Ordio - die Zukunft der Schichtplanung
Mit Ordio digitalisierst du deine Schichtplanung und sagst dem Papierkram Lebewohl.
Definition
Für Schichtbetriebe ist eine effiziente Planung und Organisation der Arbeitsabläufe unerlässlich. Ein Arbeitsplan – auch Dienstplan / Schichtplan genannt – ermöglicht eine strukturierte Planung der Arbeitsaufgaben und eine optimale Arbeitszeitgestaltung. Doch wie erstellt man einen Schichtplan und was sollte er enthalten?
Wie erstelle ich einen Arbeitsplan?
Die Erstellung eines Arbeitsplans beginnt mit der Identifizierung der zu erledigenden Aufgaben und der Ermittlung des dafür benötigten Personals. Im Schichtbetrieb müssen die Arbeitszeiten der Beschäftigten sorgfältig geplant werden, um Engpässe und Überlastungen zu vermeiden. Dabei sind die individuellen Fähigkeiten und Neigungen der Beschäftigten zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise Teilzeitbeschäftigte, die nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten arbeiten können. Oder Beschäftigte, die nur in bestimmten Arbeitsbereichen eingesetzt werden können – weil die Qualifikation fehlt oder die Ausbildung nichts anderes zulässt.
Viele Unternehmen erstellen ihre Arbeitspläne manuell mit Stift und Papier oder verwenden Tools wie Excel, um einen Überblick zu erhalten. Eine Vorlage für einen einfachen Arbeitsplan mit einer Excel-Liste kann hier heruntergeladen werden:
Es gibt jedoch gute Gründe für eine digitale Schichtplanung mit Tools wie Ordio:
- Automatisierung: Schichtplanungstools können Schichten automatisch auf der Grundlage der vom Arbeitgeber festgelegten Einstellungen und Regeln erstellen. Dies kann Zeit und Aufwand sparen und Fehler reduzieren.
- Flexibilität: Mit Tools wie Ordio können Arbeitgeber schnell Änderungen vornehmen, wenn sich die Anforderungen ändern, ohne den gesamten Plan neu erstellen zu müssen. Die Software kann auch die Präferenzen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter berücksichtigen, um den bestmöglichen Schichtplan zu erstellen.
- Kosteneinsparungen: Ein digitaler Schichtplan kann die Arbeitskosten senken, indem er sicherstellt, dass genügend Personal anwesend ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, ohne dass Überstunden oder Überbesetzung erforderlich sind.
- Kommunikation: Eine Schichtplanungssoftware kann die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern verbessern, indem sie die Mitarbeiter schnell und einfach über ihre Schichtpläne informiert und Änderungen oder Abwesenheiten verwaltet.
Wann muss der Arbeitgeber den Dienstplan veröffentlichen?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Dienstplan rechtzeitig bekannt zu geben. Bei Schichtarbeit müssen die Dienstpläne in der Regel spätestens zwei Wochen im Voraus bekannt gegeben werden. Diese Frist kann durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung verlängert werden.
Was gehört in einen Arbeitsplan?
Ein Schichtarbeitsplan muss alle Informationen enthalten, die für die Durchführung der Arbeit erforderlich sind. Dazu gehören z. B. Arbeitsaufgaben, Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Arbeitsmittel. Besondere Anforderungen wie Sicherheitsvorschriften oder Qualitätsstandards müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Ein gut durchdachter Arbeitsplan erleichtert die Planung und Organisation der Arbeit und trägt so zu einem reibungslosen Ablauf bei.
Bestandteile eines Arbeitsplans
Ein Schichtarbeitsplan sollte mindestens die folgenden Elemente enthalten:
- Aufgabenbeschreibung,
- Zeitrahmen,
- Arbeitsbereich,
- benötigte Ressourcen
- und gegebenenfalls spezielle (Arbeits-) Anweisungen, wie zum Beispiel die Erinnerung an die HACCP-Kontrolle.
- Je nach Arbeitsumfeld können auch weitere Informationen notwendig sein, wie zum Beispiel bestimmte Arbeitskleidung oder Schutzausrüstung.
Arbeitspläne und ihr Bezug zur HR
Arbeitspläne stehen auch in engem Zusammenhang mit der Personalplanung im HR-Bereich. Sie dienen als Grundlage für die Personaleinsatzplanung und ermöglichen eine effiziente Arbeitszeitgestaltung. Ein Arbeitsplan kann auch als Grundlage für die Erstellung von Personalentwicklungsplänen dienen.
Vorteile von Arbeitsplänen im Schichtbetrieb
Schichtpläne bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, Beschäftigte und Kunden. Eine effiziente Planung und Organisation der Arbeitsabläufe trägt dazu bei, Engpässe und Überlastungen zu vermeiden, die Arbeitsqualität zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile von Schichtplänen näher erläutert.
- Optimale Nutzung von Ressourcen
Ein Arbeitsplan ermöglicht den effizienten Einsatz von Ressourcen wie Arbeitskräften, Maschinen und Materialien. Durch eine sorgfältige Planung und Organisation der Arbeitsabläufe können Engpässe und Überlastungen vermieden werden. Dadurch wird die Produktivität gesteigert und die Effizienz des Unternehmens verbessert.
