Świadectwo pracy – wzór za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Pod hasłem „świadectwo pracy” kryją się w praktyce dwa dokumenty o innym charakterze prawnym:

Ten szablon zbiera dane do świadectwa pracy: okres i wymiar zatrudnienia, stanowisko, sposób rozwiązania umowy z podstawą prawną, urlop wykorzystany w roku ustania i datę wydania. Samo świadectwo wystawiasz na wzorze z rozporządzenia; pomocniczy wzór i objaśnienia są na gov.pl. Referencje to osobny, dobrowolny dokument. Przygotujesz je we wzorze zaświadczenia o zatrudnieniu, który ma tryb „Referencje”.

Więcej: Kalkulator ekwiwalentu za urlop.

Pracodawca wydaje świadectwo w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, w ciągu 7 kolejnych dni wysyła je pocztą albo doręcza w inny sposób (art. 97 § 1 KP). Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od rozliczenia się pracownika, np. ze zwrotu sprzętu (art. 97 § 1³ KP). Rozporządzenie wymienia, co musi się znaleźć w świadectwie (§ 2). Najważniejsze pozycje to:

• okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy,
• rodzaj pracy lub zajmowane stanowiska,
• tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy, a przy wypowiedzeniu: kto wypowiedział,
• urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku ustania zatrudnienia,
• wykorzystany urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy z podstawą prawną,
• informacja o zajęciu wynagrodzenia, jeśli występuje.

Na żądanie pracownika w świadectwie podaje się też wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje (art. 97 § 2 KP).

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić do pracodawcy o jego sprostowanie. Jeśli pracodawca odmówi, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie można wnieść sprawę do sądu pracy (art. 97 § 2¹ KP). Za niewydanie świadectwa w terminie lub wydanie niewłaściwego pracownikowi przysługuje odszkodowanie. Jego wysokość to wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, najwyżej za 6 tygodni (art. 99 KP).

W świadectwie podajesz tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy, a przy wypowiedzeniu także stronę, która wypowiedziała umowę (§ 2 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia). Datę końca wyznacza okres wypowiedzenia. Przy umowie na czas określony i nieokreślony zależy on od stażu u pracodawcy: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc po co najmniej 6 miesiącach, 3 miesiące po co najmniej 3 latach (art. 36 § 1 KP). Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach ostatniego dnia miesiąca (art. 30 § 2¹ KP).

Arkusz „Świadectwo” liczy najwcześniejszy koniec umowy z daty złożenia wypowiedzenia i długości okresu. W przykładzie wypowiedzenie złożono 15 czerwca 2026 r. z 3-miesięcznym okresem, więc umowa kończy się 30 września 2026 r. Jeśli wpiszesz wcześniejszą datę „Do”, „Kontrola” pokaże ⚠. Gdy pracodawca skrócił okres wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 KP, w świadectwie podaje się też okres, za który przysługuje odszkodowanie (§ 2 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia).

Świadectwo zawiera urlop wypoczynkowy przysługujący w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystany w tym roku (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia). Szablon ma pole na dni wykorzystane; wymiar przysługujący dopisz w świadectwie. Za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania umowy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 KP), wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia (art. 171 § 4 KP).

Wysokość i składniki wynagrodzenia wpisuje się do świadectwa tylko na żądanie pracownika (art. 97 § 2 KP). Arkusz „Wynagrodzenie 12 mies.” zbiera kwoty brutto i godziny z ostatnich miesięcy, sumuje je i oznacza ⚠ miesiące spoza okresu zatrudnienia. Kontrola „Miesiące wynagrodzenia kompletne” sprawdza, czy wpisano 12 miesięcy, a przy krótszym stażu wszystkie miesiące zatrudnienia. Te same dane przydadzą się, gdy były pracownik poprosi o zaświadczenie o zarobkach.

Termin wydania w praktyce: przykład

Umowa kończy się w piątek 30 października 2026 r. Świadectwo pracy trzeba wydać tego dnia, chyba że pracodawca zamierza zatrudnić tę osobę ponownie w ciągu 7 dni. Jeśli osobiste wydanie jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca wysyła świadectwo pocztą lub doręcza je w inny sposób w ciągu kolejnych 7 dni (art. 97 § 1 KP).

Kiedy świadectwa nie wydaje się od razu

Jeśli pracodawca zatrudnia tę samą osobę ponownie w ciągu 7 dni od końca poprzedniej umowy, świadectwo pracy wydaje tylko na wniosek pracownika (art. 97 § 1¹ KP). Wniosek można złożyć w każdym czasie, w postaci papierowej lub elektronicznej. W innych przypadkach świadectwo obejmuje wszystkie okresy, za które dotąd go nie wydano.

Co grozi za spóźnienie

Pracownik może żądać naprawienia szkody, jeśli świadectwo wydano po terminie albo z błędami. Odszkodowanie wynosi wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej niż 6 tygodni (art. 99 KP). Niewydanie świadectwa w terminie jest też wykroczeniem z grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 KP).

Odbiór i archiwizacja

Wręczając świadectwo, poproś o podpis z datą na kopii. Kopia trafia do części C akt osobowych i jest przechowywana wraz z dokumentacją pracowniczą przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP). Świadectwo wysłane pocztą nadaj listem poleconym i zachowaj potwierdzenie nadania.

Sprostowanie w praktyce

Wniosek o sprostowanie złóż na piśmie i wskaż konkretny błąd, np. zły wymiar etatu albo pominięty okres urlopu bezpłatnego. Pracodawca odpowiada pisemnie. Poprawione świadectwo wydaje się jako nowy dokument.

Świadectwo a referencje: kiedy wydać oba

Pracownik może poprosić o referencje przy odejściu. Napisz je po świadectwie, na osobnym papierze firmowym, i uzgodnij z pracownikiem ich treść, zwłaszcza zakres danych. Referencje podpisuje przełożony, który znał pracę danej osoby. Świadectwo podpisuje osoba upoważniona do działania w imieniu pracodawcy.

Przed wręczeniem

Porównaj dane w świadectwie z aktami: daty, wymiar etatu, stanowiska i wykorzystany urlop. Jeden błąd oznacza wniosek o sprostowanie i ponowne wydanie dokumentu. Zachowaj potwierdzenie odbioru. Wydaj świadectwo w ostatnim dniu pracy, a nie po wypłacie.