Dossier personnelsans papier

Le dossier personnel numérique Ordio regroupe les données de base des employés, les documents contractuels et justificatifs ainsi que les contenus d'onboarding en un seul endroit dans le logiciel RH. Au lieu de dossiers et de solutions individuelles, vous travaillez avec des rôles clairs, un accès de recherche et des données compréhensibles pour votre entreprise. Ainsi, l'administration du personnel reste claire et moins sujette aux erreurs que les dépôts de fichiers dispersés.

Le dossier personnel numérique remplace le dossier physique par un classement structuré et consultable avec contrôle d'accès. Les modifications et les versions des documents peuvent être suivies ; les rôles autorisés ne voient que les domaines que vous avez autorisés. Les dossiers papier restent légalement possibles, le numérique vous permet d'économiser des temps de recherche et de déplacement et de réduire les doublons entre les sites.

Vous créez des collaborateurs et des rôles, vous déposez ou faites déposer des documents et vous contrôlez les validations via des droits définis. Vous peux adapter les questionnaires du personnel et les workflows RH typiques à vos processus. Les collaborateurs et les cadres utilisent le Web ou l'App - selon les autorisations - de sorte que les données sont gérées de manière centralisée, sans que vous doives fusionner des listes manuellement.

Les données de base, le contrat et les annexes, les qualifications et les preuves ainsi que les opérations RH documentées qui sont pertinentes pour la relation d'emploi sont courantes. Ce que vous stockes concrètement doit être adapté à vos accords d'entreprise et à la protection des données. Toutes les informations n'ont pas leur place dans le dossier - respecte le principe de l'économie de données et clarifie les cas ouverts avec un conseil spécialisé.

Le dossier personnel se concentre sur le dossier de l'employé dans son ensemble ; la gestion des documents vous soutient dans le classement, les modèles et les validations de tous les documents. Dans la pratique, les deux s'imbriquent l'un dans l'autre : les documents arrivent structurés dans le dossier, tandis que les flux de travail et l'accès aux fichiers restent proprement réglés. Les RH restent ainsi efficaces, sans que les structures de dossiers ne se dispersent.

Ordio fonctionne avec un accès basé sur les rôles et les droits : les RH, les cadres et les collaborateurs ne voient que les domaines que vous autorises. Cela réduit le risque que des données confidentielles soient exposées par inadvertance. Configurez les rôles en fonction de vos responsabilités internes et vérifiez régulièrement les affectations, notamment en cas de changement d'équipe ou de limites de site.

Ordio traite les dossiers personnel selon le RGPD ; l'hébergement se fait en Allemagne (UE), y compris pour des équipes en Belgique ou au Luxembourg. Contrôles d'accès, chiffrement et rôles soutiennent vos obligations. Finalités, durées de conservation et effacement se valident avec votre DPO ou conseil, selon secteur et volume de données.

La loi n'impose pas à toutes les entreprises de disposer d'un dossier personnel entièrement numérique ; de nombreuses entreprises continuent d'utiliser le papier ou des formes mixtes, pour autant que les exigences en matière de preuve et de conservation soient remplies. Pour 2027, de nombreux employeurs ont des exigences plus strictes en ce qui concerne la mise à disposition numérique de certains documents relatifs au personnel et aux salaires - vous devrais clarifier les détails avec un conseil spécialisé. Ordio vous aide à structurer les documents et à les rendre accessibles

Grâce à la gestion automatique des délais et aux rappels, vous gardez plus facilement un œil sur les justificatifs et les délais qui expirent. Les documents et l'historique restent liés à la personne, ce qui facilite les audits et les demandes de renseignements. Ainsi, vous ne remplaces pas l'évaluation juridique des cas individuels, mais vous réduisez les oublis opérationnels et les suivis dans des listes de tableaux.

Oui. Vous utilises des questionnaires du personnel et des workflows d'onboarding personnalisables pour que les nouveaux collaborateurs soumettent des données et des documents sous forme numérique et que vous puisses voir le statut et l'exhaustivité. Cela réduit les demandes de précisions et assure une saisie cohérente des données par rapport aux formulaires papier. Si nécessaire, vous intègres des partenaires externes tels que des conseillers fiscaux, dans la mesure où cela est prévu dans votre processus.

Ordio facture sur la base du site ; vous trouveras les paquets et services actuels sur la page des prix. Le dossier personnel numérique fait partie de la plateforme RH intégrée, avec des fonctions telles que les documents et les flux de travail - vous ne comptabilises pas un dossier individuel isolé. Ainsi, le calcul des coûts reste transparent, sans barèmes cachés par utilisateur pour chaque document.

À propos de convenir de la démo, vous pouvez voir le dossier personnel numérique dans le contexte de la planification, des documents et de l'application. Pendant la phase de test, vous vérifiez si les rôles, le classement et l'onboarding sont adaptés à votre entreprise. Pour les questions relatives au produit, vous pouvez contacter l'équipe d'Ordio via les canaux de support habituels sur le site web - sans avoir besoin d'un "logiciel de support" séparé.