- Verbesserung der Qualität der Arbeit
Ein gut durchdachter Arbeitsplan ermöglicht eine klare Orientierung und Transparenz über die zu erledigenden Aufgaben und Arbeitszeiten. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und die Qualität der Arbeit verbessert. Die Beschäftigten haben klare Vorgaben und wissen genau, was von ihnen erwartet wird. Dies führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Motivation.
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
Eine effiziente Planung und Organisation der Arbeitsabläufe im Schichtbetrieb trägt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. Durch die optimale Nutzung der Ressourcen und die Verbesserung der Arbeitsqualität können Aufträge schneller und effizienter abgewickelt werden. Dadurch werden Kundenwünsche schneller erfüllt und die Kundenzufriedenheit steigt.
- Bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben
Schichtarbeit ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Durch klare Arbeitszeiten können die Beschäftigten ihre Freizeit besser planen und gestalten. Dies trägt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Motivation bei und verringert das Risiko von Burnout und Überlastung.
- Einfache Anpassung an Veränderungen
Eine schnelle und einfache Anpassung an Veränderungen ist mit einem Schichtprogramm möglich. Fällt beispielsweise ein Mitarbeiter aus oder werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt, kann der Arbeitsplan entsprechend angepasst werden. So lassen sich Engpässe und Überbelastungen vermeiden und die Arbeitszeit effizient gestalten.
Fazit
Schichtpläne bieten eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, Beschäftigte und Kunden. Eine effiziente Planung und Organisation der Arbeitsabläufe ermöglicht eine optimale Nutzung der Ressourcen, verbessert die Arbeitsqualität und erhöht die Kundenzufriedenheit. Durch die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und die leichtere Anpassung an Veränderungen werden Arbeitszufriedenheit und Motivation gesteigert. Der Schichtarbeitsplan ist somit ein unverzichtbares Instrument zur effektiven Planung und Organisation von Arbeitsabläufen.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
FAQ
Ein Arbeitsplan ist eine strukturierte Übersicht über geplante Tätigkeiten, Arbeitszeiten und Zuständigkeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Ziel ist es, Arbeitsabläufe effizient zu organisieren, Ressourcen optimal zu nutzen und Klarheit für Mitarbeitende zu schaffen. Der Arbeitsplan dient als zentrales Steuerungsinstrument in vielen Betrieben – von der Produktion bis zum Büro.
Ein Arbeitsplan wird erstellt, indem man zunächst Aufgaben, Zeitfenster und verfügbare Mitarbeitende analysiert. Danach erfolgt die Zuweisung von Tätigkeiten auf bestimmte Zeiträume und Personen. Für eine effiziente Planung empfiehlt sich die Nutzung einer Arbeitsplan-Vorlage (z. B. als PDF oder Excel) oder ein digitales Tool, das Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und gesetzliche Regelungen automatisch berücksichtigt.
Der Arbeitsplan beschreibt meist den Inhalt und Ablauf von Tätigkeiten, während der Dienstplan konkrete Arbeitszeiten und Schichten für Mitarbeitende festlegt. In vielen Betrieben werden beide Begriffe synonym verwendet, fachlich gesehen liegt der Fokus beim Arbeitsplan auf dem Was, beim Dienstplan auf dem Wann und Wer.
Ein vollständiger Arbeitsplan umfasst idealerweise:
– Datum und Zeitraum der Planung
– Namen der Mitarbeitenden
– Aufgaben bzw. Tätigkeitsbeschreibungen
– Zeitliche Einteilung
– Verantwortlichkeiten oder Prioritäten
Optional können Pausen, Schichtwechsel oder Hinweise zur Arbeitssicherheit ergänzt werden.
Ja, es gibt zahlreiche Arbeitsplan-Vorlagen als PDF oder Excel, die kostenlos online verfügbar sind. Noch effizienter ist die Planung mit digitalen Lösungen wie Ordio, die automatische Vorschläge liefern, gesetzliche Vorgaben berücksichtigen und mit wenigen Klicks per App veröffentlicht werden können. Besonders praktisch bei wiederkehrenden Schichten oder kurzfristigen Änderungen.
Ein Arbeitgeber sollte den Arbeitsplan so früh wie möglich, mindestens aber vier Tage im Voraus mitteilen (§ 12 TzBfG). In der Praxis gilt: Je früher, desto besser – denn kurzfristige Änderungen können Stress und rechtliche Probleme verursachen. Digitale Tools wie Ordio erleichtern die frühzeitige Veröffentlichung und automatische Benachrichtigung der Mitarbeitenden.
Ein digitaler Arbeitsplan mit Ordio bietet:
– Einfache Drag-and-Drop-Planung
– Automatische Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
– Mitarbeitenden-App für direkten Zugriff
– Transparente Kommunikation und Änderungsbenachrichtigungen
– Integration mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft mehr Übersicht für alle Beteiligten.
Beim Schreiben eines Arbeitsplans geht es um die klare Definition von Aufgaben, Zeitfenstern und Zuständigkeiten. Wichtig ist eine strukturierte Darstellung, z. B. in Tabellenform oder digital, damit alle Beteiligten ihre Aufgaben und Zeitfenster auf einen Blick erkennen können.
Ein Arbeitsplan sollte idealerweise mindestens vier Tage im Voraus erstellt und kommuniziert werden. In manchen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen können andere Fristen gelten. Frühzeitige Planung sorgt für mehr Verlässlichkeit und Zufriedenheit im Team.
