Modèle de checklist d'intégration gratuit pour Word, PDF et Excel

Avant le premier jour : DPAE, contrat et mutuelle. Le jour J : accès, visite d'accueil et présentation de l'équipe. Reliez la liste à la fiche employé. Une checklist d'intégration est une liste structurée pour ne rien oublier quand quelqu'un rejoint l'équipe, du contrat aux présentations de la première semaine. Un modèle de checklist d'intégration cohérent fait gagner du temps et offre la même expérience à chaque nouvelle recrue.

Une intégration solide améliore la rétention et le délai de montée en compétence. Un modèle Excel ou Google Sheets vous permet de standardiser tâches, responsables et échéances sans SIRH complet dès le premier jour.

Une intégration structurée s'étend sur plusieurs phases. Un modèle de checklist d'intégration doit couvrir la préparation avant le jour J jusqu'aux premiers mois.

Le modèle Ordio propose des tâches de départ par phase. Adaptez-les à votre secteur, par exemple présentation des shifts via la planification d'équipe en horeca, ou configuration du suivi du temps pour les équipes opérationnelles.

France : pensez aux déclarations d'entrée (DIMONA, affiliation URSSAF) et à la remise des documents obligatoires dans les délais. France : déclaration d'entrée auprès des organismes sociaux compétents.

• Tâche: par ex. signer le contrat, compléter la fiche employé, briefing sécurité
• Catégorie: RH, IT, accueil, formation, feedback
• Responsable: RH, manager, IT, parrain ou nouvelle recrue
• Échéance: date à laquelle la tâche doit être terminée
• Statut: ouvert, en cours, terminé

Associez la checklist à une fiche de poste pour aligner les attentes du rôle et les tâches d'intégration. Le fichier Ordio utilisez des listes déroulantes pour catégorie et statut. Une checklist d'intégration Excel convient aux équipes sans logiciel RH dédié, vous gardez la main et modifiez à tout moment.

Construisez votre checklist de façon méthodique :

1. Définir les phases: pré-intégration, premier jour, première semaine, premier mois, selon vos besoins.
2. Lister les tâches: rassemblez les étapes par phase (documents, accès, présentations, formation).
3. Assigner les responsables: RH, manager, IT, parrain.
4. Fixer les échéances: dates réalistes par rapport à la date d'entrée.
5. Utiliser le modèle: téléchargez la checklist Ordio et y collez vos tâches.
6. Améliorer: ajoutez ou retirez des points après chaque embauche selon les retours.

Le modèle fournit la structure, vous y ajoutez le contenu propre à votre entreprise.

Le modèle de checklist d'intégration Ordio est un fichier Excel gratuit avec guide, liste des collaborateurs, checklist et vue d'ensemble. Suivez les nouvelles recrues, les échéances et les tâches ouvertes au même endroit.

Vous bénéficiez de catégories prédéfinies, de listes de statut et d'une vue sur ce qui reste à faire. Téléchargement gratuit, la mise en page reste sobre pour vous concentrer sur l'essentiel.

Idéal pour: organisations d'environ 5 à 50 personnes qui veulent un processus sans suite RH lourde. Archivez les documents complétés dans les dossiers personnel Ordio. Combinez avec le suivi du temps Ordio lorsque vous avez besoin d'enregistrements d'heures après l'intégration.

Ordio + checklist: le suivi du temps et la planification couvrent le quotidien ; la checklist garantit que les nouvelles recrues obtiennent d'abord accès, formation et présentations.

Les trois premières lignes ont les échéances les plus strictes. Si l’une d’elles manque le premier jour, passez-la en rouge dans la vue d’ensemble.

La période d’essai, un jalon à suivre

La période d’essai et le délai de prévenance en cas de rupture sont encadrés par les articles L1221-19 à L1221-26 du Code du travail. Prévoyez dans la checklist un entretien avant la fin de l’essai : ce qui fonctionne, ce qui reste à apprendre, la décision. Notez la date et le résultat.

Erreurs fréquentes

• Réduire l’intégration au premier jour: beaucoup de nouveaux salariés décident dans les premières semaines s’ils restent.
• Pas de responsable par tâche: « RH/manager » signifie souvent personne. Indiquez un nom.
• Oublier les saisonniers et les extras: ils ont besoin des mêmes formalités, souvent plus vite.
• Laisser la checklist ouverte indéfiniment: clôturez-la après l’entretien de fin d’essai et classez-la dans le dossier du salarié.

Belgique

En Belgique, la Dimona IN remplace la DPAE et doit être faite au plus tard au début des prestations. Remettez une copie du règlement de travail à l’entrée en service. Pour un temps partiel ou un CDD, le contrat écrit doit exister au plus tard au début de l’exécution.

Pour le nouveau salarié

Demandez les informations essentielles de votre contrat si vous ne les avez pas reçues, et vérifiez votre premier bulletin de paie : nom, numéro de sécurité sociale, heures et taux horaire.

Télétravail et arrivée à distance

Envoyez l’ordinateur et les accès avant le premier jour, pour que la première matinée ne se passe pas à attendre des mots de passe. Planifiez une courte visioconférence avec chaque collègue clé pendant la première semaine et désignez un parrain ou une marraine pour les petites questions du quotidien. Les formalités légales restent les mêmes : la DPAE et le registre ne dépendent pas du lieu de travail.

Le point d’étape du premier mois

Prévoyez trente minutes avec le manager à la fin du premier mois, en suivant la checklist comme ordre du jour : ce qui va bien, les tâches encore ouvertes, l’aide nécessaire. Notez les réponses et donnez une copie au nouveau salarié. Classez ensuite la checklist dans son dossier.