigingen.

Naleving in het MKB

De compliance checklist sjabloon helpt HR en operations in Nederland taken rond arbeidsrecht, arbo en intern beleid bij te houden, denk aan Arbeidstijdenwet-controles, minimumloon (€ 14,99 bruto/uur vanaf juli 2026) en cao-afspraken waar van toepassing. Wijs per regel een eigenaar en deadline toe en review kwartaalijks.

Voeg sector-specifieke punten toe (horeca, zorg, bouw) en archiveer bewijsstukken volgens je bewaarbeleid.

Voorbeeld: een bevinding met maatregel

De bevinding noemt de regel, het probleem, de eigenaar en een termijn. Daardoor kun je haar bij de volgende audit afvinken.

Bij de kwartaalcontrole van een eetcafé blijkt dat twee oproepkrachten van 21 jaar en ouder € 14,50 per uur krijgen. Het minimumuurloon voor 21+ is € 14,99 per 1 juli 2026. Zo leg je het vast:

Het tekort is eenvoudig te berekenen: 49 cent per uur, maal de gewerkte uren sinds 1 juli. Bewaar die berekening bij het bewijs.

Hoe vaak controleer je wat?

Veelgemaakte fouten

• Afvinken zonder bewijs. „Ja” betekent niets als niemand het document kan laten zien. Noem in de kolom bewijs de bestandsnaam.
• Eén eigenaar voor alles. Salaris, veiligheid en privacy horen bij verschillende mensen.
• Nederlandse waarden voor een Belgische vestiging. Daar gelden andere arbeidstijden en loonregels, per paritair comité.
• De vorige controle overschrijven. Sla elke controle op als nieuwe kopie; de ontwikkeling is je beste bewijs bij een inspectie.

Voor medewerkers

Twee punten kun je zelf controleren: krijg je minstens het minimumuurloon voor je leeftijd, en staat de vakantiebijslag op je loonstrook of in je contract? Klopt het niet, meld het dan schriftelijk bij de salarisadministratie.

Heeft een oproepkracht 12 maanden gewerkt, dan moet de werkgever binnen een maand een vast aantal uren aanbieden, gelijk aan minstens het gemiddelde over die 12 maanden (art. 7:628a lid 5 BW). Zet per oproepkracht de startdatum in de checklist en laat het sjabloon de datum voor het aanbod tonen. Een vergeten aanbod kost later loon over niet-gewerkte uren.

Bekijk vóór elke controle de vorige: heeft elke open actie een resultaat? Een punt dat drie keer is doorgeschoven, gaat naar de directie.

Arbeidstijden: de punten die het vaakst misgaan

Controleer per dienst of de pauze klopt: bij meer dan 5,5 uur werk minstens 30 minuten, bij meer dan 10 uur minstens 45 minuten. Kijk ook naar de rust tussen een late sluiting en een vroege opening: 11 uur dagelijkse rust is de norm. De registratie van arbeids- en rusttijden moet je kunnen laten zien als de Nederlandse Arbeidsinspectie langskomt.

Identiteit en loonadministratie

Een veelvoorkomend punt bij controles: de kopie van het identiteitsbewijs ontbreekt of is onleesbaar. Leg in de checklist per medewerker vast of de kopie aanwezig is, met pasfoto, documentnummer en BSN leesbaar. Controleer dit bij elke nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag.

Sla elke afgeronde controle op met datum en naam van de controleur, zodat je bij een inspectie ook de verbeteringen kunt laten zien.