Sjablonen
Verlofaanvraag Excel gratis en kant-en-klaar
Gratis verlofaanvraag excel sjabloon voor Excel en Google Sheets. Aanvraag en goedkeuring — passend bij wettelijk verlof (4× weekuren). Nu downloaden.
- 100% gratis
- Klaar voor je team
- Excel en Google Sheets
Wat is een verlofaanvraag en waarom een Excel-sjabloon?
Met een verlofaanvraag excel sjabloon vraag je wettelijk verlof aan en leg je goedkeuring vast. In Nederland geldt minimaal 4× de wekelijkse arbeidsduur aan vakantie (bij een 5-daagse week: 20 dagen) — cao kan meer geven.
Medewerkers vullen periode en type verlof in; leidinggevenden keuren goed of af. Exporteer naar PDF voor het personeelsdossier. Zie ook verlofplanning excel sjabloon voor teamoverzichten.
Gratis download — geen juridisch advies.
Voorbeelden van een formele verlofaanvraag
Een duidelijke aanvraag bevat periode, type verlof en contactgegevens bij afwezigheid. Voorbeeldtekst (pas aan naar je bedrijfsstijl):
Beste [leidinggevende],
Hierbij vraag ik verlof aan van [datum] tot en met [datum] ([aantal] werkdagen). Ik ben bereikbaar voor urgente zaken via [telefoon].
Met vriendelijke groet, [naam]
Gebruik het Excel-sjabloon om dezelfde gegevens gestructureerd vast te leggen — handig voor HR-archief en goedkeuringsstatus.
Waarom een correcte verlofaanvraag belangrijk is
In Nederland heb je recht op minimaal vier keer je wekelijkse arbeidsduur aan vakantie per jaar (bij een vijfdaagse week: 20 dagen). Cao of arbeidscontract kan meer geven — controleer altijd je eigen regeling.
Een schriftelijke of gedocumenteerde aanvraag voorkomt misverstanden over restdagen, overlap met piekperiodes en vervanging op de werkvloer. HR kan goedkeuringen archiveren en roosters tijdig bijwerken.
Voor werkgever en medewerker
Voor de werkgever is een vastgelegde aanvraag bewijs van overleg en planning; voor de medewerker is het zekerheid dat verlof is geregistreerd en niet “vergeten” raakt in drukke periodes.
In horeca en retail zijn vaste blokken (schoolvakanties, feestdagen) vaak vol — wie eerder een complete aanvraag indient, heeft meer keuze. Het sjabloon helpt die aanvraag compleet te maken.
Het sjabloon is geen juridisch advies; bij twijfel over opbouw, overdracht bij uitdiensttreding of bijzonder verlof, raadpleeg je HR of cao.
Zo dien je een verlofaanvraag in
- Download het sjabloon en vul je gegevens in.
- Periode: kies start- en einddatum en type verlof.
- Controle: check restdagen vóór indiening.
- Goedkeuring: laat leidinggevende of HR accorderen.
- Archief: bewaar de goedgekeurde aanvraag in het dossier.
Tips voor indienen en goedkeuring van verlof
Dien verlof zo vroeg mogelijk in — zeker in horeca en retail rond feestdagen. Noteer in het sjabloon:
- gewenste start- en einddatum;
- aantal werkdagen (niet kalenderdagen bij parttime);
- vervanger of dekking op de werkvloer;
- status: aangevraagd, goedgekeurd, afgewezen.
Na goedkeuring exporteer je een PDF voor het team en werk je het rooster bij. Met Ordio afwezigheden verloopt dit digitaal met minder e-mail.
Verlof correct aanvragen: formulier, termijnen en regels
Veel werkgevers vragen minimaal twee tot vier weken vooruit — check je personeelshandboek. Het Excel-sjabloon bevat velden voor medewerker, afdeling, periode en handtekening leidinggevende.
Formeel vs. informeel
E-mail kan volstaan als je werkgever dat accepteert; een formulier of sjabloon is duidelijker voor archief. Bij ziekte gelden andere regels — vermijd verlof en ziekte in hetzelfde veld zonder toelichting.
