Aanwezigheidslijst-sjabloon – gratis voor Word, pdf en Excel

Met een aanwezigheidslijst-sjabloon registreer je wie aanwezig was op trainingen, evenementen of dagelijkse stand-ups. Eén overzicht per datum, printbaar of deelbaar als PDF.

Kleine teams en afdelingen gebruiken dit vóór een HR-systeem. Voor urenregistratie sluit het aan op het urenstaat excel sjabloon.

Gratis te downloaden, geen account nodig.

Met het aanwezigheidslijst-sjabloon noteer je per dag wie aanwezig was, te laat kwam of afwezig was. Dat geeft teamleiders direct overzicht zonder losse WhatsApp-berichten of papieren lijstjes die verloren raken.

Gebruik vaste kolommen: datum, naam, status (aanwezig/afwezig/ziek/verlof), tijd van binnenkomst en optioneel opmerking. Aan het einde van de week exporteer je een PDF voor HR of koppel je de data aan je urenstaat.

In sectoren met wisselende bezetting (horeca, evenementen, zorg) is een simpele lijst vaak de snelste stap vóór digitale tijdregistratie. Print de lijst voor bij de ingang of deel een read-only Sheets-link met shift leads.

Aanwezigheid en naleving in Nederland

Werkgevers moeten werktijden en aanwezigheid kunnen onderbouwen. Een gestructureerde aanwezigheidslijst helpt bij audits, cao-gesprekken en het oplossen van geschillen over gewerkte uren.

Houd rekening met privacy: bewaar alleen noodzakelijke gegevens en beperk toegang tot HR en leidinggevenden. Het sjabloon is een praktisch hulpmiddel, geen vervanging voor juridisch advies over AVG of cao.

Koppel aanwezigheid waar mogelijk aan je rooster: zo zie je sneller of geplande diensten ook echt gedraaid zijn.

Zo gebruik je de aanwezigheidslijst

1. Download het sjabloon en voeg teamleden toe in de eerste kolom.
2. Periode: kies week of maand en vul datums in de kopregel.
3. Aanwezigheid: markeer aanwezig, afwezig, verlof of ziekte per dag.
4. Controle: vergelijk met rooster en urenregistratie vóór salarisverwerking.
5. Archief: bewaar ingevulde versies per periode in het HR-dossier.

Kleine teams starten vaak in Excel; groeiende teams kiezen voor software om fouten en dubbel werk te beperken.

Je kunt altijd beginnen met het gratis sjabloon en later overstappen naar Ordio, het sjabloon blijft bruikbaar als back-up.

Aanwezigheidslijst vs urenregistratie

Een aanwezigheidslijst registreert wie aanwezig of afwezig was, handig voor trainingen, evenementen of dagelijkse aanwezigheid. Het is geen volledige tijdregistratie voor payroll: daarvoor gebruik je een urenstaat of tijdregistratie excel sjabloon.

Houd rekening met AVG: noteer alleen gegevens die nodig zijn voor het doel. Bewaar lijsten volgens je bewaartermijn en deel ze niet breder dan nodig binnen het team.

Oktober 2026 telt 22 werkdagen. Aan het eind van de maand laat het blad „Overzicht” bijvoorbeeld dit zien:

Het percentage zelf zegt weinig. Interessant is wanneer de afwezigheid valt. Valt de vakantie van B in dezelfde week als de ziektedagen van C, dan stond de winkel die week onderbezet. Gebruik het percentage niet om individuele medewerkers te beoordelen: vakantie en ziekte zijn toegestane afwezigheid.

Aanwezigheidslijst is geen arbeidstijdregistratie

De werkgever moet een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden bijhouden die toezicht op de Arbeidstijdenwet mogelijk maakt (art. 4:3 ATW). Een lijst met alleen „aanwezig” of een afwezigheidscode en een paraaf voldoet daar niet aan, omdat begin- en eindtijden en pauzes ontbreken. Wil je ook aan die plicht voldoen, gebruik dan het urenstaat-sjabloon naast de aanwezigheidslijst, of vul in deze lijst ook de tijden in.

Veelgemaakte fouten

• De reden van afwezigheid staat op een lijst die het hele team kan zien. „Ziek” is al een gezondheidsgegeven. Houd details in het personeelsdossier.
• Eén lijst voor twee vestigingen. Wie op beide locaties werkt, verdwijnt uit de bezetting van één van de twee.
• De lijst wordt nooit vergeleken met de urenregistratie voordat het loon wordt uitbetaald.

In de horeca ligt de lijst bij de personeelsingang. In de zorg werkt één lijst per dienst beter, zodat een nachtdienst niet over twee datums verdeeld raakt.

Sla de lijst na afloop van elke maand op als pdf, met de maand in de bestandsnaam.