Kwestionariusz osobowy – szablon za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Zakres danych w kwestionariuszu osobowym wyznacza art. 22¹ KP. Kwestionariusz dla pracownika obejmuje dwie grupy danych.

Od każdej osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 22¹ § 1 KP):

• imię (imiona) i nazwisko oraz datę urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez tę osobę,
• wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do pracy na danym stanowisku (art. 22¹ § 2 KP).

Przebieg zatrudnienia podaje się bez informacji o wynagrodzeniu w obecnej i poprzednich pracach.

Dodatkowo od pracownika (art. 22¹ § 3 KP):

• adres zamieszkania,
• numer PESEL, a gdy go brak, rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
• dane dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeśli pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień, np. z opieki nad dzieckiem,
• numer rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę do rąk własnych.

Innych danych pracodawca żąda tylko wtedy, gdy wynikają z konkretnego przepisu (art. 22¹ § 4 KP), np. danych potrzebnych do PIT-2 albo do zgłoszenia w ZUS.

Więcej: Onboarding pracownika: etapy.

Stare wzory kwestionariuszy wciąż krążą w sieci i zawierają pola, których dziś żądać nie wolno:

• imiona rodziców, nazwisko rodowe, stan cywilny, obywatelstwo – chyba że konkretny przepis wymaga tych danych, np. przy legalizacji zatrudnienia cudzoziemca,
• zdjęcie – można je przetwarzać tylko za zgodą (art. 22¹ᵃ KP), a brak zgody nie może szkodzić pracownikowi,
• dane o zdrowiu, wyznaniu czy karalności – dane szczególnych kategorii pracownik może przekazać tylko z własnej inicjatywy (art. 22¹ᵇ KP). Karalność sprawdza się wyłącznie tam, gdzie przewiduje to ustawa.

Szablon nie zawiera tych pól. Jeśli dodasz własne, sprawdź je z art. 22¹ i zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Ten szablon to kwestionariusz dla pracownika. Dla kandydata wystarczy krótszy formularz albo samo CV z klauzulą RODO.

Jak sprawdzić dane, zanim trafią do płac

Dane udostępnia się w formie oświadczenia pracownika, a pracodawca może żądać ich udokumentowania tylko w niezbędnym zakresie (art. 22¹ § 5 KP). W praktyce wystarczy okazanie dowodu osobistego. Kopia nie jest potrzebna. Arkusz „Kontrola” sprawdza sumę kontrolną PESEL i długość numeru rachunku (PL + 26 cyfr). Dzięki temu błąd w numerze konta wychodzi przed pierwszą wypłatą, a nie po zwrocie przelewu.

• PESEL z literówką. Arkusz liczy cyfrę kontrolną, więc zamiana dwóch cyfr miejscami jest od razu widoczna. Bez poprawnego PESEL zgłoszenie do ZUS wróci z błędem.
• Rachunek bez prefiksu PL lub z 27 znakami. Kontrola sprawdza format PL + 26 cyfr (28 znaków). Pozwala to uniknąć zwrotu przelewu przy pierwszej wypłacie.
• Brak PESEL u cudzoziemca. Wtedy trzeba wpisać rodzaj i numer dokumentu tożsamości, a przy obywatelach spoza UE również ważność zezwolenia na pracę. Arkusz ostrzeże, jeśli zezwolenie wygasło.
• Umowa terminowa bez daty końcowej lub z datą przed rozpoczęciem pracy.
• Brak potwierdzenia klauzuli RODO. Kwestionariusz zbiera dane osobowe, więc informacja z art. 13 RODO powinna zostać przekazana przy zbieraniu danych.

Danych dzieci i innych członków rodziny pracodawca może żądać wyłącznie wtedy, gdy pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień z prawa pracy (art. 22¹ § 3 pkt 3 KP), np. zwolnienia na opiekę nad dzieckiem. Nie wpisuj ich więc „na zapas” do każdego kwestionariusza. Lepiej mieć osobny formularz, który pracownik wypełnia, gdy składa wniosek o dane uprawnienie.

Przykład prawidłowego i błędnego pola:

Wykształcenie i przebieg zatrudnienia u pracownika

Jeśli przy rekrutacji nie było podstawy, by pytać o wykształcenie lub przebieg zatrudnienia, pracodawca może ich żądać od pracownika po zatrudnieniu (art. 22¹ § 3 pkt 4 KP). Ma to znaczenie np. dla ustalenia wymiaru urlopu: ukończona szkoła wlicza się do stażu.

Rachunek do wypłaty

Numer rachunku jest potrzebny, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę do rąk własnych (art. 22¹ § 3 pkt 5 KP). Zachowaj ten wniosek w aktach, bo bez niego wypłata gotówką jest wyjątkiem trudnym do wyjaśnienia przy kontroli.

Przechowywanie

Kwestionariusz kandydata trafia do części A akt osobowych, a dane zebrane przy nawiązaniu stosunku pracy do części B (§ 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP). Kwestionariusze kandydatów, których nie zatrudniono, usuń po zakończeniu rekrutacji, chyba że kandydat zgodził się na udział w przyszłych naborach.

Zmiana danych

Poproś pracownika, by zgłaszał zmianę adresu lub rachunku na piśmie albo e-mailem. Kadry wpisują datę zmiany w arkuszu, a stary wpis zostaje w historii.

Kandydat wypełnia krótką część przed rozmową, pracownik dodatkowe pola po podpisaniu umowy. Pracownik sam podpisuje oświadczenie o prawdziwości danych. Kadry sprawdzają dokumenty tylko w niezbędnym zakresie, np. dyplom przy wymaganych kwalifikacjach, i nie robią kopii dowodu osobistego „na wszelki wypadek”. Przed pierwszą wypłatą porównaj dane z kwestionariusza ze zgłoszeniem do ZUS: imię, nazwisko i PESEL muszą być identyczne.

Na koniec poproś pracownika o przeczytanie wpisanych danych na ekranie. Literówkę w numerze rachunku łatwiej poprawić przed przelewem niż po nim.

Bezpieczeństwo pliku

Kwestionariusz zawiera PESEL, adres i numer rachunku. Trzymaj plik w folderze dostępnym tylko dla kadr, nie wysyłaj go w otwartej grupie zespołu i nie drukuj kopii do szuflady kierownika. Jeśli pracownik wypełnia formularz zdalnie, wyślij go zaszyfrowanym plikiem lub przez system kadrowy, a hasło podaj innym kanałem, np. SMS-em. Po przeniesieniu danych do systemu płacowego usuń wersje robocze z poczty.

Kontrola raz w roku

Raz w roku wyślij pracownikom krótką prośbę o potwierdzenie danych kontaktowych i rachunku. Odpowiedź zapisz z datą w arkuszu. Starą wersję kwestionariusza usuń z obiegu, gdy wprowadzisz nową.

Kwestionariusz dla pracownika tymczasowego lub sezonowego

Zakres danych jest taki sam jak przy stałym zatrudnieniu. Nie skracaj go o PESEL czy rachunek, bo bez nich nie zgłosisz osoby do ZUS i nie wypłacisz wynagrodzenia.