Wykaz godzin pracy – szablon w Excelu i Arkuszach Google

Wykaz godzin to miesięczne zestawienie przepracowanego czasu: dzień po dniu, z rodzajem dnia i sumą na koniec miesiąca. Najczęściej korzysta się z niego w dwóch sytuacjach:

1. Przy umowie zlecenia lub umowie o świadczenie usług. Za każdą godzinę należy się co najmniej minimalna stawka godzinowa: 31,40 zł brutto w 2026 r. i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 r. Strony muszą więc ustalić w umowie, jak potwierdzają liczbę godzin (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Jeśli tego nie ustalą, zleceniobiorca przedstawia informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (art. 8b ust. 2). Wykaz to gotowa forma takiej informacji.
2. Jako zestawienie dla pracownika na etacie. Pracownik może prowadzić własne zestawienie godzin, np. przy pracy zdalnej lub w kilku lokalizacjach, i porównać je z ewidencją pracodawcy. Wykaz nie zastępuje jednak ewidencji czasu pracy prowadzonej przez pracodawcę (art. 149 KP).

Więcej: Kalkulator czasu pracy.

Okres przechowywania zależy od rodzaju umowy:

Okres 3 lat dotyczy zleceniobiorców (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Dla pracowników na etacie ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej, którą przechowuje się 10 lat (art. 94 pkt 9b KP).

Rodzaje dni i reguły w kolumnach K–L

Każdemu dniu przypisujesz rodzaj: praca, urlop, choroba, święto lub inny. Dni pracy liczą się do godzin przepracowanych, a pozostałe pokazują, dlaczego danego dnia nie było pracy. Kolumna „Kontrola” sprawdza przerwy, 11 godzin odpoczynku między dniami i limit dobowy. Te reguły pochodzą z Kodeksu pracy (art. 132 i 134 KP) i mają sens przy umowie o pracę. Kodeks pracy nie obejmuje zleceniobiorców, więc reguły w kolumnach K–L możesz zmienić albo wyłączyć. Liczba godzin zostaje wtedy podstawą do rozliczenia stawki minimalnej.

• Ustal w umowie zlecenia, że wykaz godzin jest sposobem potwierdzania czasu, np. jako PDF przesłany e-mailem do 3. dnia następnego miesiąca. Spełnisz wtedy art. 8b ust. 1 bez dodatkowych formularzy.
• Przy kilku zleceniobiorcach wykonujących zlecenie wspólnie godziny potwierdza się dla każdej osoby osobno (art. 8b ust. 5). Prowadź osobny wykaz dla każdej osoby.
• Na koniec miesiąca wydrukuj „Podsumowanie”, podpisz je i porównaj sumę godzin z rachunkiem. Różnice wyjaśnij przed wypłatą.
• Do pełnej ewidencji pracowników etatowych z wymiarem, nadgodzinami i kontrolą Kodeksu pracy użyj karty ewidencji czasu pracy.

Przykład: wykaz zleceniobiorcy za listopad

Student na umowie zlecenia pracuje w barze w piątki i soboty. Za listopad 2026 wykaz wygląda tak:

Przy minimalnej stawce 31,40 zł brutto za godzinę wynagrodzenie za listopad nie może być niższe niż 56 × 31,40 zł = 1758,40 zł brutto. Jeśli umowa przewiduje ryczałt miesięczny, wykaz pokazuje, czy ryczałt nie spadł poniżej minimum. Jest to częsty problem w miesiącach z większą liczbą godzin.

Jeśli umowa zlecenia nie została zawarta na piśmie ani w formie elektronicznej lub dokumentowej, zleceniodawca musi przed rozpoczęciem pracy potwierdzić na piśmie lub w formie elektronicznej albo dokumentowej, jak będą potwierdzane godziny (art. 8b ust. 3). Wykaz z tego szablonu może być tym sposobem.

U pracownika na umowie o pracę wykaz godzin wspiera ewidencję czasu pracy, którą pracodawca prowadzi, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie. Pracownik może zażądać wglądu w tę ewidencję (art. 149 § 1 KP). Normy, z którymi porównujesz wykaz, to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym do 4 miesięcy (art. 129 § 1 KP). Godziny ponad normę to nadgodziny. Przysługuje za nie dodatek 50%, a w nocy, w niedziele i święta 100% (art. 151¹ KP). Zaznaczaj je w wykazie od razu, nie dopiero przy zamknięciu okresu rozliczeniowego.

Pracownicy z zadaniowym czasem pracy, kadra zarządzająca i osoby z ryczałtem za nadgodziny nie mają ewidencji godzin pracy (art. 149 § 2 KP). Dla nich wykaz jest tylko narzędziem pomocniczym.

Na koniec okresu rozliczeniowego porównaj sumę godzin z wykazu z nominałem. Różnica to godziny nadliczbowe albo niedopracowane.

Zapisz wynik w wykazie.