Wniosek o urlop rodzicielski – wzór za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Szablon obsługuje trzy wnioski, które pracownik składa pracodawcy. Każdy z nich ma inny termin i inny limit:

Urlopu macierzyńskiego (20 tygodni przy jednym dziecku, art. 180 § 1 KP) zwykle nie poprzedza osobny wniosek: przysługuje z mocy prawa po porodzie. Dlatego nie ma go na liście w szablonie.

Więcej: Urlop rodzicielski: wymiar i zasady.

Zakres danych we wnioskach o urlopy rodzicielskie określa rozporządzenie MRiPS z 8 maja 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 937). Szablon prowadzi przez te pola w arkuszu „Wniosek”. W praktyce wniosek zawiera:

• imię i nazwisko pracownika oraz dane dziecka (imię, nazwisko, data urodzenia),
• rodzaj urlopu oraz daty rozpoczęcia i zakończenia,
• informację o częściach już wykorzystanych przez siebie i drugiego rodzica, jeśli dotyczy,
• datę złożenia wniosku i podpis.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o urlop rodzicielski (art. 182¹ᵈ § 1 KP). Nie może więc odmówić z powodu terminu wygodnego dla firmy. Szablon sprawdza, czy zachowano 21 lub 7 dni, i podaje datę, do której trzeba złożyć wniosek.

• 9 tygodni jest nieprzenoszalnych. Jeśli jeden rodzic nie wykorzysta swoich 9 tygodni, przepadają. Drugi rodzic nie może ich przejąć. Zaplanuj je w rodzinie, zanim złożysz pierwszy wniosek.
• Części i daty graniczne. Urlop rodzicielski można podzielić na najwyżej 5 części. Ostatni możliwy dzień to 31 grudnia roku, w którym dziecko kończy 6 lat. Szablon porównuje datę końcową z tą granicą i ostrzega przy przekroczeniu.
• Łączenie z pracą. W trakcie urlopu rodzicielskiego można pracować u swojego pracodawcy w wymiarze nie wyższym niż połowa etatu, na wniosek złożony co najmniej 21 dni wcześniej (art. 182¹ᵉ KP). Urlopu udziela się wtedy na pozostałą część etatu, a jego wymiar wydłuża się proporcjonalnie. Szablon tego nie przelicza, więc taki układ ustal i opisz osobno.
• Ochrona zatrudnienia. Od złożenia wniosku do zakończenia urlopu pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę, poza wyjątkami z Kodeksu pracy (art. 177 i 186⁸ KP). Przy wniosku złożonym wcześniej ochrona zaczyna się 21 dni (urlop rodzicielski, wychowawczy) lub 7 dni (ojcowski) przed urlopem.

Informacje o zasiłku macierzyńskim za okres urlopu podaje ZUS. Szablon nie liczy świadczeń.

• Wniosek złożony po terminie. Arkusz liczy go od daty złożenia do pierwszego dnia urlopu.
• Więcej niż 5 części albo łączny wymiar obojga rodziców ponad 41 tygodni (43 przy porodzie mnogim). Kontrola „Wymiar nie przekracza limitu” to wyłapie, ale tylko wtedy, gdy wpiszesz też części drugiego rodzica.
• Przeniesienie na drugiego rodzica 9 tygodni przypisanych tylko jednemu z nich. Te tygodnie są nieprzenoszalne i przepadają, jeśli nie zostaną wykorzystane.
• Koniec urlopu po roku kalendarzowym, w którym dziecko kończy 6 lat. Kontrola granicy wieku to zgłosi.
• Brak decyzji pracodawcy na piśmie przy łączeniu urlopu z pracą w niepełnym wymiarze.

Urlop rodzicielski można łączyć z pracą u tego samego pracodawcy w wymiarze nie wyższym niż połowa etatu. Wniosek o podjęcie pracy składa się co najmniej 21 dni wcześniej. Pracodawca może odmówić tylko ze względu na organizację lub rodzaj pracy i podaje przyczynę w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku (art. 182¹e KP). W takim przypadku urlop wydłuża się proporcjonalnie (art. 182¹f KP).

„Na podstawie art. 182¹a Kodeksu pracy wnoszę o udzielenie urlopu rodzicielskiego w wymiarze 8 tygodni, w okresie od 2 marca do 26 kwietnia 2027 r., w związku z opieką nad dzieckiem Zofią Kowalską, urodzoną 10 listopada 2026 r. Jest to druga część urlopu. Drugi rodzic dziecka nie korzysta z urlopu rodzicielskiego w tym samym okresie.”

Data złożenia musi przypadać co najmniej 21 dni przed 2 marca, czyli najpóźniej 9 lutego 2027 r.

Obowiązki pracodawcy po otrzymaniu wniosku

Pracodawca udziela urlopu zgodnie z wnioskiem. Od dnia złożenia wniosku do końca urlopu nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach (art. 177 § 1 KP). Wniosek trafia do części B akt osobowych. Kadry od razu wpisują okres urlopu w grafiku i sprawdzają, czy wymiar części nie przekracza limitu.

Urlop ojcowski: osobny wniosek

Urlop ojcowski to do 2 tygodni, wykorzystane jednorazowo lub w 2 częściach po co najmniej tydzień, do ukończenia przez dziecko 12 miesięcy (art. 182³ KP). Wniosek składa się co najmniej 7 dni przed urlopem. Nie myl go z 9 tygodniami urlopu rodzicielskiego zastrzeżonymi dla każdego z rodziców.

Urlop wychowawczy a praca

W czasie urlopu wychowawczego można podjąć pracę zarobkową, także u innego pracodawcy, jeśli nie wyłącza to osobistej opieki nad dzieckiem (art. 186² § 1 KP).

Najczęstsze pytania w gastronomii i handlu

Przy pracy zmianowej warto we wniosku podać daty kalendarzowe, a nie liczbę dni roboczych. Ułatwia to planowanie grafiku. Jeśli chcesz wrócić wcześniej, porozmawiaj z pracodawcą odpowiednio wcześniej, bo zmiana planu wpływa na grafik całego zespołu.

Zmiana planu

Plany się zmieniają. Jeśli chcesz przesunąć kolejną część urlopu, złóż nowy wniosek z zachowaniem terminu 21 dni. Zapisz w arkuszu, która część została już wykorzystana.

Gdy oboje rodzice pracują w tej samej firmie

Każdy składa osobny wniosek, a kadry sprawdzają, czy łączny wymiar urlopów obojga nie przekracza limitu. Okresy mogą się pokrywać, ale wtedy wykorzystujecie wspólną pulę szybciej. Zapisz w arkuszu wymiar wykorzystany przez każdego z rodziców.

Kopia dla pracownika

Poproś o potwierdzenie przyjęcia wniosku z datą, np. podpis na kopii albo e-mail z kadr. Data złożenia ma znaczenie dla terminu 21 dni i dla ochrony przed wypowiedzeniem.

Zachowaj odpis aktu urodzenia dziecka lub inny dokument wymagany przez pracodawcę razem z wnioskiem, bo kadry mogą go potrzebować do wypłaty zasiłku.

Powrót do pracy

Po urlopie rodzicielskim pracodawca dopuszcza pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a gdy to niemożliwe – na równorzędnym. Ustal z przełożonym datę powrotu i grafik na pierwszy tydzień.

Daty wpisuj w formacie dzień, miesiąc, rok.