Schichten per WhatsApp, Papierzettel oder Excel auf dem Handy kosten Zeit und Nerven — eine Dienstplan-App (auch Schichtplan-App) bündelt Plan, Tausch und Verfügbarkeiten auf dem Smartphone. In diesem Dienstplan App Vergleich 2026 findest du sieben Apps in einer Tabelle: Plattformen, Preise und Zielgruppen für Schichtbetriebe im DACH-Raum.
Statt App-Store-Werbung bekommst du eine praxisnahe Checkliste — iOS und Android, Offline-Modus, ArbZG und wann Gratis-Apps nicht mehr reichen. Mehr Kontext: Dienstplan-Hub, Dienstplan Software Vergleich, Zeiterfassung per App und Schichtplan erstellen.
Was ist eine Dienstplan-App?
Eine Dienstplan-App zeigt deinem Team Schichten mobil auf Smartphone oder Tablet — mit Schichttausch, Urlaubsanträgen und Benachrichtigungen bei Planänderungen. Planerinnen und Planer arbeiten meist am Desktop oder im Browser; Mitarbeitende nutzen die App unterwegs.
Im Unterschied zu privaten Kalender-Apps koppeln B2B-Lösungen wie Ordio, Staffomatic oder Papershift Dienstplan mit Zeiterfassung, ArbZG-Prüfung und Lohnexport. Consumer-Apps wie Supershift eignen sich für die persönliche Übersicht — ab mehreren Standorten und mit ArbZG-Pflicht brauchst du eine betriebliche Lösung.
Typische Funktionen: Schichtübersicht, Tausch, Abwesenheiten, Push bei Änderungen und — bei B2B-Tools — Zuschläge für die Lohnvorbereitung. Vertiefung: Personaleinsatzplanung, Schichtmodelle.
Dienstplan Apps im Vergleich 2026
Die Tabelle ordnet sieben Apps für Schichtbetriebe ein — sechs B2B-Lösungen plus Supershift als verbreitete Consumer-App aus dem App Store. Ordio steht in Zeile eins mit integrierter Schicht- und Zeitplanung; die übrigen Zeilen helfen bei deiner Auswahl. Preise sind Richtwerte — verifiziere sie beim Anbieter (Stand Juni 2026).
| App | Plattform | Kernfunktionen | Preis (ab) | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|
| Ordio | iOS, Android, Web | Schichtplan, Zeiterfassung, Zuschläge, Abwesenheiten | ca. €89/Standort/Monat | Gastro, Events, Filialen |
| Staffomatic | iOS, Android, Web | Dienstplan, PEP, Zeiterfassung | ab €2,00/Nutzer/Monat | KMU, DACH |
| Papershift | iOS, Android, Web | Dienstplan, ArbZG-Check, Zeit | auf Anfrage | Mittelstand |
| Aplano | iOS, Android, Web | Schichtbörse, mobile Planung | ab €0,50/Nutzer/Monat | Dezentrale Teams |
| Planday | iOS, Android, Web | Planung, Kommunikation, Zeit | ab €4,49/Nutzer/Monat | Filialketten |
| Supershift | iOS, Android | Persönlicher Schichtkalender, Tausch | kostenlos (In-App) | Einzelpersonen, Pflege |
| Smartplan | iOS, Android, Web | Dienstplan, Zeit, Zuschläge | auf Anfrage | KMU Schichtbetrieb |
Preise ca./ab — Stand: Juni 2026. Quellen: Anbieter-Websites und App-Stores; beim Anbieter verifizieren.
Hinweis: Kostenlose Kalender-Apps ersetzen keine revisionssichere betriebliche Zeiterfassung. Ab etwa zehn Beschäftigten mit ArbZG-Pflicht lohnt sich frühzeitig der Umstieg auf eine B2B-Lösung.
Wie vergleichst du Dienstplan-Apps?
