Beste payroll software 2026: 7 tools vergeleken

Payroll software is software waarmee je als werkgever salarisverwerking digitaliseert: brutonetto-berekening, digitale loonstroken, loonheffing en vaak ondersteuning bij aangifte richting de Belastingdienst. In Nederland zoek je ook op salaris software, salarisadministratie software of loonadministratie software — dat is hetzelfde domein.

In de praktijk bedoelen Nederlandse werkgevers vaak hetzelfde. Payroll software is de Engelse zoekterm; salaris software de Nederlandse. Beide tools ondersteunen loonstroken en salarisadministratie — niet losse urenregistratie zonder verloning. In vergelijkingen vind je grotendeels dezelfde leveranciers.

Payroll software richt zich op de salarisrun: loonstroken, loonheffing en aangifte. HR software dekt breder — dossiers, onboarding, verlof en vaak een koppeling naar payroll — maar vervangt niet altijd een volledige NL payroll-oplossing. Veel MKB combineert HR met Nmbrs, Loket of Exact. Zie onze HR software gids voor het bredere HR-domein.

Er is geen universele winnaar. Voor NL MKB vergelijk je vaak Nmbrs, Loket.nl, Employes, Loon.nl of Exact — afhankelijk van je accountant, teamgrootte en sector. Teams met ploegendiensten combineren vaak een sterke uren- en roostertool met aparte payroll. Test twee finalisten met een echte salarisperiode vóór je tekent.

Prijzen lopen uiteen: vaste jaarlijkse pakketten (Loon.nl vanaf ca. €415/jaar) tot prijzen per medewerker bij Nmbrs, Personio of Employes. Loket.nl en Exact rekenen doorgaans via modules of offerte. Tel implementatie en accountanturen mee — tarieven in deze gids zijn indicatief juli 2026.

Ja — de meeste Nederlandse payroll-systemen importeren uren uit urenregistratie software of exportbestanden. Controleer vóór aankoop of overuren, toeslagen en pauzes correct worden doorgegeven. Zie onze gids over urenregistratie software voor de uren- en roosterlaag vóór de salarisrun.

Met payroll software draai je salarisadministratie zelf of samen met je accountant. Een payroll dienst (payrollbedrijf) neemt de salarisrun grotendeels uit handen — jij levert uren en stamgegevens aan. Software geeft meer controle en inzicht; een dienst meer ontzorging. Veel MKB combineert software met een accountant.

Goede payroll software ondersteunt loonheffing, premies en doorgaans de aangifte richting de Belastingdienst — exact per pakket verschillend. Dit is geen fiscaal advies: jij blijft verantwoordelijk voor tijdige en correcte afdracht. Kies een tool die past bij je accountant-stack en test aangifte-ondersteuning in de proefperiode.

Nee — Ordio is geen volledige Nederlandse payroll-oplossing. Ordio ondersteunt loonvoorbereiding: uren, roosters, toeslagen en verlof vastleggen en exporteren naar Nmbrs, Exact of je accountant. Voor de wettelijke salarisrun kies je een tool uit deze vergelijking of je salarisverwerker.

Voor horeca zoek je payroll die CAO-toeslagen en wisselende diensten aankan — vaak Nmbrs, Employes of Exact, gecombineerd met betrouwbare ureninput. Test export tijdens een drukke weekenddienst, niet alleen in een kantoor-demo. Zie ook Ordio voor horeca voor uren en rooster vóór de salarisrun.

Loket.nl richt zich op gebruiksgemak en MKB-dashboards voor salaris en verzuim. Nmbrs is de brede NL standaard bij accountants en HR-dienstverleners met diepe payroll-koppelingen. Kies op basis van je accountant-voorkeur, prijsmodel en of je HR-modules naast payroll nodig hebt — en test beide met je echte loonstructuur.

Gratis of zeer goedkope tools dekken zelden de volledige NL salarisrun met loonheffing, aangifte-ondersteuning en accountant-export. Freemium kan werken om processen te testen bij heel kleine teams, maar voor werkgevers met meerdere medewerkers en toeslagen is een betaalde oplossing (Nmbrs, Loon.nl, Employes) of een accountant meestal realistischer — vraag altijd naar de beperkingen vóór je overstapt.