Modèles
Fiche employé gratuit & prêt pour vos équipes
Fiche employé structurée pour le dossier RH.
- 100 % gratuit
- Prêt pour vos équipes
- Excel et Google Sheets
Qu'est-ce qu'une fiche employé ?
Une fiche employé (formulaire de données personnelles, questionnaire d'embauche) rassemble les informations de base pour les RH, la paie et les avantages sociaux. Sans elle, la paie ne peut pas être traitée correctement — nom, numéro d'identification, coordonnées bancaires et conditions d'emploi doivent être enregistrés avant le premier cycle de paie.
Un modèle de fiche employé couvre en général l'état civil, les données fiscales et sociales, le poste et les informations de paiement. La version Ordio est gratuite en Excel et Google Sheets. Gérez les fiches complétées dans les dossiers personnel Ordio pour un stockage centralisé et contrôlé.
Les appellations varient — « fiche employé », « formulaire d'embauche », « données personnelles » — mais l'objectif est le même : une saisie structurée au moment de l'arrivée.
Remplir la fiche employé : étape par étape
Le collaborateur remplit en principe la fiche ; les RH ou la paie la vérifient avant la première date de paiement. Moment idéal : avant ou le premier jour ouvrable, dans le cadre de l'intégration.
- Transmettre le modèle : Excel, PDF ou lien sécurisé — numérique ou papier.
- État civil : nom légal, date de naissance, adresse, téléphone, e-mail, personne à contacter en cas d'urgence si requis.
- Données fiscales et sociales : numéro de sécurité sociale (France), numéro d'immatriculation URSSAF, situation familiale pour le cotisations et retenues à la source ; en France, numéro d'identification national et données pour l'impôt à la source — suivez les instructions de votre gestionnaire de paie.
- Emploi : date d'entrée, intitulé de poste, service, type de contrat, volume horaire, lieu de travail.
- Coordonnées bancaires : compte IBAN pour le versement du salaire.
Vérifiez l'exhaustivité et la cohérence avant transmission à la paie. Erreurs fréquentes : IBAN erroné, statut fiscal incorrect, date d'entrée manquante. Le modèle Ordio propose des listes déroulantes et des indications là où c'est utile. Pour les démarrages urgents, collectez la fiche dès la pré-intégration si possible.
Que doit contenir une fiche employé ?
| Situation | Effet courant sur le précompte |
|---|---|
| Célibataire | Barème standard appliqué sur le salaire |
| Marié / pacsé | Options de taux individualisé ou de quotient selon la déclaration |
| Parent isolé | Majorations ou abattements selon les cas et la déclaration |
| Second emploi | Taux neutre ou majoré possible sur l'activité secondaire |
Ne collectez pas d'opinions politiques, d'antécédents médicaux non pertinents ou d'ancien salaire sans base légale claire. Le modèle Ordio se limite aux champs RH courants et conformes. Pour aller plus loin, consultez notre modèle fiche employé.
Portail paie ou modèle Excel ?
| Formulaire logiciel de paie | Modèle Excel (ex. Ordio) | |
|---|---|---|
| Format | Portail web ou PDF du prestataire | Excel, Google Sheets |
| Import | Direct vers la paie | Saisie manuelle ou export CSV |
| Idéal pour | Équipes déjà sur une plateforme de paie | Petites équipes, collecte avant paie, modifications flexibles |
La fiche Ordio couvre les mêmes champs de base que la plupart des configurations de paie. Exportez ou transmettez la feuille complétée à votre prestataire. Avec les dossiers personnel Ordio, vous évitez les copies éparpillées et contrôlez qui accède aux données sensibles.
Fiche employé pour temps partiel et horaires variables
Les collaborateurs à temps partiel, saisonniers ou à horaires variables ont aussi besoin de données exactes — souvent avec un accent sur le volume horaire contractuel, le taux horaire et le régime de travail. Les règles de déclaration diffèrent selon la taille et le statut de l'employeur ; votre gestionnaire de paie précise ce qui est obligatoire.
La fiche Ordio permet de sélectionner le type d'emploi (temps plein, temps partiel, occasionnel) et des champs d'heures pour que la paie classe correctement le contrat. Les heures variables exigent souvent un suivi distinct des heures réelles — utilisez une feuille d'heures ou le suivi du temps en complément de la fiche statique.
Combinez avec Ordio Payroll ou le modèle de fiche de paie si vous gérez plusieurs types de contrats dans une même équipe.
Conseils pour la fiche employé : vie privée et conformité
Traitez la fiche comme une collecte licite et minimale de données — pas un questionnaire ouvert.
Autorisé : identité, contact, identifiants fiscaux et sociaux, coordonnées bancaires, conditions d'emploi nécessaires pour payer et employer quelqu'un.
À éviter : questions personnelles sans lien avec l'emploi ; données que vous ne pouvez pas justifier au RGPD ; champs susceptibles de favoriser la discrimination.
Conservation : gardez les fiches pendant la durée recommandée par votre conseil juridique ou de paie (souvent plusieurs années après la fin du contrat). Limitez l'accès ; chiffrez le stockage numérique si possible. En France, les délégués du personnel peuvent être consultés sur de nouveaux formulaires RH — vérifiez votre politique interne.