Die passende App erkennst du an sechs Kriterien und echten Schichtdaten — nicht an Store-Bewertungen allein. So unterscheidest du betriebliche Tools von reinen Kalender-Apps.
Geh strukturiert vor:
- Plattform und Offline — iOS, Android und Browser; Planabruf ohne stabiles WLAN auf der Baustelle oder in der Filiale
- Self-Service — Schichttausch, Verfügbarkeiten und Urlaub ohne WhatsApp-Gruppe
- ArbZG-Prüfung — Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeit im System, nicht nur im Kopf der Planerin
- Zuschläge und Export — Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge für die Lohnabrechnung; grob prüfen mit dem Zuschlagsrechner oder Brutto-Netto-Rechner
- Mehrere Standorte — zentrale Planung, dezentrale App-Nutzung (Schichtplan + Zeiterfassung aus einer Hand)
- Test mit echten Schichten — mindestens zwei Wochen Parallelbetrieb vor Vertragsabschluss
Der ROI-Rechner Schichtplanung hilft, Planungszeit und Fehlerkosten gegen Lizenzgebühren zu rechnen.
Die sieben Apps im Detail
Kurzprofile zu Stärken, Einschränkungen und typischen Einsatzszenarien — ergänzend zur Vergleichstabelle.
Ordio
Ordio verbindet Dienstplan, Schichtplan und Zeiterfassung in einer App: Du planst Einsätze am Desktop, Mitarbeitende sehen Schichten mobil, tauschen Schichten und stempeln — inklusive Abwesenheiten und Zuschlägen.
Vorteile: Schicht und Zeit integriert, Standortmodell, stark für Gastro, Events und Filialen, Push bei Planänderungen. Einschränkungen: Kein reines Kalender-Only-Tool — Zeiterfassung ist Kernbestandteil. Mehr im Schichtplan-Produkt und im Ratgeber Dienstplan erstellen.
Dienstplan-App mit Schicht und Zeit für dein Team testen:
Staffomatic
Staffomatic bietet eine eigene Dienstplan-App für iOS und Android — gekoppelt an Web-Planung, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto im DACH-Raum. Planerinnen legen Schichten im Browser an; das Team sieht Änderungen per Push auf dem Smartphone.
Vorteile: Niedriger Einstiegspreis pro Nutzer, modulare Pakete, deutschsprachiger Support, Schichttausch in der App. Einschränkungen: Weniger Branchen-Spezialisierung als Gastro-fokussierte Tools; Kosten skalieren mit Nutzerzahl — bei 30 Mitarbeitenden Gesamtkosten gegen Standortmodell rechnen. Staffomatic Vergleich.
Gut für preisbewusste KMU im DACH-Raum, die Planung, Dienstplan-App und Zeiterfassung in einem System wollen — vor Vertrag alle benötigten Module und Nutzerlizenzen kalkulieren.
Papershift
Papershift kombiniert Dienstplan-App mit ArbZG-Prüfung und Zeiterfassung — etabliert bei Mittelständlern mit klaren Schichtstrukturen. Die mobile App unterstützt Schichttausch und Abwesenheitsanträge.
Vorteile: ArbZG-Check in Echtzeit, mobile App, starker DACH-Markt, etablierte Kundenbasis. Einschränkungen: Kein Full-HR mit Recruiting; Preise oft individuell — Angebot mit echten Schichtmodellen einholen. Papershift Vergleich.
Passt zu Betrieben mit festen Schichtzyklen und Compliance-Fokus — wenn du zusätzlich Bewerbermanagement brauchst, kombinierst du Papershift oft mit einer HR-Suite.
Aplano
Aplano setzt auf Schichtbörse und mobile Planung für dezentrale Teams — Drag-and-Drop am Desktop, Self-Service in der App. Offene Schichten können von qualifizierten Mitarbeitenden übernommen werden.
Vorteile: Schichtbörse reduziert Telefonketten, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Einstieg, iOS und Android. Einschränkungen: Lohnabrechnung oft über Partner; komplexe Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit vor Kauf testen. Aplano Vergleich.
