Wypowiedzenie umowy o pracę – wzór za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Wypowiedzenie to jednostronne oświadczenie woli. Umowa rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia, także bez zgody drugiej strony. Kodeks pracy stawia mu kilka wymogów, które różnią się w zależności od tego, kto wypowiada:

Przyczyna podana przez pracodawcę musi być konkretna i prawdziwa. Ogólniki w rodzaju „utrata zaufania” bez opisu zdarzeń to częsta podstawa przegranych spraw w sądzie. Pracownik ma 21 dni od doręczenia pisma na odwołanie do sądu pracy (art. 264 § 1 KP). Ten termin musi być podany w pouczeniu.

Więcej: Kalkulator stażu pracy.

Przy umowie na czas nieokreślony i określony okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy (art. 36 § 1 KP):

• 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata.

Przy umowie na okres próbny to 3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie (art. 34 KP). Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach ostatniego dnia miesiąca (art. 30 § 2¹ KP).

Przykład: pracownik zatrudniony od 1 marca 2024 r. składa wypowiedzenie 14 października 2026 r. Staż wynosi ponad 6 miesięcy, ale mniej niż 3 lata, więc okres to 1 miesiąc. Liczy się go od 1 listopada, a umowa rozwiązuje się 30 listopada 2026 r. Staż liczy się na dzień rozwiązania umowy, więc przy granicy 6 miesięcy lub 3 lat sprawdź, czy próg nie zostanie przekroczony w trakcie wypowiedzenia. Szablon pokazuje najwcześniejszy dopuszczalny koniec.

Okres wypowiedzenia biegnie od doręczenia, a nie od daty na piśmie. Najpewniejsze sposoby:

• wręczenie osobiste z podpisem i datą odbioru na kopii,
• list polecony za potwierdzeniem odbioru,
• przy pracodawcy: wręczenie w obecności świadka, gdy pracownik odmawia przyjęcia. Odmowa nie wstrzymuje skutku, jeśli pracownik mógł zapoznać się z treścią.

Wypowiedzenie przesłane zwykłym e-mailem nie spełnia formy pisemnej. Forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest jej równoważna.

Ochrona przed wypowiedzeniem obejmuje m.in. okres ciąży i urlopu macierzyńskiego, okres od złożenia wniosku o urlop rodzicielski, ojcowski lub wychowawczy do końca tego urlopu (art. 177, 186⁸ KP). Obejmuje też urlop i inną usprawiedliwioną nieobecność, zanim upłynie okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 41 KP). Przed wysłaniem pisma sprawdź, czy pracownik nie jest w takim okresie.

Zamiast wypowiedzenia strony mogą rozwiązać umowę na mocy porozumienia (art. 30 § 1 pkt 1 KP), w dowolnym terminie. Po zakończeniu pracy wydaj świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy (art. 97 § 1 KP).

Pismo pracodawcy powinno wskazywać przyczynę wypowiedzenia, zarówno przy umowie na czas nieokreślony, jak i określony (art. 30 § 4 KP), oraz zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP). Termin na odwołanie wynosi 21 dni od doręczenia pisma (art. 264 § 1 KP).

Słaba przyczyna: „utrata zaufania”.

Lepsza: „Trzykrotne spóźnienie na zmianę otwierającą lokal (12.08, 26.08 i 9.09.2026), mimo pisemnego upomnienia z 15.08.2026, co spowodowało opóźnione otwarcie sali dla gości.”

Przyczyna ma być konkretna i prawdziwa. Sąd ocenia tę przyczynę, którą podano w piśmie.

Wypowiedzenie przez pracownika

Pracownik nie musi podawać przyczyny. Wystarczy oświadczenie na piśmie z datą, podpisem i wskazaniem umowy. Przykład: „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą 1 czerwca 2024 r. z zachowaniem okresu wypowiedzenia.” Możesz zaproponować rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w innym terminie, ale pracodawca nie musi się na nie zgodzić.

Związki zawodowe

Jeśli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca przed wypowiedzeniem zawiadamia ją na piśmie o zamiarze i przyczynie. Organizacja ma 5 dni na zgłoszenie zastrzeżeń (art. 38 KP).

• Zwolnienie z obowiązku pracy: pracodawca może zwolnić pracownika ze świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, z zachowaniem wynagrodzenia (art. 36² KP).
• Dni na szukanie pracy: przy wypowiedzeniu przez pracodawcę pracownik ma 2 dni robocze (okres 2-tygodniowy lub miesięczny) albo 3 dni (okres 3-miesięczny) płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy (art. 37 KP).
• Urlop: pracodawca może udzielić zaległego i bieżącego urlopu w okresie wypowiedzenia, a pracownik musi go wykorzystać (art. 167¹ KP).
• Skrócenie okresu: przy likwidacji, upadłości lub innych przyczynach niedotyczących pracowników 3-miesięczny okres można skrócić do 1 miesiąca, z odszkodowaniem za pozostałą część (art. 36¹ KP).

Po zakończeniu umowy

W ostatnim dniu pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy (art. 97 § 1 KP), rozlicza wynagrodzenie i ewentualny ekwiwalent za urlop. Kopię wypowiedzenia z potwierdzeniem odbioru przechowuje się w części C akt osobowych.

Najczęstsze błędy

• Pismo bez daty doręczenia, więc nie wiadomo, kiedy zaczął biec okres.
• Okres wypowiedzenia liczony od dnia doręczenia, a nie do soboty lub końca miesiąca.
• Brak pouczenia o odwołaniu do sądu pracy.
• Wypowiedzenie wręczone w czasie ochrony, np. w ciąży.

Doręczenie, gdy pracownik nie przychodzi do pracy

Wyślij pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres z akt. Jeśli adresat nie odbierze przesyłki, ważna jest data awizo i przepisy o doręczeniu. Zachowaj kopertę i potwierdzenie nadania w aktach.

Rozmowa przy wręczeniu

Wręcz pismo w spokojnym miejscu, bez innych pracowników. Wyjaśnij krótko przyczynę, termin rozwiązania umowy i sprawy do rozliczenia: urlop, odzież robocza, klucze. Druga osoba ze strony pracodawcy może być świadkiem odbioru. Zachowaj kopię pisma z podpisem pracownika. Sprawdź przed wręczeniem, czy pracownik nie jest pod ochroną. Podpisz pismo odręcznie.

Czy można cofnąć wypowiedzenie?

Wypowiedzenie jest złożone z chwilą, gdy dotarło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Jednostronnie można je odwołać tylko wtedy, gdy odwołanie dotrze najpóźniej razem z wypowiedzeniem (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 KP). Później cofnięcie wypowiedzenia wymaga zgody drugiej strony. Taką zgodę warto potwierdzić na piśmie.