Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die vertraglich vereinbarte tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit hinausgehen. Wenn ein Arbeitnehmer länger arbeitet, als mit dem Arbeitgeber ausgemacht wurde, handelt es sich um Überstunden. Mit einer Arbeitszeiterfassung dokumentierst du, welche Zeit über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht – diese zählt als Überstunden.
Muss man Überstunden leisten?
Im Generellen ist Arbeitszeit im Arbeitsvertrag immer geregelt. Damit mit Überstunden kein Missbrauch gemacht werden kann, müssen beide Parteien, Arbeitnehmer und Arbeitgeber zustimmen, dass Überstunden geleistet werden.
In den meisten Fällen sind Überstunden aber vertraglich geregelt. Kommt es aber zu dem Falle, dass keine vertragliche Vereinbarung betreffend Überstunden festgelegt wurde, kann ein Arbeitnehmer diese Überstunden ablehnen. Ausnahmen sind aber Notfälle oder Katastrophenfälle, in denen der Arbeitgeber Überstunden verlangen kann.
In diesen Fällen müssen keine angeordneten Überstunden geleistet werden:
- bei Krankheitswellen und daraus entstehender Personalknappheit
- wenn Verzögerungen im Ablauf des Betriebes auftreten
- bei erhöhtem Auftragsaufkommen
In allen Fällen muss der Betriebsrat über angeordnete Überstunden informiert werden und diesen auch zustimmen. Dies betrifft Überstunden im Allgemeinen, egal ob es nur einige Mitarbeiter betrifft oder alle Mitarbeiter.
Von angeordneten Überstunden ausgenommen sind aus arbeitsschutzrechtlichen Gründen:
- Schwangere Frauen
- Jugendliche unter 18 Jahren
- Schwerbehinderte
Nur in begrenztem Rahmen sind Überstunden in Minijobs wegen der Einkommensobergrenze zugelassen. Überschreitet der Minijobber durch Überstunden die Verdienstgrenze, kann der Minijob sozialversicherungspflichtig werden – der Arbeitgeber muss dann Sozialversicherungsbeiträge abführen.
Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?
Im Alltag werden die Begriffe oft synonym verwendet, rechtlich gibt es aber Unterschiede. Überstunden liegen vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird – unabhängig davon, ob du Vollzeit oder Teilzeit arbeitest. Mehrarbeit bezeichnet in der Praxis meist die zusätzliche Arbeitszeit von Teilzeitbeschäftigten, die über ihre vereinbarte Stundenzahl hinausgeht, aber noch unter der regulären Vollzeit liegt.
Beispiel: Bei 20 Stunden vereinbarter Teilzeit und 40 Stunden Vollzeit im Betrieb zählt jede Stunde über 20 bis 40 als Mehrarbeit; jede Stunde über 40 als Überstunden. Im öffentlichen Dienst (Beamte, Tarifbeschäftigte) hat „Mehrarbeit“ eine eigene Definition und wird anders vergütet als Überstunden. Mehr dazu findest du im Lexikon-Eintrag Mehrarbeit.
| Aspekt | Überstunden | Mehrarbeit |
|---|---|---|
| Definition | Arbeitszeit über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus | Bei Teilzeit: Zeit über vereinbarte Stunden, unter Vollzeit |
| Vergütung | Vertraglich oder tariflich geregelt; oft mit Zuschlag | Tariflich oder vertraglich geregelt; oft anderer Satz |
| Anordnung | Vertragliche oder betriebliche Regelung nötig | Vertragliche oder tarifliche Regelung nötig |
Ab wann gelten Überstunden?
Rechtlich gibt es keinen Mindestwert – jede Minute über die vertragliche Arbeitszeit hinaus zählt als Überstunde. Die Frage „ab wieviel Minuten darf man Überstunden aufschreiben?“ beantwortet sich damit: Ab der ersten Minute. Das Arbeitszeiterfassungsgesetz verlangt eine lückenlose Dokumentation aller Arbeitszeiten. Auch kurze Überstunden (z. B. 10 oder 15 Minuten) müssen erfasst werden – die Frage „sind 10 Minuten schon Überstunden?“ ist also mit Ja zu beantworten.