Starke Wahl für Einzelhandel und Gastro mit wechselndem Bedarf — teste Push-Benachrichtigungen mit einer Pilotfiliale.
Planday
Planday richtet sich an Filialbetriebe mit Kommunikation, Planung und Zeiterfassung in einer App — international verbreitet, in Deutschland für Ketten und Gastro nutzbar. Filialleiter sehen Ausfälle zentral.
Vorteile: Filialübersicht, Team-Chat, Payroll-Anbindungen, skalierbare Nutzerlizenzen. Einschränkungen: Deutsche Feiertags- und Zuschlagslogik vor Vertragsabschluss prüfen — besonders bei Schichtmodellen mit Nachtarbeit und Tarifbindung.
Typisch für Ketten mit mehreren Filialen: Zentrale plant, Filialteams kommunizieren in der App. Prüfe Deutschsprachigkeit des Supports für deine Region.
Supershift
Supershift ist eine weit verbreitete Consumer-App für persönliche Schichtkalender — in App Store und Play Store unter „Dienstplan“ prominent platziert, beliebt bei Pflege, Rettungsdienst und Polizei für die private Übersicht.
Vorteile: Kostenloser Einstieg, intuitive Oberfläche, iOS und Android, mehrere Kalender für Arbeit und Privat. Einschränkungen: Keine betriebliche Zeiterfassung, kein ArbZG-Check für Arbeitgeber, keine Mehrstandort-Verwaltung oder AVV — für Unternehmen mit Compliance-Pflicht ungeeignet als alleinige Lösung.
Nutze Supershift als persönlichen Kalender, nicht als Arbeitgeber-System. Für größere Teams mit Compliance-Pflicht brauchst du eine B2B-App mit Export, Rollenrechten und Auftragsverarbeitungsvertrag.
Smartplan
Smartplan positioniert sich als Dienstplan- und Zeiterfassungs-App für KMU — Web-Planung plus mobile App mit Zuschlagsberechnung und Urlaubsverwaltung.
Vorteile: Schicht und Zeit in einem System, DACH-Fokus, Wechsel von Excel als explizites Verkaufsargument. Einschränkungen: Geringere Markenbekanntheit als Papershift oder Staffomatic; Funktionsumfang und App-Stabilität vor Kauf mit Pilotteam testen.
Sinnvoll für Betriebe, die von Excel weg wollen und eine schlanke App ohne HR-Suite suchen — vergleiche mit Ordio, wenn Zuschläge und Standortmodell wichtig werden.
Welche Dienstplan-App für welche Branche?
Die beste Dienstplan-App hängt von Branche, Teamgröße und Compliance ab — nicht vom App-Store-Ranking. Gastro braucht schnelle Tausch-Workflows, Pflege Qualifikationsabgleich, Filialen zentrale Übersicht.
Diese Szenarien ergänzen die Vergleichstabelle oben:
Gastronomie und Events
In Gastronomie und Events brauchst du schnelle Planänderungen, Zuschläge und mobile Apps für Service und Küche. Ordio, Planday und Aplano decken Schichttausch und Push ab — teste Offline-Modus, wenn das WLAN in der Küche schwach ist.
Typisches Szenario: Freitagabend fehlt ein Kellner — per App sieht das Team offene Schichten, tauscht oder meldet Verfügbarkeit, ohne dass die Planerin nachtelefonieren muss. Zuschläge für Nachtarbeit und Feiertagsarbeit sollten in die Zeiterfassung fließen. Ratgeber: Schichtplan erstellen.
Pflege und Gesundheitswesen
Pflege verlangt Qualifikations-Matching und lückenlose Übersicht über Früh-, Spät- und Nachtdienste. B2B-Apps mit ArbZG-Prüfung (Ordio, Papershift) sind Pflicht; Supershift kann ergänzend für die persönliche Übersicht genutzt werden, ersetzt aber keine Arbeitgeber-Lösung.
