Créer, demander des documents et gérer centralement

Avec la gestion des documents d'Ordio, vous classes les documents RH de manière structurée, vous réclames les preuves manquantes aux collaborateurs et vous gardez un œil sur les délais et les versions. Au lieu de joindre des e-mails et des dossiers individuels, vous travaillez avec un classement centralisé, des rôles clairs et des liens avec les personnes et les domaines de travail. Vous réduis ainsi le temps de recherche et de suivi au quotidien - ce qui convient aux équipes qui gèrent de nombreux justificatifs et documents contractuels

Oui. Le générateur de documents permet de créer contrats, certificats et documents internes à partir de modèles. Les variables intelligentes tirent les données du dossier personnel — documents récurrents à la demande ou entièrement automatisés.

La signature électronique est en cours (prévue vers septembre). Contrats et certificats devraient être signables directement dans Ordio — sans imprimer ni scanner. Le périmètre juridique suivra avant le lancement.

Les documents créés et demandés arrivent automatiquement dans le dossier personnel de chaque personne — liés aux données de base. Droits et rôles contrôlent l'accès. La gestion documentaire gère les workflows ; le dossier personnel regroupe l'ensemble du dossier employé.

Le dossier-personnel-numérique regroupe le dossier du collaborateur dans son ensemble : données de base, documents RH typiques et justificatifs au même endroit. La gestion des documents se concentre sur le classement, les modèles, les validations, la recherche et l'automatisation autour des documents - par exemple les requêtes récurrentes ou les délais. Dans la pratique, les deux s'associent : Les documents sont classés de manière ordonnée dans le dossier, tandis que les flux de travail et les accès restent clairement réglementés.

Vous définissez des règles concernant les documents nécessaires pour certains rôles ou entrées. Lorsqu'une nouvelle personne est créée, Ordio demande les documents adéquats - les collaborateurs téléchargent via le web ou l'application, vous voyez l'état de la situation. Cela permet d'éviter de nombreuses demandes manuelles par e-mail, tout en gardant une trace de ce qui est déjà disponible et de ce qui manque encore. Cela ne remplace pas les évaluations juridiques des cas individuels, mais cela aide à les traiter

Pour les justificatifs ou les échéances qui expirent, vous pouvez afficher des rappels et des délais dans le système afin que rien ne passe inaperçu. Les documents restent associés à la personne, ce qui vous permet de réagir plus rapidement en cas de questions ou de contrôles. Cela aide à garder une vue d'ensemble dans l'entreprise - sans que vous doives gérer des tableaux en parallèle. Vous continueras à clarifier les délais de conservation concrets et les obligations en fonction de votre classification juridique.

Oui. Vous contrôlez qui voit ou partage quels documents et vous centralisez tout dans Ordio - au lieu de lecteurs distribués ou d'historiques de chat. Le versionnement et le classement compréhensible facilitent la collaboration entre les RH, les cadres et les collaborateurs. Les contenus sensibles sont ainsi mieux protégés et l'accès plus compréhensible qu'avec des structures de dossiers ouvertes

Vous travailles dans le navigateur web et vous pouvez également effectuer des actions appropriées via l' application Ordio - par exemple, télécharger des données ou consulter le statut, selon le rôle. Cela convient aux équipes sans bureau fixez et aux thèmes GSC comme l'accès basé sur le web ou l'utilisation d'apps. Ainsi, les documents restent accessibles sans que vous aies à gérer des outils individuels séparés pour "seulement les fichiers".

Ordio est conçu pour une utilisation dans le contexte RH allemand : Le traitement des données et l'hébergement s'orientent vers les exigences courantes ; vous trouveras des détails sur le traitement des commandes et le lieu de stockage dans les documents contractuels et relatifs à la protection des données. Sur le plan technique, vous dois coordonner les rôles, les accès et les concepts de suppression avec votre responsabilité en matière de protection des données. Ainsi, vous combines un stockage convivial avec un contrôle propre des données personnelles

Il est particulièrement utile lorsqu'il y a beaucoup de justificatifs ou que plusieurs sites travaillent en même temps : par exemple la restauration , le commerce ou les prestataires de services avec des équipes changeantes. Vous cartographies les zones de travail et les types d'engagement et vous relies judicieusement les règles aux documents. Ainsi, même en cas de groupes hétérogènes, le classement reste plus clair qu'avec du papier ou des lieux de classement séparés par filiale.

Vous commences avec les types de documents et les règles qui comptent vraiment pour votre entreprise - par exemple les requêtes récurrentes ou les délais pour des rôles sélectionnés. La mise en place est volontairement légère : il suffit de définir proprement les choses pour bénéficier de demandes automatisées et de moins de coordination manuelle. En cas de besoin, vous pouvez élargir le système pas à pas, au lieu de devoir tout modéliser parfaitement le premier jour.

Ordio facture sur la base du site ; vous pouvez voir les paquets et prestations actuels sur la page des prix . La gestion des documents fait partie de la plateforme RH intégrée avec des fonctions telles que le dossier personnel, la planification ou l'application - pas de licence individuelle isolée par document. Ainsi, le calcul reste compréhensible pour votre équipe.

À propos de convenir d'une démo , vous pouvez voir la gestion des documents dans le contexte de l'ensemble de l'univers Ordio - y compris le classement, les rôles et les workflows RH typiques. Pendant la phase de test, vous vérifiez si les requêtes, les délais et les validations correspondent à vos processus. Ainsi, vous décidez en vous basant sur des faits, sans devoir évaluer les systèmes uniquement sur la base de captures d'écran.

Pour les questions relatives au produit, vous pouvez contacter l'équipe d'Ordio via les canaux d'assistance indiqués sur le site web - en complément des contenus d'aide dans l'application. Les cas particuliers difficiles concernant la conservation des données ou le droit du travail peuvent toujours être résolus par des conseils spécialisés. Ordio se concentre sur la mise en œuvre technique du classement, de l'accès et de l'automatisation au quotidien.