Grafik pracy – szablon w Excelu i Arkuszach Google

Grafik pracy (w Kodeksie pracy: rozkład czasu pracy) pokazuje, kto, kiedy i ile godzin pracuje. Jego długość nie jest dowolna. Normy dobowe i tygodniowe rozlicza się w przyjętym okresie rozliczeniowym, który może trwać do 4 miesięcy (art. 129 § 1 KP). Dlatego grafik na 4 tygodnie lub cały miesiąc jest w gastronomii, handlu i usługach najczęstszym wyborem. Taki plan obejmuje pełny okres, w którym wyrównuje się godziny, a dla pracowników jest dość przewidywalny.

Jeśli rozkład obejmuje krótszy okres niż okres rozliczeniowy, musi objąć co najmniej miesiąc. Pracownik dostaje go na piśmie lub elektronicznie najpóźniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w tym okresie (art. 129 § 3 KP). Szablon przypomina o tym w ostatnim kroku. Jeśli zamkniesz grafik w połowie poprzedniego miesiąca, zostaje czas na zamiany, zanim plan trafi do zespołu.

Więcej: Kalkulator wymiaru czasu pracy.

Przy czterotygodniowym planie łatwo przeoczyć błędy, które w jednym tygodniu byłyby od razu widoczne. Zanim wyślesz grafik, sprawdź te punkty:

• Wymiar czasu pracy w okresie. Suma godzin każdej osoby powinna odpowiadać jej etatowi. Przypadające w okresie święta obniżają wymiar, dlatego szablon zawiera kalendarz dni wolnych na lata 2026–2028, łącznie z Wigilią, która jest dniem wolnym od 2025 r.
• Przeciętnie 40 godzin tygodniowo i maksymalnie 48 z nadgodzinami. Pojedynczy tydzień może być dłuższy, ale średnia w okresie rozliczeniowym musi się zgadzać (art. 129 § 1 i art. 131 § 1 KP). Arkusz „Zgodność” pokazuje tygodnie ponad limit.
• Odpoczynek dobowy i tygodniowy. Między zmianami potrzeba co najmniej 11 godzin przerwy, a raz w tygodniu 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132–133 KP). Typowy błąd w grafiku miesięcznym to zmiana nocna na koniec tygodnia i poranna w poniedziałek.
• Niedziele i święta. Praca w te dni wymaga podstawy z art. 151⁹–151¹¹ KP i dnia wolnego w zamian. Szablon zlicza takie dni osobno.

Grafik miesięczny jest też planem kosztów. Arkusz „Przegląd kosztów” mnoży zaplanowane godziny przez stawki z arkusza „Pracownicy”. Pokazuje koszt na osobę i dział, a prognozę miesięczną liczy przelicznikiem 13/3 tygodnia. Kontrola płacy minimalnej porównuje stawki z wartością 31,40 zł brutto za godzinę obowiązującą w 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. stawka wynosi 32,30 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213), więc w grudniu zaktualizuj wartość w „Ustawieniach”. Dodatkowe koszty pracodawcy, takie jak składki ZUS, możesz uwzględnić w polu narzutu procentowego. Domyślnie jest ono ustawione na 0, bo stawka narzutu zależy od firmy.

W Ordio są trzy szablony do planowania pracy, oparte na tym samym silniku kontroli Kodeksu pracy. Różnią się horyzontem planowania:

Jeśli zespół liczy ponad 30 osób albo grafik często się zmienia, a pracownicy potrzebują go w telefonie, arkusz zaczyna przeszkadzać. Wtedy lepiej przejść na planowanie grafików w Ordio.

Wymiar czasu pracy w okresie liczy się według art. 130 KP: 40 godzin razy liczba pełnych tygodni plus 8 godzin za każdy pozostały dzień od poniedziałku do piątku. Każde święto, które nie wypada w niedzielę, obniża wymiar o 8 godzin.

Święto 26 grudnia wypada w sobotę, a mimo to obniża wymiar. Osoba na pełnym etacie musi więc w grudniu dostać dodatkowy dzień wolny w innym terminie. Przy etacie 3/4 wymiar w obu miesiącach wynosi 120 godzin. Jeśli suma godzin osoby w grafiku nie zgadza się z tymi liczbami, różnica to nadgodziny albo niedopracowanie.

Grafik w handlu i gastronomii: niedziele

W sklepach obowiązuje dodatkowo ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta (art. 151⁹ᵇ KP odsyła do niej wprost). Grafik w handlu ma więc mniej dni do obsadzenia, ale więcej pracy w soboty. W gastronomii praca w niedzielę jest dozwolona. Za każdą przepracowaną niedzielę trzeba jednak dać dzień wolny w ciągu 6 dni przed nią lub po niej, a za święto w okresie rozliczeniowym (art. 151¹¹ § 1 KP). Wpisz ten dzień od razu w grafiku, a nie dopiero po fakcie.