Wniosek o urlop – szablon za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Kodeks pracy nie przewiduje jednego obowiązkowego wzoru wniosku o urlop wypoczynkowy. Pracodawca udziela urlopu zgodnie z planem urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 KP). W praktyce wniosek na piśmie lub w postaci elektronicznej jest najprostszym dowodem tego porozumienia. Dokumenty związane z ubieganiem się o urlop i korzystaniem z niego wchodzą do dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Przechowuje się je przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b KP). Szablon tworzy taki dokument z podpisem pracownika i decyzją przełożonego.

Inaczej jest przy urlopie bezpłatnym. Pracodawca może go udzielić tylko na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 174 § 1 KP).

Więcej: Kalkulator urlopu wypoczynkowego.

Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem. Te 4 dni pochodzą z puli 20 lub 26 dni, więc szablon odejmuje je od salda tak samo jak zwykły urlop.

Urlopu udziela się w dniach pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika, w wymiarze godzinowym odpowiadającym jego dobowemu wymiarowi (art. 154² § 1 KP). Szablon liczy dni robocze od poniedziałku do piątku i odejmuje święta wpisane w okresie. Przykład: urlop od 6 do 17 lipca 2026 r. to 10 dni roboczych, bo w tym okresie nie ma świąt. Jeśli pracownik pracuje w weekendy albo w zmiennym rozkładzie, policz dni ręcznie według grafiku. Kolumna „Kontrola” przypomina o tym.

Część dnia urlopu można udzielić tylko wtedy, gdy pozostała do wykorzystania część urlopu jest mniejsza niż pełny dzień pracy (art. 154² § 4 KP). Dlatego pole „połowy dni” ma sens tylko na końcu salda.

Przełożony może odmówić terminu, np. gdy koliduje on z planem urlopów lub zagraża normalnemu tokowi pracy. Pracodawca ma jednak obowiązek udzielić urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 KP). Niewykorzystany urlop trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 KP). Szablon wymaga więc przy odmowie krótkiego uzasadnienia i propozycji innego terminu. To ułatwia późniejsze wyjaśnienia, np. podczas kontroli PIP.

Pracownik może wycofać wniosek przed rozpoczęciem urlopu. W szablonie zmień decyzję i datę, zamiast usuwać wiersz. Przy planowaniu urlopów całego zespołu na rok skorzystaj z harmonogramu urlopów.

Przykład: wniosek na dwa tygodnie w sierpniu

Pracownik składa wniosek na 10–21 sierpnia 2026 r. To 10 dni roboczych, bo 15 sierpnia wypada w sobotę. Arkusz odejmuje 10 dni z salda. Okres obejmuje 12 kolejnych dni kalendarzowych, więc kontrola „Część urlopu ≥ 14 dni” pokaże ostrzeżenie. Wynika to z art. 162 KP: przy podziale urlopu co najmniej jedna część powinna trwać 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wystarczy dodać weekend przed albo po wniosku.

Osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy, w pierwszym roku nabywa urlop z upływem każdego miesiąca pracy, po 1/12 wymiaru rocznego (art. 153 § 1 KP). Przy 20 dniach to 1⅔ dnia za każdy miesiąc. Wniosek na tydzień urlopu w trzecim miesiącu pracy może więc przekraczać dostępne saldo. Arkusz pokazuje wtedy ostrzeżenie.

Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie (art. 154 § 2 KP). Na pół etatu to 10 dni rocznie, czyli 80 godzin przy 8-godzinnym dniu pełnego etatu.

Urlop na żądanie

Pracodawca musi udzielić na żądanie pracownika do 4 dni urlopu w roku, w terminie przez niego wskazanym. Żądanie zgłasza się najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167² KP). Te 4 dni są częścią zwykłego urlopu, a nie dodatkiem. W szablonie oznacz je osobnym rodzajem, by kontrolować limit.

Odwołanie z urlopu

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Musi wtedy pokryć koszty bezpośrednio z tym związane, np. zmianę biletu (art. 167 KP). Zapisz w arkuszu datę odwołania i przyczynę.

Przykładowe zapisy w polu „Uwagi”

• „Urlop na żądanie – zgłoszony telefonicznie 7.05, godz. 7:30.”
• „Zmiana terminu na prośbę pracownika, pierwotnie 3–7.08.”
• „Część 14 kolejnych dni – zrealizowana w lipcu.”

Urlop przy rozwiązaniu umowy

W okresie wypowiedzenia pracownik musi wykorzystać urlop, jeśli pracodawca mu go udzieli (art. 167¹ KP). Niewykorzystany urlop po ustaniu stosunku pracy zamienia się w ekwiwalent pieniężny (art. 171 KP). Dlatego przy wypowiedzeniu warto od razu sprawdzić saldo w szablonie.

Wniosek zatwierdza przełożony albo osoba wskazana w regulaminie pracy. Zatwierdzony wniosek przechowuje się w dokumentacji związanej z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy, a nie w aktach osobowych (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Jeśli w firmie nie ma planu urlopów, termin ustala się w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1¹ KP), więc podpisany wniosek jest najlepszym dowodem tego porozumienia.

Szybka kontrola przed zatwierdzeniem

Przełożony sprawdza trzy rzeczy: czy saldo wystarcza, czy w tym terminie nie ma zbyt wielu osób na urlopie i czy zastępstwo jest ustalone. Dopiero potem podpisuje wniosek. Odmowę warto uzasadnić i od razu zaproponować inny termin.

Urlop w okresach świątecznych

W handlu i gastronomii grudzień i wakacje to szczyt. Ustal w zespole jasną zasadę, np. „w grudniu najwyżej dwie osoby na urlopie jednocześnie”, i stosuj kolejność wpływu wniosków. Spisz tę zasadę w regulaminie lub w informacji dla zespołu, żeby nikt nie czuł się pominięty.

Wniosek złożony e-mailem

E-mail lub wiadomość w systemie kadrowym wystarczy, jeśli tak przyjęto w firmie. Ważne, by zostawał ślad: kto, kiedy i na jakie dni złożył wniosek oraz kto go zatwierdził.

Wnioski z całego roku zachowaj razem z kartą urlopową pracownika: przy rozliczeniu urlopu zaległego do 30 września szybko sprawdzisz, co zostało.

Urlop a grafik zmianowy

Dzień urlopu odpowiada liczbie godzin, które pracownik miał przepracować tego dnia według grafiku. Zmiana 10-godzinna to 10 godzin z salda, a nie 8. Ustal grafik na okres urlopu przed zatwierdzeniem wniosku. Przy odmowie zapisz nowy, uzgodniony termin.