In der Praxis nutzen viele Betriebe eine Toleranzgrenze (z. B. 5 oder 15 Minuten), die im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt sein sollte – rechtlich zwingend ist das nicht. Wichtig: Ohne klare Regelung gilt die erste Minute. Eine digitale Zeiterfassung erfasst jede Minute automatisch und vermeidet Diskussionen.
Müssen Überstunden ausbezahlt werden?
Normalerweise sind Überstunden und deren Ausgleich im Arbeitsvertrag geregelt. Dadurch steht von Anfang an fest, ob Überstunden bezahlt werden oder die Überstunden in Freizeit ausgeglichen werden. Ist jedoch im Arbeitsvertrag keine Regelung festgeschrieben, so müssen Überstunden bezahlt werden. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt die Arbeitszeit auf maximal 8 Stunden pro Tag (48 Stunden pro Woche im Durchschnitt); bei Tariföffnung kann auf 10 Stunden täglich verlängert werden. Überstunden dürfen diese Grenzen nicht dauerhaft überschreiten.
Im Arbeitsvertrag ist auch die Höhe der Abgeltung geleisteter Überstunden geregelt, falls das jedoch nicht zutrifft, wird das durch die Art der geleisteten Arbeit festgelegt. Überstunden können aber auch durch Freizeitausgleich abgegolten werden (Nicht zu verwechseln mit dem Feiertagsausgleich, der im Falle von Arbeit an einem Feiertag greift). Dies kommt aber nur dann zustande, wenn der Arbeitnehmer in diesem Fall damit einverstanden ist oder das von Beginn an im Arbeitsvertrag festgehalten wurde. Somit kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht vorschreiben, einen Freizeitausgleich zu nehmen. Eine einseitige Arbeitsfreistellung ist daher rechtlich nicht zulässig.
Wie werden Überstunden abgerechnet und ausbezahlt?
Der Arbeitgeber muss den maßgeblichen Stundenlohn mit der Anzahl der Überstunden malnehmen. Der monatliche Stundenlohn wird nach folgender Formel berechnet:
Monatsgehalt mal 3, geteilt durch 13, geteilt durch die Anzahl der Wochenarbeitszeit
Wenn also ein Arbeitnehmer im Monat 2.500, – Euro bezahlt bekommt, bedeutet das einen Stundenlohn von 14,98 Euro. Mit unserem Arbeitszeitrechner kannst du Überstunden und Arbeitszeiten einfach berechnen. Dieser Stundenlohn wird multipliziert mit der Anzahl der Überstunden. Nimmt man nun zum Beispiel an, der Arbeitnehmer hat in einem Monat 78 Überstunden geleistet, würde er 1.168,44 Euro für die geleisteten Überstunden bekommen. (14,98 x 78 = 1.168,44)
Somit ergibt sich die Summe der auszuzahlenden Überstunden für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Wichtig: Überstunden können unter Umständen verfallen – etwa wenn im Arbeitsvertrag eine Abgeltungsfrist vereinbart ist oder der Arbeitnehmer zu lange mit der Geltendmachung wartet. Im Tarifbereich (z. B. TVöD) gelten oft spezielle Fristen zum Überstundenabbau. Ohne vertragliche Regelung verfallen Überstundenansprüche in der Regel erst nach drei Jahren (Verjährungsfrist).
Die Zeit kann entweder in Industrieminuten (HH,1/100min – Beispiel: 2,75 Stunden) oder in der klassischen Zeit dargestellt werden (HH/1/60min, Beispiel 2:45 Stunden). Die Dokumentation der Arbeitszeit erfolgt im Idealfall über ein digitales Tool zur Zeiterfassung – Ordio bietet eine All-in-One-Lösung zur Organisation von flexibel arbeitendem Personal – Ein Arbeitszeitkonto mit verbundener Dokumentation von Unter- oder Überstunden ist neben vielen weiteren Funktionen automatisch integriert:
- Arbeitszeitkonto
- Über- und Unterstunden
- Zuschläge
- Zeiterfassung via App
- Verfügbarkeit- und Abwesenheitsplanung
- Digitaler Personalfragebogen
- Checklisten zum Aufgabenmanagement
- Schnittstelle zum Steuerberater
- uvm.