Restdagen
Houd een kolom bij voor opgebouwde en opgenomen dagen zodat je einde jaar geen verrassingen hebt. Digitale tools tonen restsaldo automatisch; in Excel werk je met een simpele teller per medewerker.
Vraag bij piekperiodes expliciet om alternatieve data — dat voorkomt conflicten en laat zien dat je planning meedenkt met het bedrijf.
Verlof aanvragen: timing en goedkeuring
Dien een verlofaanvraag bij voorkeur vier tot zes weken voor aanvang in. Vermeld begin- en einddatum, type verlof en vervanging in het team. Wettelijk minimum: vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar.
Bewaar goedgekeurde aanvragen in het personeelsdossier. Bij deeltijd: bereken verlof naar rato.
Verlofkaart en administratie
Na goedkeuring: werk de verlofkaart of HR-administratie bij en informeer collega’s over afwezigheid. Bij overlap met piekperiodes kan de werkgever uitstel voorstellen — leg afspraken schriftelijk vast.
Verlof weigeren of uitstellen
Een werkgever mag verlof in beperkte gevallen weigeren of uitstellen vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen — leg de motivatie schriftelijk vast. Bij collectieve vakantie sluit je aan op het bedrijfsrooster. Houd rekening met wettelijke feestdagen en cao-afspraken over bovenwettelijk verlof. Dit sjabloon helpt de aanvraag en goedkeuring documenteren.
Digitaliseer verlofaanvragen met Ordio
Goedkeuring, saldo en rooster in één tool
Online aanvragen
Medewerkers dienen verlof in via de app
Actuele saldi
Rechten en resterende dagen zonder parallelle spreadsheets
Roster op één lijn
Goedgekeurd verlof verschijnt in het rooster
Mobiel goedkeuren
Managers keuren onderweg goed
Met Ordio:
Zie hoe Ordio verlof digitaliseert
Digitale goedkeuringen vereenvoudigen je workflow · Vrijblijvend · 15 minuten
Meer gratis sjablonen
Ontdek meer Excel-sjablonen voor planning en HR.
Veelgestelde vragen over Verlofaanvraag Excel
Hoeveel vakantiedagen gelden in Nederland?
Wettelijk minimum is 4× de wekelijkse arbeidsduur (bij 5-daagse week: 20 dagen). Cao kan meer geven.
Welke tabbladen bevat het verlofaanvraag-sjabloon?
Een aanvraagblad voor periode en dagen, plus een nalevingsoverzicht voor resterend wettelijk verlof en goedkeuring.
Kan mijn werkgever dit formulier goedkeuren?
Het sjabloon bevat velden voor manager en datum; pas het aan op jullie interne proces.
Hoe vraag ik verlof aan met Excel?
Vul het verlofaanvraag sjabloon in met periode en aantal dagen; het blad Naleving helpt bij resterend verlof.
Hoeveel vakantiedagen bij een 4-daagse week?
Wettelijk minimum is 4× de wekelijkse arbeidsduur (bij 4-daagse week: 16 dagen). Cao kan meer geven.
Moet verlof schriftelijk worden aangevraagd?
Veel werkgevers vragen een schriftelijk of digitaal verzoek; dit sjabloon biedt een standaardformulier.
Kan ik halve verlofdagen registreren?
Ja. Vul halve dagen in het aanvraagblad in; het nalevingsoverzicht telt resterende dagen mee.
Is het verlofaanvraag-sjabloon gratis?
Ja — gratis Ordio verlofaanvraag excel sjabloon voor Excel en Google Sheets.
Wat is het verschil tussen een verlofaanvraag en een verlofkaart?
Een verlofaanvraag is het formulier van één medewerker; een verlofkaart is vaak het jaaroverzicht van alle verlofdagen. Dit sjabloon richt zich op de aanvraag — combineer met het verlofplanning excel sjabloon voor teamoverzicht.