Prüfe in der Demo, ob Qualifikationen und Ruhezeitwarnungen abgebildet sind — in sensiblen Bereichen lohnt sich ein Pilot mit einer Station, bevor du unternehmensweit rollst.
Kleinbetriebe und Filialen
Kleinbetriebe mit 5–20 Mitarbeitenden profitieren von Standortmodellen (Ordio) oder nutzerbasierten Tarifen (Staffomatic, Aplano). Im Einzelhandel zählt zudem die Filialübersicht: Zentrale plant, Teams tauschen dezentral in der App.
Ab etwa zehn Beschäftigten lohnt sich der Wechsel von Gratis-Kalendern zu einer B2B-App mit Export zur Lohnabrechnung oder Ordio Payroll. Der ROI-Rechner Schichtplanung zeigt, ob Planungszeit und Fehlerkosten die Lizenz rechtfertigen.
Dienstplan-App vs. Dienstplan-Software
Dienstplan-Software umfasst oft Desktop-Planung, HR-Module und umfangreiche Vergleichstabellen — der Fokus liegt auf dem gesamten Tool-Stack. Eine Dienstplan-App adressiert vor allem mobile Nutzung: Schichten sehen, tauschen und unterwegs stempeln.
- Dienstplan-App: iOS/Android, Self-Service, Push, Offline — Fokus auf mobiles Team-Erlebnis
- Dienstplan-Software: breiterer Funktionsumfang, mehr Anbieter, oft HR-Suiten und Desktop-Planung
Die meisten B2B-Anbieter liefern beides: Browser oder Desktop zum Planen, App für das Team. Wenn du neun Anbieter inklusive HR-Suiten vergleichen willst, nutze den Dienstplan Software Vergleich 2026. Dieser Ratgeber konzentriert sich auf App-Erlebnis, Plattformen und Self-Service — ohne die Software-Tabelle zu duplizieren.
Praktisch heißt das: Du wählst die App nach dem Alltag deines Teams — Push, Offline, Schichttausch — und prüfst separat, ob du HR-Module oder breitere Tool-Landschaften brauchst.
iOS, Android oder Browser – was passt?
Die Wahl hängt vom Einsatzort ab — viele Anbieter erlauben Mischformen pro Standort oder Rolle. Brauchen alle Mitarbeitenden ein Smartphone? Nein: Browser-Zugriff, Tablets oder Terminals sind Alternativen; die native App erhöht aber Akzeptanz bei Schichttausch.
Die meisten B2B-Tools bieten native Apps für iOS und Android plus Browser-Zugriff für Planerinnen ohne Firmenhandy. Native Apps liefern Push-Benachrichtigungen zuverlässiger; der Browser reicht für gelegentliche Planabrufe an festen Terminals in der Filiale oder Produktion.
Prüfe in der Testphase: App-Store-Bewertungen, Update-Häufigkeit und ob Schichttausch in beiden Stores gleich funktioniert. Tablets an der Theke können Browser-Planung ersetzen, wenn keine Installation auf privaten Geräten gewünscht ist. Gemischte Geräteflotten (iPhone und Android) solltest du explizit im Pilot testen — nicht nur das Gerät der Planerin.
Offline-Modus und Push-Benachrichtigungen
Offline-Modus cached den aktuellen Plan lokal — wichtig in Kellern, auf Baustellen oder in Filialen mit schwachem WLAN. Push-Benachrichtigungen informieren über neue Schichten oder Tauschanfragen ohne WhatsApp — prüfe in den Geräteeinstellungen, ob Benachrichtigungen für die App nicht blockiert sind.
Ordio, Papershift, Aplano und Planday unterstützen mobile Workflows mit Benachrichtigungen; teste Offline mit Flugmodus in der Demo und einen Schichttausch mit schlechter Verbindung. Consumer-Apps wie Supershift synchronisieren Kalenderdaten, bieten aber keinen betrieblichen Audit-Trail für Prüfungen durch Finanzamt oder Lohnbüro.
