Checklista onboardingu – szablon za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Część zadań onboardingowych to nie dobra praktyka, tylko obowiązek z konkretnym terminem. Warto je ułożyć według dnia rozpoczęcia pracy, bo wtedy od razu widać, co jest pilne:

Szablon wpisuje te zadania z ujemną liczbą dni dla czynności przed startem, np. „−1” dla badań. Po wpisaniu daty rozpoczęcia każde zadanie dostaje konkretną datę.

Więcej: Onboarding pracownika: etapy.

Umowa na okres próbny trwa najwyżej 3 miesiące (art. 25 § 2 KP). Krótsze limity obowiązują, jeśli później ma być zawarta umowa na czas określony: 1 miesiąc przy umowie krótszej niż 6 miesięcy, 2 miesiące przy umowie od 6 do 12 miesięcy (art. 25 § 2² KP). Szablon kończy listę na końcu okresu próbnego, bo wtedy zapada decyzja o dalszej współpracy. Zaplanuj w tym czasie co najmniej dwie rozmowy: po pierwszym miesiącu i około dwóch tygodni przed końcem okresu próbnego. Przy 3-miesięcznym okresie próbnym wypowiedzenie wynosi 2 tygodnie (art. 34 KP), więc decyzję trzeba podjąć wcześniej.

• Zakres obowiązków. Pracodawca ma obowiązek zapoznać nową osobę z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy (art. 94 pkt 1 KP). Wręcz opis stanowiska i poproś o podpis.
• Regulamin pracy i wynagradzania. Potwierdź, że pracownik je otrzymał. W regulaminie pracy jest m.in. pora nocna i termin wypłaty wynagrodzenia.
• Dostęp i sprzęt. Konta, klucze, odzież robocza i środki ochrony indywidualnej. Przy pracy zdalnej to pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy (art. 67²⁴ § 1 KP).
• Osoba prowadząca (buddy). Jedna osoba, do której nowy pracownik może przyjść z każdym pytaniem, skraca wdrożenie bardziej niż kolejne szkolenia.

Checklista jako dokument w aktach

Dokumenty z onboardingu, np. potwierdzenie szkolenia BHP i orzeczenie lekarskie, trafiają do akt osobowych. Sama checklista jest narzędziem roboczym. Zawiera dane osobowe, więc przechowuj ją z ograniczonym dostępem i usuń, gdy przestanie być potrzebna. Dane nowego pracownika zbierzesz w kwestionariuszu osobowym.

Checklista działa najlepiej, gdy przy każdym zadaniu widać, po czyjej stronie jest ruch. Część obowiązków wynika wprost z przepisów:

Zadania miękkie, takie jak opiekun na pierwszy tydzień, dostęp do grafiku czy rozmowa po miesiącu, nie mają podstawy w przepisach. To one decydują jednak, czy nowa osoba zostanie po okresie próbnym. W gastronomii i handlu warto dopisać osobny punkt „pierwsza zmiana z opiekunem”, zanim ktoś samodzielnie zamknie kasę lub kuchnię.

Pracodawca w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy przekazuje pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację m.in. o normie i wymiarze czasu pracy, przerwach, odpoczynku, zasadach pracy w nadgodzinach, przechodzeniu ze zmiany na zmianę, wymiarze urlopu i zasadach rozwiązania umowy (art. 29 § 3 KP). W checkliście to osobne zadanie z terminem „dzień 7”, a nie dopisek przy umowie.

Przykład wpisu, który działa:

Jak nie zgubić nowej osoby na zmianowej pracy

W restauracji czy sklepie nowa osoba często pracuje na różnych zmianach, z różnymi kierownikami. Wtedy łatwo o sytuację, w której każdy myśli, że ktoś inny pokazał kasę, procedurę zamknięcia albo drogi ewakuacyjne. Pomaga prosta zasada: przy każdym zadaniu w checkliście jest jedno nazwisko, a nie „zespół”. Opiekun na pierwsze dwa tygodnie zbiera podpisy przy zadaniach praktycznych.

Najczęstsze błędy

• Dopuszczenie do pracy przed badaniem wstępnym i szkoleniem BHP, „bo grafik się nie spinał”. Przepis nie przewiduje wyjątków (art. 229 § 1, art. 237³ § 2 KP).
• Badanie wstępne zlecone osobie, która wraca na to samo stanowisko w ciągu 30 dni od końca poprzedniej umowy. Takie badanie nie jest wymagane (art. 229 § 1¹ KP), więc to zbędny koszt.
• Brak rozmowy na koniec okresu próbnego. Bez niej decyzja o dalszej umowie zapada z dnia na dzień.

Po onboardingu

Gotową checklistę zamknij podpisem opiekuna i nowej osoby. Dokumenty z wymogów prawnych trafiają do akt osobowych, a sama lista może zostać w dziale kadr jako dowód, że proces przebiegł w terminach.

Przykład: pierwszy tydzień kasjera w sklepie

Gdy nowa osoba rezygnuje w pierwszym tygodniu

Zdarza się to częściej, niż się wydaje. Zapisz w checkliście przyczynę, jeśli ją znasz, i sprawdź, które zadania nie zostały wykonane na czas. Rozlicz wydane klucze, odzież roboczą i dostęp do systemów tego samego dnia.

Po trzech miesiącach porównaj listy kilku nowych osób i usuń zadania, które zawsze są pomijane albo niepotrzebne. Wpisz też, kto odbiera od nowej osoby podpisane dokumenty i do kiedy trafiają do akt.

Dostępy i sprzęt

Zapisz, kto nadaje dostęp do grafiku, kasy i poczty oraz wydaje klucze i odzież. Przy odejściu ta sama lista służy do odbioru.

Rozmowa po okresie próbnym

Zaplanuj ją z datą w checkliście na dwa tygodnie przed końcem umowy próbnej. Zapisz krótko wnioski i decyzję.

Checklista kończy się na formalnościach, ale wdrożenie trwa dłużej. Dopisz trzy krótkie punkty kontrolne:

• Po tygodniu: czy nowa osoba zna grafik na kolejny tydzień, wie, do kogo dzwonić w razie choroby, i ma wszystkie dostępy?
• Po dwóch tygodniach: jedna zmiana samodzielnie, z opiekunem pod telefonem. Zapisz, co poszło dobrze, a co trzeba powtórzyć.
• Po miesiącu: krótka rozmowa z przełożonym. Dwa pytania wystarczą: co jest jeszcze niejasne i czego brakuje do pracy bez pomocy?

Wpisz daty tych rozmów od razu w dniu startu, żeby nie zginęły w grafiku.