Modèle de fiche employé gratuit pour Word, PDF et Excel

En France, la fiche employé porte le numéro de sécurité sociale, le RIB et la convention collective. Ce n'est pas un BSN néerlandais ni une Steuer-ID allemande. Une fiche employé (formulaire de données personnelles, questionnaire d'embauche) rassemble les informations de base pour les RH, la paie et les avantages sociaux. Sans elle, la paie ne peut pas être traitée correctement, nom, numéro d'identification, coordonnées bancaires et conditions d'emploi doivent être enregistrés avant le premier cycle de paie.

Un modèle de fiche employé couvre en général l'état civil, les données fiscales et sociales, le poste et les informations de paiement. La version Ordio est gratuite en Excel et Google Sheets. Gérez les fiches complétées dans les dossiers personnel Ordio pour un stockage centralisé et contrôlé.

Les appellations varient. « fiche employé », « formulaire d'embauche », « données personnelles », mais l'objectif est le même : une saisie structurée au moment de l'arrivée.

Une fiche employé regroupe les données nécessaires à l'embauche, à la paie et aux déclarations sociales. Au sens du RGPD, appliquez la minimisation des données : ne collectez que ce qui est utile et proportionné.

• État civil: nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, téléphone, e-mail.
• Fiscal: numéro fiscal, situation familiale, taux ou options de précompte à la source selon la législation applicable.
• Protection sociale: numéro de sécurité sociale, mutuelle, régime de retraite complémentaire le cas échéant.
• Emploi: date d'entrée, type de contrat (CDD/CDI, temps partiel), fonction, service, horaire, rémunération de référence.
• Banque: IBAN pour le virement du net.

En France, la situation familiale et le choix de barème influencent le précompte à la source :

Ne collectez pas d'opinions politiques, d'antécédents médicaux non pertinents ou d'ancien salaire sans base légale claire. Le modèle Ordio se limite aux champs RH courants et conformes. Pour aller plus loin, consultez notre modèle fiche employé.

Les collaborateurs à temps partiel, saisonniers ou à horaires variables ont aussi besoin de données exactes, souvent avec un accent sur le volume horaire contractuel, le taux horaire et le régime de travail. Les règles de déclaration diffèrent selon la taille et le statut de l'employeur ; votre gestionnaire de paie précise ce qui est obligatoire.

La fiche Ordio permet de sélectionner le type d'emploi (temps plein, temps partiel, occasionnel) et des champs d'heures pour que la paie classe correctement le contrat. Les heures variables exigent souvent un suivi distinct des heures réelles, utilisez une feuille d'heures ou le suivi du temps en complément de la fiche statique.

Combinez avec Ordio Payroll ou le modèle de fiche de paie si vous gérez plusieurs types de contrats dans une même équipe.

Traitez la fiche comme une collecte licite et minimale de données, pas un questionnaire ouvert.

Autorisé: identité, contact, identifiants fiscaux et sociaux, coordonnées bancaires, conditions d'emploi nécessaires pour payer et employer quelqu'un.

À éviter: questions personnelles sans lien avec l'emploi ; données que vous ne pouvez pas justifier au RGPD ; champs susceptibles de favoriser la discrimination.

Conservation: gardez les fiches pendant la durée recommandée par votre conseil juridique ou de paie (souvent plusieurs années après la fin du contrat). Limitez l'accès ; chiffrez le stockage numérique si possible. En France, les délégués du personnel peuvent être consultés sur de nouveaux formulaires RH, vérifiez votre politique interne.

Avec la gestion documentaire Ordio, vous centralisez les fiches avec contrôle d'accès. Le modèle de fiche employé Ordio est gratuit en Excel et Google Sheets, téléchargez et adaptez à votre processus de paie.

La CNIL rappelle le principe de minimisation : ne demandez que ce qui sert à la gestion du personnel.

Exemple : embauche d’un salarié étranger

Pour un ressortissant d’un pays hors UE, l’employeur vérifie l’autorisation de travail auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche (art. R5221-41 et R5221-42). Notez dans la fiche la date de la demande, la réponse reçue et la date d’expiration du titre, et programmez un rappel deux mois avant cette échéance.

Durées de conservation

Au-delà, supprimez ou archivez les données de façon sécurisée. Une fiche conservée sans limite est un risque en cas de contrôle de la CNIL.

Erreurs fréquentes

• Le fichier est partagé avec toute l’équipe dans un dossier commun.
• La fiche n’est jamais mise à jour après un changement d’adresse ou de poste.
• Les données d’anciens salariés restent dans le fichier actif.

Pour le salarié

Vous avez le droit d’accéder aux données qui vous concernent et d’en demander la rectification (RGPD). Signalez tout changement d’adresse ou de coordonnées bancaires par écrit, pour que votre salaire et vos documents arrivent au bon endroit.

Qui a accès au fichier ?

Limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin : direction, paie, RH. Protégez le fichier par un mot de passe et ne l’envoyez pas en pièce jointe non chiffrée. Si un manager n’a besoin que du planning, ne lui donnez pas la fiche complète avec l’IBAN.

Le jour du départ, renseignez la date de sortie et le motif dans la fiche, puis déplacez-la vers un dossier d’archives à accès restreint. Programmez la suppression à la fin des durées de conservation.

Faites relire la fiche par le salarié lors de son arrivée : il corrige lui-même une adresse ou un IBAN erroné. Notez la date de chaque modification dans la fiche. Indiquez aussi qui l’a faite.