Urenstaat-sjabloon – gratis voor Word, pdf en Excel

Met een urenstaat-sjabloon leg je dagelijks start- en eindtijd, pauzes en totaaluren vast, handig voor zzp’ers, uitzendkrachten en kleine teams. Het sjabloon telt uren per week en maand automatisch op.

In Nederland moet je als werkgever werktijden kunnen aantonen. Controleer altijd cao-afspraken en het wettelijk minimumloon (€ 14,99/u bruto, 21+, juli–dec 2026). Zie ook het tijdregistratie excel sjabloon voor structurele registratie.

Gratis download, werkt in Excel en Google Sheets.

Urenstaat als PDF, Excel of print

Het urenstaat-sjabloon werkt in Excel en Google Sheets. Je kunt exporteren naar PDF voor ondertekening op locatie, of printen als papieren weekstaat voor teams zonder laptop.

Excel blijft handig wanneer je formules wilt (totalen, overuren). PDF is beter voor een vast document zonder wijzigingen. Kies één bron van waarheid per team om dubbele administratie te vermijden.

Verplichte gegevens en maand-urenstaat

Een bruikbare urenstaat bevat minimaal: medewerker, datum, start- en eindtijd, pauze en totaal uren per dag. Voor maandafsluiting sommeer je per week en per maand.

In Nederland moet je als werkgever werktijden kunnen aantonen, het sjabloon helpt bij die documentatie. Controleer cao voor extra velden (projectcode, locatie). Het wettelijk minimumloon (€ 14,99/u, 21+, juli–dec 2026) kun je indicatief volgen via uurloon-kolommen.

Zo gebruik je het urenstaat-sjabloon

1. Download het sjabloon en open het in Excel of Google Sheets.
2. Medewerker: vul naam en periode (week/maand) in.
3. Uren: noteer start- en eindtijd plus pauze per dag; totalen worden berekend.
4. Controle: bekijk week- en maandtotalen vóór je uren doorstuurt naar HR.
5. Delen: exporteer als PDF of deel een Sheets-link met je leidinggevende.

Voor structurele tijdregistratie: tijdregistratie excel sjabloon of Ordio.

Een fulltimer met 40 uur per week werkt in oktober 2026 (22 werkdagen, 176 uur norm) in totaal 184 uur. Op het blad „Overzicht” zie je 8 uur boven de norm. Wat daarmee gebeurt, regelt de cao of de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld uitbetalen met toeslag of compenseren in tijd. De Arbeidstijdenwet kent geen overwerktoeslag. Wel gelden de grenzen van maximaal 60 uur per week en gemiddeld 55 uur per 4 weken (art. 5:7 ATW). In deze maand blijft dat ruim binnen de grens.

Lastiger wordt het bij een deeltijder met een contract van 24 uur die 32 uur werkt. Die 8 uur zijn meeruren, geen overuren. Ook hier bepaalt de cao of er een toeslag geldt. Zet in het sjabloon de contracturen per persoon goed, anders klopt het saldo niet.

Werknemer en werkgever: wie doet wat?

Wijzig een goedgekeurde urenstaat nooit achteraf. Maak een nieuwe versie met datum en reden. Bij een controle van de Arbeidsinspectie moet de registratie laten zien hoe de werkelijke tijden waren (art. 4:3 ATW).

Horeca, zorg en retail: waar het misgaat

• Horeca: diensten tot na middernacht. Staat 18:00–01:30 als één regel op de begindag, dan rekent het sjabloon goed. Gesplitst over twee dagen klopt de rusttijd niet meer.
• Zorg: slaapdiensten en bereikbaarheid. Bij consignatie hoeft de werknemer alleen bereikbaar te zijn (art. 1:7 ATW). De arbeid begint op het moment van de oproep, en een oproep telt voor minstens een half uur (art. 5:9 lid 7 ATW). Registreer elke oproep dus met begin- en eindtijd.
• Retail: wisselende deeltijdcontracten. Vergelijk het maandtotaal met de contracturen, zodat structureel meerwerk opvalt.

Urenstaat, tijdregistratie of urenbewijs?

De urenstaat is het maandoverzicht per medewerker dat naar de salarisadministratie gaat. De tijdregistratie houd je elke dag bij, met een saldo voor glijdende tijden. Het urenbewijs is een getekend overzicht van uren voor een opdrachtgever of een bijbaan.

Een medewerker in de retail met een contract van 24 uur per week en een uurloon van € 15,20 werkt in oktober 2026 (22 werkdagen, normaal 105,6 uur bij 4,8 uur per werkdag gemiddeld) 118 uur. De urenstaat laat zien:

Ook de toets aan het minimumloon gaat over alle gewerkte uren: 118 × € 14,99 = € 1.768,82. Het uurloon van € 15,20 zit erboven. Geeft de cao een toeslag op meeruren, dan komt die er nog bij. Zonder getekende urenstaat is de regel „meeruren” op de loonstrook moeilijk te onderbouwen.

1. Alle dagen gevuld: werk, vakantie, ziek of feestdag. Een lege dag is geen nul.
2. Diensten over middernacht staan op de begindag.
3. Meldingen in „Naleving” zijn verklaard of opgelost.
4. Contracturen per medewerker kloppen met het contract.
5. Werknemer en leidinggevende hebben getekend.
6. De pdf staat in het personeelsdossier.

Geef bij een fout in een al getekende urenstaat aan in welke maand de correctie op de loonstrook komt. Zo blijft de relatie tussen urenstaat en loonstrook voor beide kanten te volgen. Een correctie zonder datum en reden roept bij een controle juist vragen op.

Heeft een oproepcontract 12 maanden geduurd, dan moet de werkgever binnen een maand een vaste arbeidsomvang aanbieden. Die is minstens gelijk aan het gemiddelde aantal uren in die 12 maanden (art. 7:628a lid 5 BW). De urenstaten van dat jaar zijn de basis. Voorbeeld: twaalf urenstaten met samen 1.040 uur geven een gemiddelde van 1.040 ÷ 52 = 20 uur per week. Het aanbod is dan minstens 20 uur. Bewaar de urenstaten daarom per persoon bij elkaar, ook van maanden met weinig uren.

Het loon wordt betaald na afloop van de loonperiode, die niet korter is dan een week en niet langer dan een maand (art. 7:623 BW). Sluit de urenstaat dus af op dezelfde dag als de loonperiode.