Opret, anmod om dokumenter og administrer centralt

Med dokumenthåndtering i Ordio kan du arkivere HR-dokumenter på en struktureret måde, anmode om manglende dokumenter fra medarbejdere og holde øje med deadlines og versioner. I stedet for vedhæftede filer og individuelle mapper arbejder du med centraliseret arkivering, klare roller og links til personer og arbejdsområder. Det reducerer mængden af søgninger og opfølgning i det daglige - perfekt til teams, der håndterer et stort antal bilag og kontraktdokumenter.

Ja. Dokumentgeneratoren lader dig oprette kontrakter, attester og interne dokumenter fra skabeloner. Smarte variabler henter stamdata fra personalarkivet — tilbagevendende dokumenter on demand eller fuldautomatiske.

E-signatur er under udvikling (planlagt omkring september). Kontrakter og attester skal kunne underskrives direkte i Ordio — uden print og scan. Omfang og juridisk type følger før lancering.

Oprettede og anmodede dokumenter lander automatisk i personens digitale personalarkiv — knyttet til stamdata. Roller styrer adgang. Dokumenthåndtering håndterer workflows; personalarkivet samler hele medarbejderdossieret.

Den digitale personalefil samler medarbejderfilen som en helhed: stamdata, typiske HR-dokumenter og støttedokumenter på ét sted. Dokumenthåndtering fokuserer på arkivering, skabeloner, godkendelser, søgninger og automatisering i forbindelse med dokumenter - f.eks. tilbagevendende forespørgsler eller deadlines. I praksis arbejder de to sammen: Dokumenterne ender med at blive organiseret i filen, mens arbejdsgange og adgang forbliver pænt organiseret.

Du definerer regler for, hvilke dokumenter der er nødvendige for bestemte roller eller indgangspunkter. Når en ny person oprettes, anmoder Ordio om de relevante dokumenter - medarbejderne uploader dem via web eller app, og du kan se status på et øjeblik. Dette eliminerer en masse manuel opfølgning via e-mail; samtidig kan du se, hvad der allerede er tilgængeligt, og hvad der stadig mangler. Det erstatter ikke juridiske vurderinger af enkeltsager, men det understøtter sagsbehandlingen

Du kan indstille påmindelser og deadlines i systemet for udløb af dokumenter eller deadlines, så intet går ubemærket hen. Dokumenter forbliver tildelt personen, så du hurtigere kan reagere på forespørgsler eller kontroller. Det hjælper dig med at bevare overblikket under driften - uden at skulle vedligeholde tabeller parallelt. Du fortsætter med at afklare specifikke opbevaringsperioder og forpligtelser i henhold til din juridiske kategorisering

Ja. Du styrer, hvem der ser eller godkender hvilke dokumenter, og gemmer alt centralt i Ordio - i stedet for distribuerede drev eller chat-historier. Versionering og sporbar arkivering letter samarbejdet mellem HR, ledere og medarbejdere. På den måde er følsomt indhold bedre beskyttet, og adgangen kan spores end med åbne mappestrukturer

Du arbejder i webbrowseren og kan også udføre passende handlinger via Ordio-appen - f.eks. se uploads eller statusser, afhængigt af din rolle. Dette er ideelt for teams uden et fast skrivebord og for GSC-emner som webbaseret adgang eller app-brug. Det holder dokumenterne tilgængelige, uden at du behøver at vedligeholde separate individuelle værktøjer til "kun filer".

Ordio er designet til brug i den tyske HR-sammenhæng: Databehandling og hosting er baseret på fælles krav; detaljer om ordrebehandling og opbevaringssted kan findes i kontrakt- og databeskyttelsesdokumenterne. Teknisk set bør du koordinere roller, adgang og sletningskoncepter med din databeskyttelsesansvarlige. Dette giver dig mulighed for at kombinere brugervenlig opbevaring med ren kontrol af personoplysninger.

Det er især nyttigt, når der er mange registreringer, eller når der arbejdes flere steder samtidig: for eksempel catering , detailhandel eller serviceudbydere med skiftende teams. Du kortlægger arbejdsområder og ansættelsestyper og knytter regler til dokumenter på en meningsfuld måde. Det betyder, at arkiveringen forbliver mere overskuelig end med papir eller separate arkiveringssteder pr. afdeling, selv med heterogene grupper.</p

Du starter med de dokumenttyper og regler, der virkelig betyder noget for din organisation - f.eks. tilbagevendende forespørgsler eller deadlines for udvalgte roller. Opsætningen er bevidst holdt slank: definer det rent én gang, og du vil drage fordel af automatiserede forespørgsler og mindre manuel koordinering. Hvis det er nødvendigt, kan du udvide trin for trin i stedet for at skulle modellere alt perfekt den første dag.

Ordio opkræver gebyrer baseret på placering; du kan se aktuelle pakker og tjenester på prissiden . Dokumenthåndtering er en del af den integrerede HR-platform sammen med funktioner som personalefiler, planlægning eller apps - ingen isoleret individuel licens pr. dokument. Dette holder beregningen gennemsigtig for dit team.

Brug Demo vereinbaren til at se dokumenthåndtering i sammenhæng med hele Ordio-verdenen - inklusive arkivering, roller og typiske HR-arbejdsgange. I testfasen tjekker du, om forespørgsler, deadlines og godkendelser matcher dine processer. Det giver dig mulighed for at træffe faktabaserede beslutninger uden at skulle evaluere systemer udelukkende på baggrund af skærmbilleder.</p

For produktrelaterede spørgsmål kan du nå Ordio-teamet via de supportkanaler, der vises på hjemmesiden - ud over hjælpeindholdet i applikationen. Du kan også afklare vanskelige enkeltsager vedrørende opbevaring eller arbejdsret med specialistrådgivning. Ordio fokuserer på den tekniske implementering af arkivering, adgang og automatisering i hverdagen.</p