Checklista compliance HR – szablon w Excelu i Arkuszach Google

Checklista compliance HR to wewnętrzny przegląd, a nie dokument wymagany przepisami. Jej celem jest znalezienie uchybień, zanim zrobi to inspektor Państwowej Inspekcji Pracy. Najwięcej problemów pojawia się w kilku powtarzalnych obszarach: czas pracy, wynagrodzenie, dokumentacja i BHP. Szablon grupuje punkty według tych obszarów, nadaje każdemu status i liczy wskaźnik zgodności, czyli udział punktów „OK” wśród wszystkich ocenionych.

Przed pierwszym audytem ustal zakres. Najlepiej objąć jeden zakład lub jeden dział i okres ostatnich 3–6 miesięcy. Wtedy łatwo sprawdzić konkretne karty ewidencji, listy płac i grafiki, zamiast oceniać firmę „ogólnie”.

Więcej: Doba pracownicza.

Czas pracy

• Odpoczynek dobowy 11 godzin i tygodniowy 35 godzin (art. 132–133 KP) oraz przerwy: 15 minut przy co najmniej 6 godzinach pracy i kolejne przy ponad 9 i ponad 16 godzinach (art. 134 KP).
• Nadgodziny z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy: najwyżej 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że układ zbiorowy, regulamin lub umowa przewiduje inny limit (art. 151 § 3–4 KP).
• Ewidencja czasu pracy prowadzona dla każdego pracownika i udostępniana mu na żądanie (art. 149 KP).

Wynagrodzenie

• Płaca minimalna w 2026 r. to 4806 zł brutto za pełny etat i 31,40 zł za godzinę przy umowach zlecenia (Dz.U. 2025 poz. 1242). Od 1 stycznia 2027 r. stawki wynoszą 4950 zł i 32,30 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213).
• Wypłata najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 § 2 KP).

Zatrudnienie i rekrutacja

• Informacja o warunkach zatrudnienia przekazana najpóźniej 7 dni od dopuszczenia do pracy (art. 29 § 3 KP).
• Od 24 grudnia 2025 r. kandydat otrzymuje informację o wynagrodzeniu lub jego przedziale: w ogłoszeniu, przed rozmową albo przed zawarciem umowy (art. 18³ᶜᵃ KP).

BHP

• Aktualna ocena ryzyka zawodowego (art. 226 KP), szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy i szkolenia okresowe (art. 237³ § 2 KP).

Status „uchybienie” bez działania to tylko notatka. W szablonie każde uchybienie i każdy punkt krytyczny wymaga opisu ustalenia, działania naprawczego, osoby odpowiedzialnej i terminu. Kolumna „Kontrola” oznacza punkty bez działania i przekroczone terminy. Kontrola „Wskaźnik zgodności ≥ 90%” podpowiada, kiedy wynik jest zadowalający, ale nie jest to próg ustawowy. Jedno krytyczne uchybienie, np. brak ewidencji czasu pracy, waży więcej niż wynik procentowy.

Dobre praktyki:

• Opisuj ustalenia faktami: „brak 11 h odpoczynku u 3 osób w tygodniu 12–18.10”, a nie „problemy z grafikiem”.
• Przechowuj dowody, np. wydruki i zrzuty, osobno od checklisty i bez danych osobowych w opisie. Szablon zawiera dane osobowe, więc udostępniaj go tylko osobom, które go potrzebują.
• Powtórz audyt po terminach działań, a pełny przegląd rób co najmniej raz w roku i po każdej zmianie przepisów.

Gdzie szukać aktualnych wytycznych

Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy znajdziesz poradniki i listy kontrolne, z których korzystają inspektorzy. Warto porównać z nimi własne punkty. Akty prawne w aktualnym brzmieniu publikuje Internetowy System Aktów Prawnych Sejmu (ISAP). W szablonie linki do źródeł są w arkuszu „Podstawa prawna”.

Przykład wpisu, z którego wynika działanie

Ustalenie bez właściciela i terminu wraca w kolejnym audycie. Tak wygląda wiersz, który spełnia kontrolę „Krytyczne mają działanie i termin”:

Część punktów checklisty dotyczy tylko firm określonej wielkości. Warto je wpisać z progiem, żeby audytor nie zaznaczał „uchybienia” tam, gdzie obowiązku nie ma:

Liczbę pracowników sprawdzaj na dzień audytu. Sieć kawiarni, która w sezonie przekroczyła 50 osób na umowach o pracę, ma już obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, nawet jeśli zimą zatrudnia mniej.

• Informacja o warunkach zatrudnienia wręczona po miesiącu, a nie w ciągu 7 dni. Rozwiązanie: dołączyć gotowy wzór informacji do teczki nowej osoby i odhaczać go w checkliście onboardingu.
• Urlop zaległy z poprzedniego roku niewykorzystany do 30 września (art. 168 KP). W arkuszu urlopów zaznacz te osoby już w lipcu.
• Szkolenie okresowe BHP po terminie, bo nikt nie pilnował dat. Dodaj kolumnę „następny termin” przy każdym pracowniku.
• Świadectwa pracy wydane po terminie. Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 KP).

Po audycie: kto co robi

Osoba prowadząca audyt nie musi sama usuwać uchybień. Jej zadaniem jest rzetelny opis i przypisanie działania. Właściciel działania odpowiada za termin, a zarząd lub właściciel firmy zatwierdza listę i sprawdza postęp. Zapisuj w arkuszu datę zamknięcia każdego punktu i krótki dowód, np. „karta szkolenia w aktach, część B”. Przy kolejnym audycie zacznij od punktów, które ostatnio były krytyczne.

Jak często robić audyt

Pełny przegląd raz w roku wystarcza większości małych firm. Część punktów warto jednak sprawdzać częściej: ewidencję czasu pracy i odpoczynki co miesiąc przy zamknięciu listy płac, terminy badań okresowych i szkoleń BHP co kwartał. W sezonie, gdy przychodzi dużo nowych osób, dodaj krótką kontrolę teczek nowych pracowników po pierwszym miesiącu. Każdy audyt zapisuj jako nową kartę w pliku, z datą i nazwiskiem audytora, a nie nadpisuj poprzedniej.

Ocena „zgodne” bez dowodu nie przekona inspektora. Przy każdym punkcie wpisz, co sprawdziłeś: „ewidencja czasu pracy za wrzesień, 12 osób, bez naruszeń odpoczynku” albo „karty szkoleń BHP: 18 z 18 aktualnych”. Sprawdzaj próbkę dokumentów, a nie tylko pytaj kierownika, czy wszystko jest w porządku. Przy dużych zespołach wystarczy losowo wybrać kilka teczek z każdego działu.

Wyniki audytu omów krótko z kierownikami zmian, bo to oni najczęściej usuwają uchybienia w grafiku i ewidencji. Zachowaj wszystkie karty audytu.