Dienstrooster-sjabloon voor Excel en Google Sheets

Een dienstrooster laat zien wie wanneer en waar werkt, per week, maand of langere periode. Met een dienstrooster-sjabloon bespaar je uren: kant-en-klare kolommen, formules voor werktijd en automatische totalen per medewerker.

Een duidelijk rooster voorkomt misverstanden, helpt bij een eerlijke verdeling van diensten en ondersteunt naleving van de Arbeidstijdenwet en cao-afspraken, geen juridisch advies.

In de horeca wisselen diensten vaak wekelijks; in de zorg zijn 24-uursdiensten met rusttijden extra uitdagend. Het sjabloon past bij horeca, retail, zorg en ambacht. Voor ploegendiensten vult het ploegenplan excel sjabloon het dienstrooster aan.

Nederland

Nederland: plan met het wettelijk minimumloon (€ 14,99/u bruto, 21+, juli–dec 2026), rusttijden en cao-regels in gedachten.

Het Ordio dienstrooster sjabloon is gratis, werkt in Excel en Google Sheets en berekent uren automatisch. Geen account nodig, download en start direct.

Met een dienstrooster sjabloon plan je sneller: vul medewerkers en diensten in, exporteer als PDF en houd overzicht over uren en naleving volgens de Arbeidstijdenwet, geen juridisch advies.

Zie ook: weekplan sjabloon.

Zie ook: tijdregistratie excel sjabloon.

Download het gratis dienstrooster sjabloon, open het in Excel of Google Sheets en vul je team in.

1. Namen invullen: zet medewerkers in de eerste kolom. Bij roterende patronen kopieer je het schema naar volgende weken.
2. Diensten plannen: vul tijden per dag in (bijv. 09:00–17:00). Het sjabloon herkent gangbare formaten en telt uren op.
3. Controleren: bekijk totalen, minimumloon-signalen en rusttijden vóór publicatie.
4. Exporteren: sla op als PDF voor het team, iedereen ziet het rooster op tijd.

Voor teams vanaf circa vijf personen helpt Ordio ploegenplanning met automatische suggesties, verlof en minder handwerk.

Excel-sjabloon vs. rooster-software

Voor kleine teams (tot circa vijf personen) volstaat vaak het gratis Excel-sjabloon. Download, vul diensten in, klaar.

Vanaf vijf medewerkers worden verlof, wensen en afwezigheden lastiger. Dan loont Ordio, met tijdregistratie in één flow.

De Arbeidstijdenwet kent voor werknemers van 18 jaar en ouder drie grenzen tegelijk: maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week, gemiddeld 55 uur per week over 4 weken en gemiddeld 48 uur per week over 16 weken (art. 5:7 ATW). Een vierwekenrooster voor een kok kan er zo uitzien:

Elke week afzonderlijk blijft binnen de grens, en ook het vierwekengemiddelde. Houd je dit tempo vier maanden vol, dan zit je met 53,5 uur ver boven het gemiddelde van 48 uur over 16 weken. Het blad „Naleving” toont weken boven de grens van 48 uur. Lees die melding daarom samen met de weken eromheen.

Rooster bekendmaken: 28 dagen vooraf

Staat er in de cao geen termijn en is er niets afgesproken, dan moet de werkgever het rooster minstens 28 dagen vooraf bekendmaken (art. 4:2 lid 2 ATW). Kan dat door de aard van het werk niet, dan moet de werknemer minstens 28 dagen vooraf weten wanneer zijn wekelijkse rust begint, en minstens 4 dagen vooraf op welke tijden hij werkt (art. 4:2 lid 3 ATW). Sla elke gepubliceerde versie op met datum, bijvoorbeeld als pdf. Dan kun je altijd laten zien wanneer een wijziging is doorgegeven.

Horeca, retail en zorg: waar het rooster op moet letten

• Horeca: late sluiting en vroege levering. Controleer de rust van minstens 11 uur tussen twee diensten. Die rust mag één keer per 7 dagen worden ingekort tot 8 uur als het werk dat vraagt (art. 5:3 ATW).
• Retail: veel deeltijders en drukke zaterdagen. Vul de contracturen per medewerker in, dan zie je meeruren direct in het dashboard.
• Zorg: 24/7-diensten en zondagen. Een werknemer moet in elke periode van 52 weken op minstens 13 zondagen vrij zijn, tenzij de cao iets anders regelt (art. 5:6 ATW). Tel de zondagen per persoon over het jaar.

Het sjabloon toetst aan de grenzen voor volwassenen. Voor twee groepen gelden lagere grenzen, die je zelf moet bewaken:

Een zwangere werknemer kan bovendien niet worden verplicht tot nachtdiensten, tenzij dat redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd (art. 4:5 lid 5). Dezelfde regels gelden tot zes maanden na de bevalling (art. 4:7). Voor jongeren gelden 12 uur rust per 24 uur, met de uren tussen 23:00 en 06:00 erin (art. 5:3 lid 1), en een pauze van 30 minuten bij meer dan 4,5 uur werk (art. 5:4 lid 1). Zet bij zulke medewerkers een notitie in het blad „Medewerkers” en verlaag de grenzen voor hen handmatig.

Ziekte en vakantie tellen mee in het gemiddelde

Voor de gemiddelden over 4 en 16 weken tellen de uren waarop iemand had moeten werken maar ziek of met vakantie was, gewoon mee (art. 5:2 ATW). Een week vakantie verlaagt het gemiddelde dus niet, waardoor er geen ruimte ontstaat om de weken eromheen voller te plannen. Vul in het rooster bij vakantie en ziekte daarom de geplande uren in, niet nul.

Diensten ruilen na publicatie

Ruilen twee medewerkers een dienst, verwerk dat dan in het rooster en niet alleen in de groepsapp. Pas daarna toetst het blad „Naleving” of de ruil de rusttijd of de weekgrens van een van beiden doorbreekt. Noteer bij elke ruil de datum en wie akkoord gaf.

Oproepkrachten in het dienstrooster

Een oproepkracht hoeft alleen te komen als de werktijden minstens vier dagen van tevoren schriftelijk of elektronisch zijn doorgegeven. Wordt een oproep binnen die vier dagen ingetrokken of verschoven, dan houdt de werknemer recht op het loon voor de oorspronkelijke dienst. Een cao kan de termijn verkorten, maar niet tot minder dan 24 uur (art. 7:628a lid 2–4 BW). Zet in het rooster de datum waarop je de dienst hebt doorgegeven, zodat je dat later kunt aantonen.

Bewaar ook de bevestiging van de oproepkracht bij het rooster.