Beste verlofregistratie software 2026: 7 tools vergeleken

Verlofregistratie software is een digitaal systeem voor verlofaanvragen, verlofsaldo's en afwezigheid — ook wel verlofregistratiesysteem of online verlofregistratie genoemd. Medewerkers vragen verlof aan via app of web; managers keuren goed in één flow. Goede tools koppelen verlof aan ploegenplanning en tijdregistratie, zodat je niet iemand inplant die al vrij is.

Er is geen universele winnaar: kies op roosterkoppeling bij ploegendiensten, of op HR/payroll als dossiers leidend zijn. Suites als Ordio, Werktijden.nl of Shiftbase passen vaak bij horeca en detailhandel; HoorayHR of Nmbrs beter bij dossiers en salaris. Vergelijk verlofsoorten, mobiele app en payroll-export — en test twee finalisten met een echte aanvraag vóór je tekent.

In de horeca telt snelle goedkeuring en zicht op wie op zaterdag beschikbaar is. Tools die verlof aan het rooster koppelen (Ordio, Shiftbase, Werktijden.nl) passen meestal beter dan pure HR- of payroll-modules. Test tijdens een drukke zaterdagdienst of medewerkers via de app aanvragen, of managers onderweg kunnen goedkeuren, en of open diensten zichtbaar blijven bij goedgekeurd verlof.

Verlofregistratie software focust op afwezigheid: aanvragen, saldo's, goedkeuring en rapportages. HR software dekt breder dossiers, onboarding, contracten en soms payroll. Veel MKB-tools combineren beide, maar de diepte per module verschilt. Plant je ploegendiensten, kies dan verlof + rooster centraal; digitaliseer je vooral personeelsdossiers, kies een HR-suite. Zie HR software.

Een verlof app is het mobiele deel: aanvragen en saldo op de telefoon. Volwaardige verlofregistratie software voegt een beheeromgeving, meerdere verlofsoorten, rapportages en payroll-koppelingen toe. Op de werkvloer heb je meestal beide nodig — controleer iOS- en Android-support en of managers ook mobiel kunnen goedkeuren, vooral in weekenddiensten.

Ja — de meeste moderne verlofregistratie software biedt een app of mobiele webversie. Medewerkers dienen verlof in, zien hun saldo en krijgen meldingen bij goedkeuring. Controleer of iOS én Android worden ondersteund en of managers onderweg kunnen goedkeuren; zonder die flow blijven WhatsApp-aanvragen in horeca en detailhandel hardnekkig.

Goede tools ondersteunen meerdere verlofsoorten: wettelijke en bovenwettelijke vakantie, bijzonder verlof, ouderschapsverlof, ziekte en soms ADV/ATV. Niet elke leverancier dekt alle types even diep — laat in een demo zien of jouw CAO-categorieën en maatwerk-verlofsoorten zijn in te stellen, en of saldo's na goedkeuring automatisch worden bijgewerkt.

Wettelijk verlof is het wettelijke minimum (minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar). Bovenwettelijk verlof is extra vakantie uit cao of contract. Goede verlofregistratie software houdt beide saldo's apart en signaleert opbouw en vervaldata. Dit is geen juridisch advies — check altijd je eigen cao of HR-adviseur.

Minstens het wettelijke minimum én je bovenwettelijke dagen — apart per medewerker of functie. Goede tools tonen opbouw, signaleren vervaldata en exporteren per verlofsoort naar payroll. Vraag of jouw CAO-sector of contractregels vooraf zijn in te stellen. Dit is geen juridisch advies; bij twijfel raadpleeg je HR-adviseur.

Ja — en voor ploegendiensten is dat sterk aan te raden. Zichtbaar verlof in het rooster voorkomt dubbele boekingen en toont in één oogopslag wie op een drukke zaterdag beschikbaar is. Ordio, Werktijden.nl en Shiftbase combineren verlof met planning; pure verlof-apps of payroll-modules doen dat niet altijd. Zie personeelsplanning software.

Reken op gratis instap (bijv. Shiftbase tot 75 medewerkers), circa €3–7 per medewerker per maand, of een vast bedrag per locatie (vanaf ca. €89). Payroll-pakketten zoals Nmbrs rekenen per administratie. Tel onboarding en integraties mee — de websiteprijs is zelden het volledige plaatje. Prijzen zijn indicatief; check actuele tarieven vóór je tekent.

De licentie wel, het werk niet: foutgevoelige saldo's, geen goedkeuringsflow en geen koppeling met je rooster. Kleine teams starten soms met een verlofaanvraag-sjabloon, verlofplanning-sjabloon of Excel-dienstrooster. Vanaf circa 15–20 medewerkers met wisselende diensten verdient verlofregistratie software zich meestal terug in minder misverstanden over beschikbaarheid.

Voor een proef vaak wel; voor productie meestal niet. Gratis tiers (bijv. Shiftbase tot 75 medewerkers) laten zien of je team via de app aanvraagt. Voor meerdere verlofsoorten, wettelijk/bovenwettelijk saldo, roosterkoppeling en payroll-export heb je doorgaans een betaald abonnement nodig. Test twee weken tijdens echte weekenddrukte, niet alleen een rustige doordeweekse week.