Zaświadczenie o zatrudnieniu – wzór za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Zaświadczenie o zatrudnieniu (często: o zatrudnieniu i wynagrodzeniu) potwierdza, że dana osoba u Ciebie pracuje, na jakiej umowie i od kiedy, a często także ile zarabia. Najczęściej prosi o nie bank przy kredycie lub leasingu, wynajmujący mieszkanie, urząd przy świadczeniach albo konsulat przy wizie. Inaczej niż świadectwo pracy, zaświadczenie wydaje się w trakcie zatrudnienia i nie ma jednego ustawowego wzoru. Bank może wymagać własnego formularza. Wtedy wypełnia się formularz banku, a nie ogólny wzór.

Typowa treść zaświadczenia:

• dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP) i pracownika (imię, nazwisko, PESEL lub inny identyfikator tylko wtedy, gdy wymaga go odbiorca),
• rodzaj umowy, data zawarcia, czas trwania (nieokreślony lub do konkretnej daty) i stanowisko,
• informacja, czy pracownik jest w okresie wypowiedzenia,
• przeciętne wynagrodzenie brutto lub netto z ostatnich 3, 6 lub 12 miesięcy oraz informacja o zajęciach komorniczych,
• data, podpis i pieczęć osoby upoważnionej.

Szablon nie liczy wynagrodzenia i nie ma na nie pól. Jeśli odbiorca prosi o kwoty, przepisz je z listy płac do jego formularza albo dopisz w treści zaświadczenia.

Więcej: Kalkulator wynagrodzeń brutto-netto.

Dane osobowe: komu wolno wydać zaświadczenie

Zaświadczenie wydaje się pracownikowi na jego prośbę. To on przekazuje je dalej. Pracodawca nie powinien przesyłać danych o wynagrodzeniu bezpośrednio do banku czy wynajmującego bez wyraźnej prośby pracownika. Wpisuj tylko dane, których wymaga odbiorca (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Data urodzenia, adres czy informacje o zdrowiu zwykle nie są potrzebne.

Świadectwo pracy przygotujesz w osobnym wzorze świadectwa pracy. Ten szablon liczy też okres wypowiedzenia, termin wydania i wynagrodzenie z 12 miesięcy.

W arkuszu „Referencje” wybierz w polu „Rodzaj dokumentu” opcję „Zaświadczenie o zatrudnieniu”. Pola „Ocena pracy” i „Postawa / współpraca” zostaw puste. Zaświadczenie zawiera tylko fakty, więc kontrola „Treść pasuje do rodzaju” pokaże ⚠, jeśli są wypełnione. Zgoda pracownika jest sprawdzana tylko przy referencjach. Kontrola „Wymagane dane kompletne” wymaga jednak daty „Zatrudnienie do”. Przy umowie na czas nieokreślony wpisz tam datę wystawienia i zaznacz w treści, że zatrudnienie trwa.

W trybie „Referencje (opinia)” szablon przygotuje dobrowolną opinię o pracowniku. Zacznij od faktów: stanowiska, okresu i głównych zadań. Pisz konkretnie. „Układała grafik dla 14 osób i szkoliła nowych kelnerów” mówi więcej niż „sumienna i zaangażowana”. Unikaj zwrotów w rodzaju „starał się wykonywać obowiązki”, bo czytelnik odbierze je jako ukrytą krytykę. Kontrola „Brak dwuznacznych sformułowań” wyłapuje takie zapisy. Nie wspominaj o zdrowiu, ciąży, związkach zawodowych ani karach. Referencje wystawiaj za zgodą lub na prośbę pracownika.

Ten sam szablon posłuży do zaświadczeń dla różnych odbiorców. Różni się tylko zakres danych:

Banki mają często własne formularze. Kwoty wynagrodzenia przepisz z listy płac, bo szablon ich nie zawiera. Wydaj tylko te dane, o które prosi pracownik, bo zaświadczenie wystawia się na jego wniosek.

