Tijdregistratie-sjabloon voor Excel en Google Sheets

De Arbeidstijdenwet verplicht de werkgever om een deugdelijke registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van elke werknemer, en die 52 weken te bewaren (art. 4:3 Arbeidstijdenwet). Bij een controle wil de Nederlandse Arbeidsinspectie kunnen zien of de grenzen zijn nageleefd:

• maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week, gemiddeld 48 uur per week over 16 weken (art. 5:7);
• 11 uur dagelijkse rust, één keer per 7 dagen in te korten tot 8 uur (art. 5:3);
• pauze van 30 minuten bij meer dan 5,5 uur en 45 minuten bij meer dan 10 uur werk (art. 5:4).

Een rooster alleen is daarvoor niet genoeg. Het laat de geplande uren zien, niet de werkelijke. Het sjabloon legt per dag begin, einde en pauze vast en toetst elke rij aan deze grenzen.

Wat „deugdelijk” in de praktijk betekent

• Dagelijks invullen, niet achteraf aan het eind van de maand uit het hoofd.
• Werkelijke tijden, inclusief uitlopen na sluitingstijd.
• Afwijkingen verklaren: een ⚠ bij een te korte rust is geen probleem als er een reden in de opmerking staat, bijvoorbeeld een cao-afwijking.
• Maandelijks afsluiten: controleer het blad „Naleving”, print of sla op als pdf en laat de medewerker tekenen.
• 52 weken bewaren, het liefst als pdf per maand in een vaste map.

Overuren en minuren zichtbaar maken

Het sjabloon vergelijkt de gewerkte uren met de contracturen en houdt een cumulatief saldo bij. Zo zie je of iemand structureel meer werkt dan afgesproken. Voor een deeltijder kan dat na verloop van tijd gevolgen hebben voor de arbeidsduur, en het is in elk geval relevant voor de loonbetaling. Bij vakantie, ziekte of een feestdag kies je alleen de soort: de contracturen worden dan gecrediteerd, zodat het saldo klopt.

Kies je op „Instellingen” het land BE, dan rekent het sjabloon met de Belgische Arbeidswet van 16 maart 1971:

Het uurequivalent van het Belgische minimumloon in het sjabloon is een schatting. Laat het bevestigen voor je paritair comité.

Een medewerker in de kantoorbinnendienst heeft een dagdoel van 8 uur en werkt met glijdende tijden. Zijn week: ma 8:30, di 7:45, wo 9:15, do 8:00, vr 6:30. Totaal 40 uur, dus precies het weekdoel. Toch verschuift het saldo per dag: +0:30, −0:15, +1:15, 0, −1:30. De kolom „Cumulatief saldo” laat zien hoe dat dag na dag verloopt. Die lijn bekijkt een leidinggevende, niet alleen het weektotaal.

Duurde de woensdag van 9:15 uur met minder pauze dan de regel in „Instellingen”, dan wordt die dag gemarkeerd. Bij meer dan 5,5 uur werk is 30 minuten pauze verplicht, op te splitsen in pauzes van minstens 15 minuten (art. 5:4 ATW).

De werkgever moet de arbeids- en rusttijden zo registreren dat de Arbeidsinspectie kan nagaan of de wet is nageleefd (art. 4:3 ATW). In de praktijk betekent dat per dag:

• begin- en eindtijd, niet alleen het aantal uren,
• de pauzes,
• de soort dag (werk, vakantie, ziek, feestdag),
• wie het heeft ingevuld en wie het heeft gecontroleerd.

Een weekoverzicht met alleen „40” per persoon laat niet zien of de rust tussen twee diensten 11 uur was (art. 5:3 ATW). Daarom vraagt het sjabloon per dag om tijden.

Voor alle drie geldt dezelfde eis: de registratie moet betrouwbaar zijn en achteraf te controleren. Een spreadsheet zonder versiegeschiedenis is daarom zwakker bewijs dan een vergrendelde pdf per maand.

Thuiswerk telt ook mee

De Arbeidstijdenwet geldt ook voor uren die thuis worden gewerkt. Wie 's avonds nog mail afhandelt, werkt. Zet die tijd in de registratie, anders klopt de rusttijd van 11 uur op papier maar niet in werkelijkheid.

Wie bij twee werkgevers werkt

Werkt iemand ook voor een andere werkgever, dan moet hij uit zichzelf de informatie geven die nodig is om de Arbeidstijdenwet na te leven (art. 5:15 lid 6 ATW). Elke werkgever moet er zelf voor zorgen dat de grenzen niet worden overschreden (lid 7). Een parttimer die 's ochtends in een bakkerij werkt en 's avonds in de horeca, kan bij elk van beide binnen de grenzen blijven, maar samen boven 12 uur per dag uitkomen. Vraag zulke medewerkers om de uren bij de andere werkgever, en zet die als aparte regel in de registratie.

Controle per maand: zo doet de werkgever het

1. Bekijk in „Naleving” de dagen met een melding.
2. Vergelijk de pauzes met de werkelijke situatie. Is er echt pauze genomen, of is 30 minuten automatisch afgetrokken?
3. Controleer het cumulatieve saldo. Een saldo dat elke maand groeit, wijst op structureel meerwerk.
4. Laat de werknemer tekenen en sla de maand op als pdf.

Tip voor werknemers

Houd zelf ook een kopie bij van elke maand die je hebt getekend. Klopt het saldo bij vertrek of bij een loongeschil niet, dan is jouw eigen getekende registratie het snelste bewijs van de uren die je echt hebt gewerkt. Noteer afwijkingen meteen, niet pas aan het eind van de maand. Een vergeten overuur is na vier weken bijna niet meer te reconstrueren.