Plan tygodniowy pracy – szablon za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Plan tygodniowy to najprostsza forma grafiku: siedem kolumn i lista osób na jednej stronie A4. Sprawdza się w małej kawiarni, sklepie z kilkoma osobami albo w biurze z dyżurami recepcji. W takich miejscach obsada zmienia się z tygodnia na tydzień, a cały plan powinien być widoczny na tablicy w zapleczu. Szablon drukuje się w poziomie i od razu sumuje godziny każdej osoby.

Jedna rzecz wymaga uwagi. Kodeks pracy wymaga, by rozkład czasu pracy obejmował co najmniej miesiąc albo cały okres rozliczeniowy, jeśli jest krótszy, i był przekazany co najmniej tydzień wcześniej (art. 129 § 3 KP). Plan tygodniowy jest więc wygodnym widokiem roboczym, ale nie zastępuje grafiku na cały okres. W praktyce przygotuj cztery kolejne tygodnie, zapisz je jako PDF i przekaż zespołowi przed początkiem miesiąca. Bieżący tydzień możesz potem wydrukować i powiesić.

Więcej: Kalkulator wymiaru czasu pracy.

• Tydzień to nie zawsze poniedziałek–niedziela. Normę przeciętnie 40 godzin rozlicza się w okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 KP). Pojedynczy tydzień z 44 godzinami jest dopuszczalny, jeśli inne tygodnie to zrównoważą. Szablon pokazuje sumę tygodnia i porównuje ją z wymiarem z arkusza „Pracownicy”.
• 35 godzin wolnego w każdym tygodniu. Odpoczynek tygodniowy obejmuje 11 godzin odpoczynku dobowego i co do zasady przypada w niedzielę (art. 133 KP). Jeśli ktoś pracuje w sobotę wieczorem i w poniedziałek rano, sprawdź, czy przerwa trwa co najmniej 35 godzin.
• Zmiana godziny rozpoczęcia w kolejnych dniach. Doba pracownicza to 24 godziny od rozpoczęcia pracy (art. 128 § 3 pkt 1 KP). Kto we wtorek zaczyna o 7:00, a w poniedziałek zaczął o 10:00, pracuje w tej samej dobie pracowniczej dłużej, niż wynika z planu. Szablon sprawdza 11 godzin odpoczynku między dniami.
• Święto w tygodniu obniża wymiar o 8 godzin (dla pełnego etatu). Kalendarz w szablonie oznacza święta na lata 2026–2028.

Plan tygodniowy szybko się zmienia: ktoś się zamienia, ktoś choruje. Żeby uniknąć sporów o to, która wersja obowiązywała, zapisuj każdą wersję jako PDF z datą w nazwie pliku. Na wydruku zaznacz ręcznie zmiany i podpisz je. Na koniec miesiąca godziny z planu nie zastępują ewidencji czasu pracy. Faktycznie przepracowany czas wpisz do karty ewidencji czasu pracy.

Jeśli planujesz zmiany poranne, popołudniowe i nocne, lepiej sprawdzi się grafik zmianowy. Plan na cały miesiąc z kosztami przygotujesz w grafiku pracy na 4 tygodnie.

Kawiarnia jest otwarta od 7:00 do 21:00. Zmiana R trwa 6:30–14:30, a zmiana P 13:00–21:30. Godzina wspólna przy lunchu to przekazanie zmiany. W planie tygodniowym widać od razu trzy rzeczy, których nie widać w grafiku na kartce:

• Odpoczynek. Osoba z P we wtorek (koniec 21:30) nie może zacząć R w środę o 6:30, bo przerwa wyniesie tylko 9 godzin zamiast 11 (art. 132 KP). Kolumna „Kontrola” zaznaczy środę.
• Przerwy. Zmiana 8-godzinna wymaga co najmniej 15 minut przerwy wliczanej do czasu pracy. Przy zmianie dłuższej niż 9 godzin potrzebna jest druga przerwa (art. 134 KP).
• Koszt tygodnia. „Przegląd kosztów” mnoży godziny przez stawki. Przy wszystkich osobach na stawce minimalnej 31,40 zł i 160 godzinach tygodniowo koszt wynosi 5024 zł brutto, bez składek pracodawcy.

Plan tygodniowy sprawdza normy w obrębie tygodnia. Przeciętne 40 godzin rozlicza się jednak w całym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 KP), a rozkład ma obejmować co najmniej miesiąc (art. 129 § 3 KP). Plan tygodniowy jest więc dobrym narzędziem roboczym na tablicę lub do wysłania zespołowi. Formalnym rozkładem w firmie powinien być grafik pracy na 4 tygodnie, z którego tydzień jest wycinkiem. Przy pracy na trzy zmiany z nocami lepszy jest grafik zmianowy.

Co pracownik powinien sprawdzić w otrzymanym planie

• Czy między końcem jednej zmiany a początkiem kolejnej jest co najmniej 11 godzin.
• Czy w tygodniu jest blok co najmniej 35 godzin wolnego, a przy zmianie pory pracy co najmniej 24 godziny.
• Czy za pracę w niedzielę wpisano dzień wolny w ciągu 6 dni przed nią lub po niej.
• Czy suma godzin zgadza się z etatem. Różnicę warto wyjaśnić od razu, a nie przy wypłacie.