Lege im Rollout fest, welche Kanäle du ersetzt: WhatsApp-Gruppen und Papierzettel sollten nach der Einführung nicht parallel weiterlaufen — sonst sieht das Team zwei „Wahrheiten“ und Push verliert an Vertrauen.
Kostenlose Dienstplan-Apps
Im App Store und bei Web-Tools findest du kostenlose Schichtkalender — etwa Supershift, Schichtplaner-online oder Mein Schichtplan. Für Hobbygruppen oder die private Übersicht reicht das oft; betriebliche Anforderungen decken die B2B-Apps in der Tabelle ab.
Als Arbeitgeber mit Zeiterfassungspflicht fehlen bei Gratis-Apps meist revisionssichere Stempel, ArbZG-Warnungen und Export zur Lohnabrechnung. Freemium eignet sich zum Kennenlernen — plane den Umstieg, sobald Mehrstandort-Themen und Compliance relevant werden.
Ab einer gewissen Teamgröße entstehen Medienbrüche zwischen kostenlosem Plan und separater Stempeluhr. Rechne Gesamtkosten über zwölf Monate, nicht nur den Listenpreis im Einstieg.
Wichtig: „Kostenlos“ bedeutet nicht automatisch DSGVO-konform für betriebliche Personaldaten. Prüfe AVV, Serverstandort und Rollenrechte vor dem Rollout ans ganze Team.
Rechtliche Anforderungen: ArbZG und DSGVO
Dienstplan-Apps verarbeiten personenbezogene Daten — die DSGVO verlangt AVV, Zweckbindung und sichere Speicherung in der EU. Das ArbZG verlangt einhaltbare Ruhezeiten und Pausen; B2B-Apps sollten Verstöße bei der Planung warnen.
Ordio, Papershift und Aplano hosten in Deutschland oder der EU und bieten ArbZG-Prüfung. Aufbewahrung: Plan- und Zeitdaten mindestens zwei Jahre dokumentieren — auch wenn du zunächst nur die App einführst. Mehr im Ratgeber Dienstplan und Gesetz und im Guide Zeiterfassung per App.
Bei privaten Smartphones (Bring-your-own-device) brauchst du eine klare Regelung: Welche App ist verpflichtend, welche Daten werden verarbeitet, und wie trennst du Privat- und Dienstanwendungen? Informiere den Betriebsrat rechtzeitig bei der Digitalisierung von Planung und Zeit — ein schriftliches Konzept reduziert Konflikte und erleichtert Datenschutz-Audits.
Schichtplanung und Zeiterfassung unterliegen der Dokumentationspflicht nach EuGH-Rechtsprechung und BAG-Beschluss von 2022: Beginn, Ende und Pausen müssen objektiv und revisionssicher erfasst werden — eine reine Schichtplan-App ohne Zeitmodul reicht dafür in der Regel nicht aus.
Von Excel zur Dienstplan-App
Excel funktioniert für sehr kleine Teams — ab 15–20 Mitarbeitenden oder mehreren Standorten fehlen Push, Schichttausch und revisionssichere Zeit. Der Umstieg dauert typisch acht bis zwölf Wochen, wenn du strukturiert vorgehst:
- Shortlist definieren — zwei Kandidaten aus der Tabelle nach Branche und Budget
- Stammdaten importieren — Mitarbeitende, Rollen, wiederkehrende Schichtvorlagen
- ArbZG-Regeln aktivieren — Ruhezeit, Pausen, Höchstarbeitszeit im Tool konfigurieren
- Zwei Wochen Parallelbetrieb — Excel parallel führen, Abweichungen dokumentieren
- Team schulen — Schichttausch per App statt WhatsApp-Gruppe zeigen
- Excel archivieren — nur noch Leserecht, keine parallele Planung
Starte mit einer Excel-Vorlage oder teste eine App mit echten Schichten. Ein Café mit zwölf Mitarbeitenden spart mit Ordio oft mehrere Stunden Planungszeit pro Woche, weil Tausch und Zeit in einer App laufen.
