Verlofaanvraag-sjabloon – gratis voor Word, pdf en Excel

De Nederlandse wet geeft een duidelijke regel voor vakantieaanvragen. De werkgever stelt de vakantie vast volgens de wens van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om dat niet te doen. Weigert de werkgever niet binnen 2 weken schriftelijk, dan staat de vakantie vast zoals aangevraagd (art. 7:638 lid 2 BW). Een schriftelijke aanvraag met datum is daarom niet alleen netjes, maar ook je bewijs. Het sjabloon legt de aanvraagdatum en het besluit met handtekening op één blad vast.

Gewichtige redenen

Gewichtige redenen zijn bijvoorbeeld drukte in het hoogseizoen of te veel collega's tegelijk afwezig. Ook dan kan de werknemer desgevraagd twee opeenvolgende weken of twee keer een week opnemen (art. 7:638 lid 3 BW). Het blad „Controle” meldt of de aanvraag een aaneengesloten vakantie van 2 weken bevat. Leg bij een afwijzing de reden vast. Het sjabloon vraagt erom.

Saldo = jaarlijks recht + saldo vorig jaar − al opgenomen − deze aanvraag. Het sjabloon telt alleen werkdagen (ma–vr). Weekenden en de feestdagen die je opgeeft, tellen niet mee, en halve dagen worden verrekend. Feestdagen zijn in Nederland geen wettelijk verplichte vrije dagen. Of ze vrij zijn, staat in de cao of het contract. Werk je een ander rooster, controleer dan zelf het aantal dagen.

De wet kent geen vaste termijn waarop je vakantie moet aanvragen. Veel bedrijven hanteren een interne regel, bijvoorbeeld zomervakantie vóór 1 maart. Vul die termijn in, dan meldt de controle het als de aanvraag te laat is. Een gemiste interne termijn is geen weigeringsgrond op zich, maar wel een signaal om het met je leidinggevende te bespreken. Voor het overzicht van het hele team gebruik je de verlofplanning.

België: vakantie op basis van het vorige jaar

In België worden de vakantiedagen berekend op de prestaties van het vorige kalenderjaar (het vakantiedienstjaar), met maximaal 20 dagen in een 5-dagenweek of 24 in een 6-dagenweek. Vul het veld „Jaarlijks verlofrecht” dan met het Belgische recht in. De Nederlandse regels over vaststelling binnen 2 weken, verval en verjaring gelden in België niet.

Een medewerker met een 5-daagse werkweek van 40 uur vraagt vakantie aan van maandag 3 augustus tot en met vrijdag 21 augustus 2026. Dat zijn 15 werkdagen, dus 120 uur. Hij heeft nog 136 uur over, en het sjabloon laat na de aanvraag 16 uur zien. Weigert hij niet binnen twee weken schriftelijk, dan staat de vakantie vast zoals aangevraagd (art. 7:638 lid 2 BW). Vul daarom op de regel „Besluit” de datum in, ook bij een akkoord, zodat je kunt zien of de termijn is gehaald.

Veelgemaakte fouten

• De aanvraag gaat in dagen, terwijl het saldo in uren wordt bijgehouden. Bij een deeltijder met dagen van 6 uur klopt het saldo dan niet meer.
• Wettelijke en bovenwettelijke dagen worden niet gesplitst. Wettelijke dagen vervallen sneller.
• De reden van afwijzing wordt niet vastgelegd.

Eva werkt 40 uur per week en heeft dus minstens 4 × 40 = 160 uur wettelijke vakantie per jaar. Ze vraagt vrij van maandag 28 december 2026 tot en met vrijdag 8 januari 2027. Zonder feestdagen zijn dat 10 werkdagen; Nieuwjaarsdag valt op vrijdag 1 januari 2027. Afhankelijk van haar cao of contract is dat een vrije dag, dan neemt ze 9 dagen op: 72 uur.

Wanneer staat de vakantie vast?

De werkgever stelt de vakantie vast volgens de wens van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn. Weigert hij niet binnen 2 weken schriftelijk, dan staat de vakantie vast (art. 7:638 lid 2 BW). Noteer daarom de datum van indienen in het sjabloon. Zo zie je meteen wanneer de termijn verloopt.

Voorbeeldtekst

Beste Ruud,

Graag vraag ik vakantie aan van 28 december 2026 tot en met 8 januari 2027 (9 werkdagen, 72 uur). Mijn lopende werk draag ik over aan Daan. Wil je de aanvraag binnen twee weken bevestigen?

Groet, Eva

Verval en verjaring

Wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na het jaar waarin je ze opbouwde, tenzij je ze redelijkerwijs niet kon opnemen. Bovenwettelijke dagen verjaren pas na 5 jaar. Neem dus eerst de wettelijke dagen op. Werkgevers doen er goed aan medewerkers tijdig te wijzen op dagen die dreigen te vervallen.

Veelgemaakte fouten

• Uren en dagen door elkaar halen: bij parttimers telt het aantal uur per dag.
• Geen overdracht regelen, waardoor de aanvraag op de bezetting stukloopt.
• Een mondelinge goedkeuring niet vastleggen.

Voor de werkgever

Reageer binnen twee weken schriftelijk, ook als het antwoord ja is: een korte bevestiging voorkomt misverstanden. Moet je een aanvraag weigeren om gewichtige redenen, leg dan uit waarom en stel samen een alternatief voor. Houd in het sjabloon per medewerker het saldo bij, zodat je tijdig ziet wie wettelijke dagen dreigt te verliezen.

Voor de werknemer

Vraag vakantie op tijd aan, zeker voor de zomer en de kerstperiode. Noteer de datum waarop je de aanvraag indient en bewaar de bevestiging. Zo kun je laten zien dat de werkgever niet binnen twee weken heeft geweigerd.

Voor een huwelijk, verhuizing of begrafenis geldt vaak kort verzuimverlof of bijzonder verlof uit de cao. Dat gaat niet van je vakantiesaldo af. Kies in het sjabloon het juiste verloftype, zodat het saldo klopt, en kijk in je cao welke dagen je krijgt.

Parttimers: tel in uren, niet in dagen. Werk je 6 uur per dag, dan kost een vrije dag 6 uur van je saldo.

Werkgever en werknemer kunnen in het sjabloon samen het saldo bijhouden. Controleer het saldo elk kwartaal, zodat er aan het eind van het jaar geen verrassingen zijn.

Spreek af wie de aanvraag behandelt als de leidinggevende zelf op vakantie is, zodat verzoeken niet blijven liggen.

Een afgewezen aanvraag krijgt een korte reden en, als het kan, een alternatieve periode. Bevestig een toegekende aanvraag altijd schriftelijk, ook per app of e-mail.