Lista obecności – szablon za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Nie. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że listy obecności nie regulują przepisy powszechnie obowiązujące. Sposób potwierdzania obecności w pracy pracodawca może określić w regulaminie pracy. To od niego zależy, czy będzie to lista do podpisu, czytnik kart czy aplikacja. Obowiązkowa jest natomiast ewidencja czasu pracy (art. 149 § 1 KP). Lista obecności jej nie zastępuje.

W wielu firmach lista obecności nadal się przydaje: pokazuje kierownikowi zmiany, kto jest na miejscu, ułatwia ewidencję przy wejściach do zakładu i porządkuje dane przed zamknięciem miesiąca. Szablon łączy obie funkcje. Codzienne wpisy (status, wejście, wyjście, przerwa) dają godziny i wskaźnik obecności, które można przenieść do ewidencji.

Więcej: Absencja w pracy.

Od wejścia w życie RODO na liście obecności nie wpisuje się rodzaju nieobecności, np. „L4” czy „opieka nad dzieckiem”. Taką listę widzi zwykle cały zespół, a informacja o chorobie to dane o zdrowiu (art. 9 RODO). Pracodawca może je przetwarzać tylko w granicach art. 22¹ᵇ KP. W szablonie:

• arkusz „Obecność” zawiera ogólne statusy (obecny, nieobecny, urlop, choroba) i jest przeznaczony dla kadr, nie na tablicę,
• przy chorobie wybierasz tylko status, bez diagnozy i numeru zwolnienia,
• jeśli lista ma wisieć przy wejściu, wydrukuj tylko kolumny z nazwiskiem i podpisem, a statusy uzupełniaj w pliku.

Praca zdalna i kilka lokalizacji

Przy pracy zdalnej (art. 67¹⁸ KP) obowiązek ewidencji czasu pracy z art. 149 KP nadal obowiązuje. Lista obecności z podpisem „na miejscu” nie ma wtedy sensu. Wystarczy status „zdalnie” i godziny podane przez pracownika. Jeśli zespół pracuje w kilku sklepach lub restauracjach, prowadź jeden arkusz „Pracownicy” i dodaj kolumnę z lokalizacją w „Obecności”. „Podsumowanie” pokaże wtedy wskaźnik obecności dla każdej osoby w wybranym okresie.

„Podsumowanie” liczy dni według statusu i wskaźnik obecności w wybranym okresie. Przykład: 18 dni ze statusem „obecny” na 20 dni roboczych daje 90%. Wskaźnik pomaga planować obsadę, ale nie jest oceną pracownika. Nieobecność usprawiedliwiona, np. urlop czy zwolnienie lekarskie, nie może być podstawą do wyciągania negatywnych konsekwencji. Nie łącz wskaźnika z premią bez sprawdzenia regulaminu wynagradzania.

Limit dobowy w kontroli to domyślnie 13 godzin. Wynika on z 11 godzin odpoczynku w dobie pracowniczej (art. 132 KP). Wpisy powyżej limitu oznaczają zwykle pomyłkę przy wyjściu, np. brak wylogowania. Pełną ewidencję z wymiarem, nadgodzinami i kontrolą przerw prowadzisz w karcie ewidencji czasu pracy.

Sklep ma 5 osób na pełnym etacie, a listopad 2026 ma 20 dni roboczych (11 listopada jest świętem). Na koniec miesiąca „Podsumowanie” pokazuje na przykład:

Dla kierownika ważna jest nie sama liczba, ale jej rozkład: 5 dni urlopu osoby B i 3 dni choroby osoby C w tym samym tygodniu oznaczają dziurę w obsadzie. Przy ocenie pracownika te liczby nie mają znaczenia, bo urlop i zwolnienie to nieobecności usprawiedliwione.

Lista obecności dla zleceniobiorców

Przy umowie zlecenia lista obecności może być ustalonym w umowie sposobem potwierdzania liczby godzin (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Wtedy musi zawierać godziny, a nie tylko podpis. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przechowuje się 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c tej ustawy). Prowadź zleceniobiorców w osobnym pliku albo osobnej zakładce. Kontrole Kodeksu pracy, czyli przerwy i odpoczynek, ich nie dotyczą.

Najczęstsze błędy

• Podpis bez godzin, gdy lista ma służyć do rozliczenia godzin zlecenia.
• Wpisywanie „L4” lub powodu nieobecności na liście, którą widzi cały zespół.
• Jedna lista dla dwóch lokalizacji. Kto podpisał się rano w sklepie A, a po południu pracował w sklepie B, „znika” z obsady.
• Brak zamknięcia miesiąca. Lista ma sens dopiero wtedy, gdy ktoś porówna ją z ewidencją czasu pracy przed wypłatą.

Excel czy Arkusze Google?

Przy jednej lokalizacji i kierowniku, który zamyka miesiąc, wystarczy Excel na komputerze w biurze. Gdy listę uzupełnia kilka osób lub kilka sklepów, lepsze są Arkusze Google: zmiany widać od razu, a historia wersji pokazuje, kto co zmienił. Arkusz nie jest jednak systemem rejestracji wejść. Jeśli potrzebujesz odbicia czasu z telefonu, lepsza będzie aplikacja.

W gastronomii i handlu lista leży zwykle przy wejściu dla personelu. W placówkach opieki z pracą zmianową lepiej sprawdzają się osobne listy dla każdej zmiany, żeby nocna zmiana nie podpisywała się na liście z dnia poprzedniego.

Po zamknięciu miesiąca zapisz listę jako PDF z nazwą miesiąca. Wtedy łatwo ją odnaleźć, gdy kadry albo PIP zapytają o konkretny dzień.

Przechowuj listy razem z ewidencją czasu pracy.

Nową listę zakładaj pierwszego dnia miesiąca, a nie w połowie.