Kodeks pracy nie reguluje osobno zaświadczenia o zatrudnieniu ani terminu jego wydania. W praktyce warto przyjąć w firmie stały termin, np. 3 dni robocze od prośby, i zapisać go w regulaminie lub procedurze kadrowej. Bank często daje klientowi określony czas na dostarczenie dokumentu, więc pracownik doceni szybką odpowiedź.

Zaświadczenie można wydać na papierze z podpisem albo jako PDF podpisany elektronicznie, jeśli odbiorca to akceptuje. Zapytaj pracownika, czy bank lub urząd ma własny formularz. Wtedy wypełniasz go zamiast własnego wzoru.

Przykładowa treść

„Zaświadcza się, że Pan Jan Nowak, PESEL 900101XXXXX, jest zatrudniony w firmie Bistro Wisła sp. z o.o. od 1 marca 2022 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, w pełnym wymiarze czasu pracy, na stanowisku kucharza. Pracownik nie znajduje się w okresie wypowiedzenia. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z ostatnich 3 miesięcy wynosi … zł. Zaświadczenie wydaje się na prośbę pracownika w celu przedstawienia w banku.”

Czego nie wpisywać

• Informacji o zwolnieniach lekarskich, potrąceniach komorniczych czy urlopach, chyba że odbiorca tego wymaga, a pracownik się zgodził.
• Ocen pracy i opinii o pracowniku. Na to są referencje.
• Danych innych pracowników, np. przełożonego, jeśli nie są potrzebne.

Najczęstsze błędy

• Wynagrodzenie netto zamiast brutto albo odwrotnie, bez opisu.
• Brak informacji o rodzaju umowy, co bank zwraca do poprawki.
• Zaświadczenie starsze, niż akceptuje odbiorca. Zapytaj pracownika, z jakiej daty bank lub urząd go potrzebuje.
• Podpis osoby bez upoważnienia do reprezentowania firmy.

Rejestr wydanych zaświadczeń

Prowadź prosty rejestr: data, odbiorca, cel i osoba podpisująca. Kopię zaświadczenia zachowaj w dokumentacji kadrowej razem z rejestrem. Dzięki temu przy kolejnej prośbie wystarczy zaktualizować kwoty i datę.

Zaświadczenie dla byłego pracownika

Były pracownik może poprosić o potwierdzenie okresu zatrudnienia, np. do wniosku o kredyt w nowej pracy. Wtedy zwykle wystarczy świadectwo pracy. Jeśli potrzebuje dodatkowo wysokości dawnych zarobków, przygotuj zaświadczenie na podstawie dokumentacji płacowej i zaznacz, za jaki okres dotyczy. Pamiętaj o ostrożności przy przekazywaniu danych: wydaj dokument osobie, której dotyczy, a nie dzwoniącemu bankowi.

Pracodawca i pracownik: podział zadań

Pracownik podaje cel zaświadczenia i ewentualny formularz odbiorcy. Kadry wypełniają dane, a osoba upoważniona podpisuje dokument. Pracownik sam przekazuje zaświadczenie dalej.

Zaświadczenie dla pracownika na okresie próbnym

Bank może zapytać o rodzaj umowy. Przy umowie na okres próbny wpisz datę jej zakończenia i nie dodawaj obietnic co do kolejnej umowy, jeśli decyzja nie zapadła. Jeżeli nowa umowa jest już podpisana, możesz o niej wspomnieć z datą rozpoczęcia. Rzetelna informacja chroni obie strony przed sporem z bankiem.

Zaświadczenie dla urzędu

Urząd, np. przy świadczeniach rodzinnych, często ma własny wzór. Wypełnij go dokładnie według rubryk i nie dołączaj dodatkowych danych, o które urząd nie prosi.

Wpisz na zaświadczeniu miejscowość, datę, pieczęć firmy lub dane rejestrowe i imię i nazwisko osoby podpisującej z funkcją.

Wersje językowe

Bank zagraniczny lub urząd w innym kraju może poprosić o zaświadczenie po angielsku. Przygotuj tłumaczenie tych samych danych, bez dodatkowych informacji, i podpisz obie wersje. Sprawdź kwoty z listą płac.