Modèle de checklist de conformité pour Excel et Google Sheets

Une checklist de conformité est un classeur structuré qui vous aide à vérifier si vos pratiques RH, vos règles internes et votre organisation du travail correspondent aux obligations qui s'appliquent à votre entreprise en France. Vous parcourez des points de contrôle clairs (oui/non), consignez les constats et assignez des actions de suivi, sans repartir d'une feuille vierge.

Il s'agit d'un outil de planification, pas d'un avis juridique. Les règles varient selon le secteur, la convention collective et la taille de l'équipe. Le modèle Ordio propose des colonnes pour les exigences, le statut, les responsables et les échéances afin que vos audits internes restent organisés.

• Temps de travail: durée hebdomadaire (35 h de référence), repos, pauses (20 min après 6 h) et enregistrement des heures. ⚠
• Rémunération: SMIC et minima conventionnels, bulletins de paie, déclarations URSSAF/DSN.
• Santé et sécurité: DUERP, plan de prévention, formation et équipements.
• Égalité: non-discrimination en recrutement et gestion du personnel.
• Données personnelles: registre des traitements, droits des personnes, sécurité (RGPD).

Chaque entreprise a des spécificités. Complétez le modèle avec les points imposés par votre convention collective, puis validez avec votre partenaire RH ou juridique.

Points de contrôle typiques

Pas un avis juridique: le RGPD s'applique dans toute l'UE. Utilisez ce modèle pour la planification interne et impliquez votre DPO ou conseil pour les décisions contraignantes.

Utilisez le modèle Ordio pour mener un cycle d'audit reproductible :

1. Définir le périmètre: choisissez les thèmes, temps de travail, paie, bien-être au travail, vie privée, égalité de traitement.
2. Rédiger les points de contrôle: formulez des questions oui/non précises par thème.
3. Assigner les responsables: indiquez qui teste et qui valide les corrections.
4. Consigner les constats: notez les écarts avec des liens vers les preuves.
5. Planifier les actions: fixez des échéances et suivez le statut jusqu'à clôture.
6. Revoir chaque année: relancez après un changement de politique, d'effectif ou de réglementation.

Téléchargez la version gratuite Excel ou Google Sheets et adaptez les lignes à votre secteur.

Le modèle de checklist de conformité Ordio regroupe des points sur le temps de travail, la paie, le bien-être au travail et la protection des données dans un fichier Excel avec colonnes pour les constats et les actions. Téléchargement gratuit, compatible Google Sheets.

Idéal pour: équipes d'environ 5 à 50 personnes qui veulent un premier passage interne avant un audit externe. À mesure que vous grandissez, le suivi du temps Ordio et la planification d'équipe fournissent les données opérationnelles que votre checklist examine.

Opérations + checklist: des enregistrements de temps fiables facilitent les contrôles sur la rémunération. Utilisez la checklist pour vérifier les politiques ; utilisez Ordio pour capturer les shifts et les heures au quotidien.

Lors de l’audit trimestriel d’une brasserie, la gérante constate que deux extras n’ont pas reçu de bulletin de paie pour le mois de septembre. Voici comment le point est noté dans la checklist :

La dernière ligne compte : sans preuve, le point sera de nouveau ouvert au prochain contrôle.

Quelle fréquence pour quel contrôle ?

Erreurs fréquentes

• Cocher sans preuve: « oui » ne vaut rien si personne ne retrouve le document. Indiquez le nom du fichier dans la colonne preuve.
• Un seul responsable pour tout: la paie, la sécurité et le RGPD ne relèvent pas des mêmes personnes.
• Appliquer les valeurs françaises à un établissement belge: en Belgique, le SMIC français ne s’applique pas, la Dimona remplace la DPAE et le règlement de travail est obligatoire.
• Écraser l’audit précédent: enregistrez chaque contrôle dans une nouvelle copie. L’historique montre vos progrès en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf.

Hygiène alimentaire

En restauration, ajoutez les points issus du règlement (CE) 852/2004 : plan de maîtrise sanitaire, relevés de température, traçabilité. Ces documents sont souvent demandés lors d’un contrôle de la DDPP.

Pour les salariés

Deux points se vérifient facilement soi-même : le taux horaire du bulletin de paie est-il au moins égal au SMIC, et les heures supplémentaires y figurent-elles ? En cas d’écart, signalez-le par écrit au service paie.

Ajoutez une ligne pour les informations à porter à la connaissance des salariés : horaires de travail et repos (art. L3171-1), coordonnées de l’inspection du travail et du médecin du travail, consignes de sécurité. Dans une petite entreprise, ce sont souvent les premiers points relevés lors d’un contrôle, parce qu’ils se voient en entrant.

Avant chaque audit, relisez le précédent et vérifiez que chaque action ouverte a reçu une réponse. Un point reporté trois fois doit remonter à la direction.

Classez chaque audit terminé avec sa date et le nom de la personne qui l’a réalisé. En cas de contrôle, vous montrez ainsi non seulement l’état actuel, mais aussi les corrections apportées depuis. Conservez aussi les preuves associées.