Personalplanung-Apps und Dienstplan-Apps abgrenzen
Personalplanungs-Apps betonen PEP und Einsatzsteuerung über mehrere Standorte — wer wann und wo mit welcher Qualifikation eingesetzt wird. Dienstplan-Apps adressieren vor allem den Schichtkalender und mobile Self-Service für das Team.
- Personalplanung: PEP, Verfügbarkeiten, Qualifikations-Matching, Einsatzoptimierung
- Dienstplan-App: Schichtkalender, Schichttausch, Push, App Store und Consumer-Tools
Die Begriffe überlappen im Alltag stark; viele Anbieter decken beides ab. Der Personalplanung Apps Vergleich fokussiert PEP-Shortlist mit sechs Apps; dieser Ratgeber vergleicht mobile Dienstplan-Apps und Schichtplan-Apps — inklusive Consumer-Apps aus dem App Store.
Wenn du primär Einsatzoptimierung und Qualifikations-Matching suchst, starte beim Personalplanungs-Vergleich; wenn dein Team nach einer mobilen Schichtübersicht sucht, bist du hier richtig. Beide Ratgeber verlinken sich gegenseitig — du musst nicht zwei volle Tabellen lesen.
Häufige Fehler bei der App-Wahl
Fehlkäufe entstehen oft durch ungetestete Abläufe — nicht durch fehlende Feature-Listen im App Store. Diese Stolpersteine siehst du in Schichtbetrieben besonders häufig:
- Nur Consumer-App für den Betrieb: Supershift ersetzt keine Arbeitgeber-Zeiterfassung.
- Kein Offline-Test: Schwaches WLAN in Gastro und Logistik früh prüfen.
- Planung ohne Zeit: Medienbrüche erzeugen Lohnfehler — integrierte Lösungen bevorzugen.
- Freemium zu lange: Ab zehn Mitarbeitenden fehlen oft Zuschläge und Export.
- App-Store-Rating statt ArbZG: Sterne sagen wenig über Ruhezeiten-Prüfung aus.
- Datenschutz ignorieren: Verfügbarkeiten und Krankmeldungen sind personenbezogen — Rollenrechte vor Go-live prüfen.
Teste zwei Shortlist-Kandidaten zwei Wochen mit echten Schichten und Ausfällen — nicht nur die Verkaufsdemo. Ein Pilot mit einer Filiale reduziert Risiko vor dem unternehmensweiten Rollout; so erkennst du Lücken bei Offline, Zuschlägen oder Schichttausch, bevor Vertragslaufzeit und Migration den Wechsel teuer machen.
Fazit
Es gibt keine Universal-App — die passende Dienstplan-App hängt von Plattform, Offline-Fähigkeit, ArbZG und Zuschlägen ab. B2B-Tools wie Ordio, Staffomatic und Papershift verbinden mobile Schichtübersicht mit Compliance; Consumer-Apps wie Supershift bleiben persönliche Kalender.
So gehst du in drei Schritten vor:
- Anforderungen notieren — Standorte, Zuschläge, iOS/Android, Freemium-Grenze
- Zwei Kandidaten aus der Tabelle testen — zwei Wochen Parallelbetrieb mit echten Schichten
- Recht und Prozesse prüfen — Dokumentationspflicht, ArbZG, Export zur Lohnvorbereitung
Für den Software-Markt mit HR-Suiten: Dienstplan Software Vergleich. Mit Ordio planst du Schichten und erfasst Zeiten in einer App — stark für Gastro, Events und Filialbetriebe. Preise und Store-Bewertungen solltest du mindestens jährlich gegenprüfen.
