Verlofaanvraag Excel – gratis en kant-en-klaar

Met een verlofaanvraag excel sjabloon vraag je wettelijk verlof aan en leg je goedkeuring vast. In Nederland geldt minimaal 4× de wekelijkse arbeidsduur aan vakantie (bij een 5-daagse week: 20 dagen) — cao kan meer geven.

Medewerkers vullen periode en type verlof in; leidinggevenden keuren goed of af. Exporteer naar PDF voor het personeelsdossier. Zie ook verlofplanning excel sjabloon voor teamoverzichten.

Gratis download — geen juridisch advies.

Een duidelijke aanvraag bevat periode, type verlof en contactgegevens bij afwezigheid. Voorbeeldtekst (pas aan naar je bedrijfsstijl):

Beste [leidinggevende],
Hierbij vraag ik verlof aan van [datum] tot en met [datum] ([aantal] werkdagen). Ik ben bereikbaar voor urgente zaken via [telefoon].
Met vriendelijke groet, [naam]

Gebruik het Excel-sjabloon om dezelfde gegevens gestructureerd vast te leggen — handig voor HR-archief en goedkeuringsstatus.

In Nederland heb je recht op minimaal vier keer je wekelijkse arbeidsduur aan vakantie per jaar (bij een vijfdaagse week: 20 dagen). Cao of arbeidscontract kan meer geven — controleer altijd je eigen regeling.

Een schriftelijke of gedocumenteerde aanvraag voorkomt misverstanden over restdagen, overlap met piekperiodes en vervanging op de werkvloer. HR kan goedkeuringen archiveren en roosters tijdig bijwerken.

Voor werkgever en medewerker

Voor de werkgever is een vastgelegde aanvraag bewijs van overleg en planning; voor de medewerker is het zekerheid dat verlof is geregistreerd en niet “vergeten” raakt in drukke periodes.

In horeca en retail zijn vaste blokken (schoolvakanties, feestdagen) vaak vol — wie eerder een complete aanvraag indient, heeft meer keuze. Het sjabloon helpt die aanvraag compleet te maken.

Het sjabloon is geen juridisch advies; bij twijfel over opbouw, overdracht bij uitdiensttreding of bijzonder verlof, raadpleeg je HR of cao.

Dien verlof zo vroeg mogelijk in — zeker in horeca en retail rond feestdagen. Noteer in het sjabloon:

• gewenste start- en einddatum;
• aantal werkdagen (niet kalenderdagen bij parttime);
• vervanger of dekking op de werkvloer;
• status: aangevraagd, goedgekeurd, afgewezen.

Na goedkeuring exporteer je een PDF voor het team en werk je het rooster bij. Met Ordio afwezigheden verloopt dit digitaal met minder e-mail.

Veel werkgevers vragen minimaal twee tot vier weken vooruit — check je personeelshandboek. Het Excel-sjabloon bevat velden voor medewerker, afdeling, periode en handtekening leidinggevende.

Formeel vs. informeel

E-mail kan volstaan als je werkgever dat accepteert; een formulier of sjabloon is duidelijker voor archief. Bij ziekte gelden andere regels — vermijd verlof en ziekte in hetzelfde veld zonder toelichting.

Restdagen

Houd een kolom bij voor opgebouwde en opgenomen dagen zodat je einde jaar geen verrassingen hebt. Digitale tools tonen restsaldo automatisch; in Excel werk je met een simpele teller per medewerker.

Vraag bij piekperiodes expliciet om alternatieve data — dat voorkomt conflicten en laat zien dat je planning meedenkt met het bedrijf.

Dien een verlofaanvraag bij voorkeur vier tot zes weken voor aanvang in. Vermeld begin- en einddatum, type verlof en vervanging in het team. Wettelijk minimum: vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar.

Bewaar goedgekeurde aanvragen in het personeelsdossier. Bij deeltijd: bereken verlof naar rato.

Na goedkeuring: werk de verlofkaart of HR-administratie bij en informeer collega’s over afwezigheid. Bij overlap met piekperiodes kan de werkgever uitstel voorstellen — leg afspraken schriftelijk vast.

Een werkgever mag verlof in beperkte gevallen weigeren of uitstellen vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen — leg de motivatie schriftelijk vast. Bij collectieve vakantie sluit je aan op het bedrijfsrooster. Houd rekening met wettelijke feestdagen en cao-afspraken over bovenwettelijk verlof. Dit sjabloon helpt de aanvraag en goedkeuring documenteren.