Avec la gestion documentaire Ordio, vous centralisez les fiches avec contrôle d'accès. Le modèle de fiche employé Ordio est gratuit en Excel et Google Sheets — téléchargez et adaptez à votre processus de paie.
Centralisez les dossiers employés avec Ordio
Dossiers, données et processus au même endroit
Dossiers digitaux
Contrats et documents accessibles en quelques clics
Données structurées
Moins de papier, moins d'erreurs de saisie
Processus plus rapides
Onboarding et mises à jour accélérés
Self-service employés
Mises à jour de coordonnées via l'application
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Questions fréquentes sur Fiche employé
Dois-je remplir le questionnaire sur le personnel ?
Il n'y a pas d'obligation légale, mais dans la pratique, la fiche de renseignements sur le personnel est la norme : sans ces informations (numéro d'identification fiscale, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires), vous ne pouvez pas établir de fiche de paie. Le salarié remplit le formulaire, l'employeur le conserve pendant la durée de conservation légale. Le modèle de fiche de données personnelles d'Ordio vous aide grâce à des menus déroulants et des fonctions de validation.
Quand faut-il remplir un questionnaire personnel ?
De préférence avant ou le premier jour de travail – idéalement dans le cadre de l'intégration. Vous disposeras ainsi de toutes les données à temps pour le premier calcul de salaire et la déclaration auprès de la sécurité sociale et du fisc. Le modèle Ordio est disponible gratuitement au format Excel et Google Sheets.
Que dois-je indiquer dans le questionnaire de recrutement ?
Vous aurez besoin des informations suivantes : données personnelles (nom, adresse, date de naissance), fiscalité (numéro d'identification fiscale, classe d'imposition, confession religieuse, enfants), données de sécurité sociale (numéro d'assurance retraite, caisse d'assurance maladie), données professionnelles (date d'entrée en fonction, poste, type de contrat) et coordonnées bancaires (IBAN, BIC). Le modèle de fiche personnelle Ordio ne contient que des champs autorisés et conformes au RGPD, et vous aide à ne rien oublier.
Comment transmettre un questionnaire RH à mon expert-comptable ?
Votre expert-comptable ou prestataire paie propose souvent un questionnaire RH (Word/PDF) à importer dans son logiciel. Si vous utilisez le modèle Excel d'Ordio, exportez les données ou transmettez le fichier rempli à votre conseiller. Les champs sont structurés pour faciliter le transfert vers un logiciel de paie.
Qui doit remplir le questionnaire sur le personnel ?
Le salarié remplit le questionnaire de renseignements personnels – l'employeur ou le service chargé du calcul des salaires (par exemple, un conseiller fiscal) a besoin de ces informations. Le salarié doit répondre en toute sincérité aux questions autorisées ; toute fausse déclaration peut entraîner un licenciement. L'employeur conserve le formulaire rempli pendant la durée de conservation légale.
Comment remplir le questionnaire personnel pour un emploi à temps partiel ?
Pour un emploi à temps partiel, certains champs sont simplifiés selon le statut (cotisations, retenues, volume horaire). Dans le modèle de fiche de personnel Ordio, sélectionnez le type d’emploi « emploi à temps partiel » et complétez les champs correspondants. Indiquez le nombre d’heures hebdomadaires et le salaire horaire pour le contrôle des seuils locaux en France.
Le modèle de fiche de personnel est-il gratuit ?
Oui. Le modèle de fiche personnelle Ordio est disponible gratuitement au format Excel et Google Sheets, sans inscription et sans frais cachés. Il vous suffit de le télécharger, de le remettre au nouveau collaborateur pour qu’il le remplisse, puis de l’archiver dans son dossier personnel. Conforme au RGPD et prêt à l’emploi.
Quelles questions puis-je poser dans la fiche de renseignements sur le personnel ?
Sont autorisées, par exemple, les informations personnelles, le numéro d'identification fiscale, la classe d'imposition, la confession religieuse, le numéro d'assurance retraite et la caisse d'assurance maladie – nécessaires au calcul de la paie. Sont interdites les questions relatives à l'appartenance politique, à la grossesse (sauf en cas de contrat à durée déterminée), au salaire perçu chez l'employeur précédent ou au numéro d'immatriculation du véhicule. Le modèle Ordio ne contient que des champs autorisés.
Puis-je utiliser le modèle de fiche de personnel dans Google Sheets ?
Oui. Le modèle de fiche personnelle Ordio est disponible au format Excel (.xlsx) et Google Sheets. Vous pouvez soit le télécharger et l'ouvrir dans Excel, soit le copier dans Google Sheets et le modifier directement dans cette application. Les deux formats contiennent les mêmes champs, menus déroulants et validations – conformes au RGPD et gratuits.
Combien de temps dois-je conserver le questionnaire de recrutement ?
Le questionnaire de recrutement dûment rempli doit être conservé afin de respecter le délai de conservation, généralement de 6 à 10 ans après la fin de la relation de travail. Avec le dossier personnel numérique d’Ordio, tous vos documents sont centralisés, conformes au RGPD et accessibles à tout moment. Vous respectez ainsi l’obligation de conservation sans vous retrouver submergé par la paperasse.