Loonstrook-sjabloon voor Excel en Google Sheets

Een loonstrook-sjabloon helpt kleine werkgevers bruto/netto-velden en totalen overzichtelijk te houden vóór officiële payroll-software. Je ziet per medewerker uren, toeslagen en indicatieve bedragen.

Het is een rekentool en overzicht, geen vervanging voor een gecertificeerde salarisadministratie. Controleer altijd bij je accountant en houd het wettelijk minimumloon (€ 14,99/u, 21+, juli–dec 2026) in gedachten.

Gratis download, ideaal als startpunt voor teams tot circa tien medewerkers.

Een complete loonstrook in Nederland heeft drie delen: kop (werkgever, werknemer, periode), hoofd (bruto, inhoudingen, netto) en slot (uitbetaling, bankgegevens). Zonder deze onderdelen is het overzicht onvolledig en lastig te controleren bij audits, cao of looncontrole.

Fouten op de loonstrook kunnen tot navordering leiden, door de Belastingdienst of bij discussie met de werknemer. Corrigeer tijdig en bewaar een kopie per maand. Leg per medewerker uurloon, uren en looncomponenten vast vóór je totalen deelt met HR of je accountant; controleer week- en maandtotalen tegen cao en minimumloon. Het sjabloon bevat de relevante posities, voor volledige automatisering zie Ordio Payroll.

Volg deze stappen om binnen enkele minuten een werkbaar loonoverzicht te hebben:

1. Downloaden: open het bestand in Excel of Google Sheets, geen account vereist voor het sjabloon zelf.
2. Medewerkers invoeren: zet namen, uurloon, uren per week en contracttype in het medewerkersblad.
3. Loon berekenen: controleer weekloon en maandloon; pas cao-toeslagen handmatig aan indien nodig.
4. Controleren: bekijk minimumloon-signalen en weektotalen vóór je gegevens doorstuurt naar salaris.
5. Delen: exporteer als PDF of deel een Sheets-link met HR of je accountant.

Voor groeiende teams bespaart Ordio tijd met gekoppelde uren, loonvoorbereiding en minder handmatige correcties.

Op een Nederlandse loonstrook staan vaak afkortingen. Deze legenda helpt werknemers en HR de regels te lezen, los van contract, cao en jullie payrollsoftware.

Met een sjabloon dat posities duidelijk benoemt, voorkom je verwarring bij medewerkers. Het gratis Excel-sjabloon volstaat zolang je team klein is en componenten weinig wijzigen. Zodra uren, toeslagen en meerdere locaties samenkomen, wordt handmatig rekenwerk foutgevoelig, dan loont Ordio voor geautomatiseerde loonvoorbereiding en historie bij controles.

Veelgemaakte fouten bij loonstrook

Deze valkuilen zien we vaak bij teams die loon in Excel voorbereiden, eenvoudig te voorkomen met vaste afspraken:

• Verouderd uurloon: pas minimumloon en cao-tarieven tijdig aan.
• Uren niet afgestemd: gebruik één bron voor geregistreerde uren vóór je loon berekent.
• Geen archief: bewaar maandkopieën voor HR en eventuele loonvragen.
• Dubbele versies: werk met één masterbestand of een gedeelde Sheets-link.
• Officiële loonstrook verwarren: dit sjabloon is een hulpmiddel, geen definitieve salarisverwerking.

Met het loonstrook-sjabloon heb je een vaste structuur; combineer dat met maandelijkse controle vóór de loonrun.

Voorbeeld: minimumloon controleren bij een uurloon

Een medewerker van 23 jaar werkt in juli 2026 120 uur tegen € 14,50 per uur. Sinds 1 juli 2026 is het wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder € 14,99. Het brutoloon van 120 × € 14,50 = € 1.740 ligt dus € 58,80 onder het minimum (120 × € 14,99 = € 1.798,80). De controle „Wettelijk minimumloon gehaald” kleurt dan rood. Over de eerste helft van 2026 gold € 14,71. Een loonstrook over juni met € 14,50 was dus ook al te laag.

Vakantiegeld en de loonstrook

Het sjabloon rekent 8% vakantiebijslag over het brutoloon, het wettelijk minimum. In het voorbeeld is dat 8% × € 1.798,80 = € 143,90 per maand opgebouwd. Veel werkgevers betalen het in mei of juni in één keer uit. Laat de opbouw dan als aparte regel op de loonstrook zien, zodat de werknemer kan controleren wat er straks wordt uitbetaald. Loonheffing haal je uit de tabellen van de Belastingdienst. Het sjabloon berekent die niet zelf.

Werkgever en werknemer: wie controleert wat?

Bij elke loonbetaling geeft de werkgever een schriftelijke of elektronische opgave (art. 7:626 BW) met:

• het loonbedrag en de bedragen waaruit het bestaat;
• de inhoudingen, elk apart;
• het minimumuurloon dat geldt voor de leeftijd van de werknemer;
• de namen van werkgever en werknemer, de periode, de afgesproken arbeidsduur, of het contract schriftelijk voor onbepaalde tijd is en of het een oproepcontract is.

Is er niets veranderd ten opzichte van de vorige betaling, dan hoeft er geen nieuwe strook te komen. Een elektronische loonstrook moet de werknemer kunnen opslaan en bekijken. Het loon wordt betaald na afloop van de loonperiode. Die periode is minstens een week en hoogstens een maand (art. 7:623 BW).

Bewaar elke loonstrook als pdf met de maand in de bestandsnaam. Zo vind je een correctie later snel terug.

Werknemers doen er goed aan hun loonstroken zelf ook te bewaren, bijvoorbeeld voor een hypotheekaanvraag.