Plan urlopowy – szablon w Excelu i Arkuszach Google

Kodeks pracy zakłada, że urlopów udziela się zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 KP). Plan ustala pracodawca. Bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników i potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy. Planu nie trzeba ustalać w dwóch sytuacjach (art. 163 § 1¹ KP):

• działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę,
• u pracodawcy w ogóle nie działa zakładowa organizacja związkowa.

W obu przypadkach termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem. W wielu małych firmach plan urlopów nie jest więc formalnie wymagany. Mimo to warto go prowadzić, bo bez rocznego widoku trudno zauważyć, że w sierpniu połowa zespołu chce wolne w tym samym tygodniu. Plan nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 KP w związku z art. 167² KP).

Więcej: Kalkulator urlopu wypoczynkowego.

1. Zbierz wnioski do końca stycznia. Poproś każdą osobę o preferowane terminy, w tym jedną dłuższą część. Co najmniej jedna część urlopu powinna trwać 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 KP).
2. Wpisz wymiar i urlop zaległy. Domyślnie jest to 20 lub 26 dni (art. 154 KP). Zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku (art. 168 KP), więc zaplanuj go w pierwszej kolejności.
3. Sprawdź obsadę w kalendarzu. Wiersz „Nieobecni” pokazuje, ile osób jest jednocześnie na urlopie. Ustal z kierownikami, ile nieobecności dany dział może wytrzymać, i rozwiąż konflikty przed zatwierdzeniem planu.
4. Ogłoś plan i aktualizuj statusy. Zmiana terminu jest możliwa na wniosek pracownika z ważnych przyczyn albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 KP). W szablonie zmień status wpisu, zamiast go usuwać, żeby historia została w pliku.

• Staż a wykształcenie. Do stażu, od którego zależy 20 lub 26 dni, wlicza się okres nauki. Ukończenie szkoły wyższej liczy się jako 8 lat (art. 155 § 1 KP). Absolwent studiów z dwuletnim doświadczeniem ma więc zwykle już 26 dni.
• Pierwsza praca. W roku podjęcia pierwszej pracy urlop nabywa się z upływem każdego miesiąca w wymiarze 1/12 urlopu rocznego (art. 153 § 1 KP).
• Niepełny etat. Wymiar ustala się proporcjonalnie do etatu, a niepełny dzień zaokrągla się w górę (art. 154 § 2 KP). Przy pół etatu i 26 dniach to 13 dni.
• Godziny, a nie dni. Urlopu udziela się w dniach pracy, ale rozlicza w godzinach (art. 154² KP). Szablon liczy dni robocze bez weekendów i świąt. Jeśli w zespole są różne długości zmian, sprawdź saldo w godzinach w programie płacowym.

Harmonogram urlopów a wniosek urlopowy

Harmonogram pokazuje cały rok i cały zespół. Pojedynczy urlop i tak warto potwierdzić wnioskiem z decyzją przełożonego. Dokumenty związane z urlopem trafiają do części dokumentacji pracowniczej dotyczącej urlopów (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Do tego służy wniosek o urlop, który liczy dni robocze i saldo po wniosku.

Saldo w arkuszu jest liczone w dniach, dlatego wymiar dla osób na części etatu trzeba wpisać prawidłowo. Ustala się go proporcjonalnie do etatu, a niepełny dzień zaokrągla w górę (art. 154 § 2 KP):

Do stażu wlicza się też okresy nauki, np. ukończona szkoła wyższa, więc 26 dni przysługuje często wcześniej niż po 10 latach pracy.

• Urlop na żądanie. Do 4 dni w roku pracownik bierze w wybranym przez siebie terminie (art. 167² KP), dlatego nie wpisuje się ich do planu (art. 163 § 1 KP). Zostaw w saldzie te 4 dni jako rezerwę.
• Zaległy urlop. Dni niewykorzystane zgodnie z planem trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 KP). Jeśli w styczniu w kolumnie „pozostało” są dni z poprzedniego roku, zaplanuj je od razu na pierwsze trzy kwartały.