Überstunden und Steuer
Die Frage „wie viele Überstunden sind steuerfrei?“ kommt oft auf. Grundsätzlich sind ausbezahlte Überstunden steuerpflichtig – es gibt keine pauschale steuerfreie Überstundenmenge. Steuerfrei sind hingegen bestimmte Zuschläge für Arbeit zu besonderen Zeiten (z. B. Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit), wenn der Grundlohn maximal 50 Euro pro Stunde beträgt und die Zuschläge die gesetzlichen Grenzen nicht überschreiten. Konkret können z. B. bis zu 25 % Zuschlag für Nachtarbeit, bis zu 50 % für Sonntagsarbeit und bis zu 125 % für Feiertagsarbeit steuerfrei sein – nur der Zuschlag, nicht die Überstunden selbst.
„Werden Überstunden ab 2025 steuerfrei?“ – Eine vollständig steuerfreie Auszahlung von Überstunden ist nicht vorgesehen. Die Bundesregierung plant, Überstundenzuschläge für tariflich vereinbarte Vollzeitarbeit künftig steuerfrei zu stellen; der genaue Zeitpunkt und Umfang waren zum Redaktionsstand noch nicht final. Zeitausgleich (Freizeit statt Auszahlung) ist dagegen bereits heute steuer- und sozialabgabenfrei. Wenn du Überstunden durch Freizeit abbaust statt auszahlen zu lassen, entfallen Steuern und Sozialabgaben – das kann sich für beide Seiten lohnen.
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, einen Überstundenzuschlag zu bezahlen?
Überstundenzuschlag bedeutet, dass die berechnete Überstunde inklusive eines Zuschlages für Überstunden ausbezahlt wird. Somit ist der Überstundenzuschlag eine Erhöhung des Stundensatzes für eine geleistete Überstunde. Ein Arbeitgeber muss einen Zuschlag für Überstunden nur dann bezahlen, wenn das im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder innerhalb der Betriebsvereinbarung so geregelt wurde. Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Überstundenzuschlag nicht – anders als bei Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit, wo Zuschläge oft tariflich oder betrieblich vereinbart sind. Die Höhe der Zuschläge kannst du mit unserem Zuschlagsrechner berechnen. Selbstverständlich gestalten sich die Überstunden durch einen Zuschlag attraktiver und können die Motivation der Mitarbeiter steigern.
Besteht bei Beamten ein Anspruch auf bezahlte Überstunden?
Für Beamte gilt nicht das Grundprinzip des Arbeitsrechts. Das bedeutet, ein Beamter hat keinen Anspruch auf eine Zahlung von geleisteten Überstunden. Im Beamtenrecht ist in diesem Falle eine Regelung für eine angemessene Vergütung festgeschrieben.
Wie viele Überstunden darf ein Lehrling machen?
Für Auszubildende unter 18 Jahren gelten strenge Grenzen: Das Jugendarbeitsschutzgesetz erlaubt maximal 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich. Überstunden sind für Minderjährige grundsätzlich verboten – nur in absoluten Ausnahmefällen (z. B. in der Landwirtschaft zu Erntezeiten) können begrenzte Mehrstunden zugelassen sein. Volljährige Lehrlinge unterliegen dem allgemeinen Arbeitszeitrecht; Überstunden müssen im Ausbildungsvertrag oder durch Tarifvertrag geregelt sein.
Fazit
Überstunden sind Arbeitszeiten über die vertraglich vereinbarte Zeit hinaus und müssen von beiden Seiten vereinbart sein. Ohne Regelung kannst du sie ablehnen – außer in Notfällen. Die Vergütung erfolgt entweder durch Auszahlung oder Freizeitausgleich, sofern vertraglich oder einvernehmlich geregelt. Ausbezahlte Überstunden sind steuerpflichtig; steuerfrei können nur bestimmte Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit sein. Eine lückenlose Zeiterfassung dokumentiert Überstunden rechtssicher und erfüllt die Anforderungen des Arbeitszeiterfassungsgesetzes. Mit einem digitalen System wie Ordio hast du Über- und Unterstunden, Zuschläge und Arbeitszeitkonten im Blick – ohne manuelle Nacharbeit.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
