Karta ewidencji czasu pracy – szablon za darmo w Wordzie, PDF i Excelu

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia (art. 149 § 1 KP). To obowiązek, a nie dobra praktyka. Zakres ewidencji określa § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Karta musi zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• godzinach w porze nocnej i godzinach nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• dyżurach (liczba godzin, początek i koniec, miejsce),
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności.

Szablon ma kolumny na wszystkie te dane. Dla każdego dnia wpisujesz początek, koniec i przerwę, a przy nieobecności wybierasz tylko jej rodzaj z listy. Dzień tygodnia, święto i wymiar do zaliczenia uzupełniają się same.

Więcej: Kalkulator czasu pracy.

To dwa różne dokumenty. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że listy obecności nie regulują przepisy powszechne. Sposób potwierdzania obecności pracodawca może określić w regulaminie pracy. Lista obecności nie zastępuje ewidencji czasu pracy. Na liście nie wpisuje się też rodzajów nieobecności. Takie informacje trafiają do ewidencji, do której dostęp ma tylko kadra i sam pracownik. Jeśli potrzebujesz prostego potwierdzenia, kto był w pracy, skorzystaj z listy obecności. Karta ewidencji pozostaje podstawą do wypłaty.

Karta porównuje przepracowane godziny z wymiarem wynikającym z etatu i kalendarza. Dzięki temu na bieżąco widać, czy pracownik ma nadwyżkę, czy niedobór. Dwa częste nieporozumienia:

• Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe to dwa różne mechanizmy. Praca ponad 8 godzin w dobie pracowniczej jest nadgodziną od razu. Przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej ustala się dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. Wykres „Saldo narastająco” pomaga to śledzić, ale ostatecznego rozliczenia dokonuje się po zamknięciu okresu.
• Limit roczny. Nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy może być najwyżej 150 w roku kalendarzowym, chyba że układ zbiorowy, regulamin lub umowa przewiduje inny limit (art. 151 § 3–4 KP). Ten limit sprawdź na koniec roku na podstawie kart z 12 miesięcy.

Przykład z szablonu: praca od 08:00 do 16:30 z 30-minutową przerwą daje 8 godzin. Ponieważ przerwa jest niewliczana, szablon odejmuje ją od czasu pracy. Przerwy wliczanej do czasu pracy (15 minut przy co najmniej 6 godzinach, art. 134 KP) nie wpisuj.

Przechowywanie i podpis

Kartę drukuje się lub zapisuje jako PDF na koniec miesiąca. Pracodawca udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 KP). Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej, którą przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b KP). Elektroniczna karta jest dopuszczalna, jeśli zachowasz kolejne wersje i dostęp mają tylko uprawnione osoby.

Pracownik na pełnym etacie z normą 8 godzin pracuje w tygodniu tak: pon. 8 h, wt. 10 h, śr. 8 h, czw. 8 h, pt. 6 h. Suma tygodnia to 40 godzin, ale wtorek przekracza normę dobową o 2 godziny. To nadgodziny dobowe. Krótszy piątek ich nie „kasuje”, chyba że pracodawca udzielił czasu wolnego w zamian na wniosek pracownika. Za te 2 godziny przysługuje dodatek 50%. Dodatek 100% przysługuje, gdy nadgodziny przypadają w nocy, w niedzielę lub święto niebędące dniem pracy albo w dniu wolnym za pracę w niedzielę lub święto (art. 151¹ § 1 KP).

W karcie zobaczysz to tak: we wtorek kolumna „Kontrola” pokaże przekroczenie normy dobowej. W „Podsumowaniu” tydzień zamknie się wynikiem 40/40 h, a saldo narastające nie zmieni się. Dlatego przed zamknięciem miesiąca sprawdzaj obie rzeczy: sumę tygodnia i dni z ostrzeżeniem.

Ewidencję prowadzi pracodawca. Pracownik ma prawo ją zobaczyć na żądanie (art. 149 § 1 KP). Nie prowadzi się ewidencji godzin dla osób w zadaniowym czasie pracy, zarządzających zakładem pracy ani otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy (art. 149 § 2 KP). Przy nich w karcie zostaw tylko dni obecności i nieobecności. Jeśli zespół sam wpisuje godziny, np. w Arkuszach Google, ustal, kto zatwierdza tydzień. W dokumentacji powinna zostać wersja po akceptacji, a nie robocza.