Steuern & Finanzen
Rechnung schreiben, kostenloser Rechnungsgenerator
Rechnung online schreiben und Rechnung erstellen, mit Pflichtangaben-Check nach §14 UStG, Positionen, Rabatt, Versand und Kleinunternehmer-Toggle. Live-Vorschau, Entwurf speichern und Export als PDF, CSV, XRechnung oder ZUGFeRD. Kostenlos im Browser, ohne Registrierung, auch mobil.
So erstellst du eine Rechnung in 5 Schritten
Ob du als Freelancer, Kleinunternehmer oder Gewerbetreibender arbeitest: Mit dem Generator füllst du Pflichtfelder aus, prüfst die Vorschau und exportierst, schneller als Word- oder Excel-Vorlagen, ohne Formatierungsfehler.
Absender & Empfänger ausfüllen
Name, Adresse und optional Steuernummer oder USt-IdNr., der Pflichtangaben-Check zeigt fehlende Felder.
Rechnungsdaten setzen
Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum (§14 UStG).
Positionen hinzufügen
Beschreibung, Menge, Einheit, Preis netto oder brutto, USt 19 % / 7 % / 0 % oder Kleinunternehmer §19.
Vorschau prüfen
Live-Vorschau aktualisiert Summen, MwSt-Aufschlüsselung und Fußtext automatisch.
Export wählen
PDF für den Kunden, CSV für die Buchhaltung, XRechnung oder ZUGFeRD für E-Rechnung (EN 16931).
Pflichtangaben nach §14 UStG
Suchanfragen wie Rechnung schreiben Pflichtangaben landen oft bei IHK- und Finanzamt-Ratgebern. Kurz zusammengefasst: Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht vollständige Namen und Adressen, Steuer-ID, fortlaufende Nummer, Daten, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuer, der integrierte Checklist-Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.
| Pflichtangabe | Im Generator |
|---|---|
| Name & Anschrift Verkäufer/Käufer | Absender- & Empfängerblock |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuer-ID-Feld (eines genügt) |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Meta-Bereich, eindeutig pro Rechnung |
| Rechnungsdatum | Meta-Bereich |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | Leistungsdatum-Feld |
| Menge, Art & Beschreibung der Leistung | Positionstabelle |
| Netto, Steuer, Brutto je Satz | Automatische Summen |
| Währung (EUR) | EUR standardmäßig |
| Kleinunternehmer-Hinweis §19 | Toggle + Pflicht-Fußnote |
| IBAN/BIC (E-Rechnung) | Zahlungsblock, für XRechnung/ZUGFeRD |
Keine Steuerberatung
Prüfe Sonderfälle (Reverse Charge §13b, Ausland, B2G Leitweg-ID) mit Steuerberater oder Finanzamt. Für reine MwSt-Umrechnung: Mehrwertsteuer-Rechner.
Rechnung als Kleinunternehmer (§19 UStG)
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Aktiviere den Schalter im Generator. Steuersätze werden 0 %, der Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG …“ erscheint in Vorschau und PDF. Bei Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Kleinbetragsrechnungen (weniger Pflichtangaben), prüfe ob das auf deinen Fall zutrifft.
Tipp: Du bleibst zur Rechnungsstellung verpflichtet, auch ohne USt-Ausweis. Der Generator hilft bei Formulierung und Summen, nicht bei der Gewerbeanmeldung.
E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD & Pflicht ab 2025
Seit 1. Januar 2025 müssen viele Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; der Versand wird schrittweise Pflicht. Unser Generator liefert neben dem lesbaren PDF maschinenlesbare Formate nach EN 16931:
- XRechnung, reine XML-Datei für Behörden und Peppol-fähige Systeme
- ZUGFeRD. PDF mit eingebetteter XML (Hybrid für Mensch und Maschine)
Validiere E-Rechnungen vor Versand mit einem offiziellen Prüftool (z. B. KoSIT Validator). Für wiederkehrende Rechnungs- und Lohnprozesse ergänzt Ordio Payroll die Teamverwaltung, ohne Buchhaltungs-Vollsoftware zu ersetzen.
Rechnungsvorlage oder Rechnungsgenerator?
Word/Excel-Vorlage
Manuell & fehleranfällig
Ordio Rechnungsgenerator
Live-Rechnung im Browser
Ordio bietet keine statische Excel-Vorlage, bewusst: Der Generator spart Zeit gegenüber Vorlagen und konkurriert mit sevdesk, PDF24 & Billdu auf „Rechnung online schreiben kostenlos“.
Rechnungsgenerator vs. Mehrwertsteuer-Rechner
Rechnungsgenerator
Vollständiges Dokument
Mehrwertsteuer-Rechner
Schnelle MwSt-Umrechnung
Aufbewahrung & GoBD, ehrlicher Hinweis
Ist der PDF-Export GoBD-konform?
Der Export liefert eine lesbare Rechnung mit Pflichtangaben. nicht automatisch eine vollständige GoBD-Archivierung (Unveränderbarkeit, Audit-Trail, 10-Jahres-Aufbewahrung). Speichere Exporte revisionssicher in deiner Buchhaltung.
Wie lange Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland gelten i. d. R. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (steuerrechtlich). Ordne PDF, CSV und E-Rechnung-XML in deinem Ablage- oder Buchhaltungssystem.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer (Ausnahme: Kleinbetragsrechnung). Der Generator speichert deinen Entwurf lokal, nummeriere manuell fortlaufend oder nutze Buchhaltungssoftware für Auto-Nummernkreise.
Weitere kostenlose Tools
Entdecke weitere Rechner für Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalmanagement.
Häufige Fragen zum Invoice Generator
Ist der Invoice Generator kostenlos?
Ja. Rechnung schreiben, Vorschau und Entwurf speichern sind kostenlos. PDF, CSV, XRechnung und ZUGFeRD exportierst du nach einmaliger E-Mail-Freigabe (HubSpot-Gate, Ordio-Standard).
Invoice Generator oder Rechnungsgenerator, ist das dasselbe?
Ja. Invoice Generator ist der englische Begriff für unseren deutschen Rechnungsgenerator. In Deutschland suchen monatlich deutlich mehr Nutzer nach „invoice generator“ (~1.100) als nach „rechnungsgenerator“ (~100); der stärkste Head-Term bleibt Rechnung schreiben (~6.250). Eine Oberfläche, Pflichtangaben nach §14 UStG und E-Rechnung-Export.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung mit Menge/Preis, Netto/Steuer/Brutto und Währung, siehe §14 UStG und unsere Pflichtangaben-Tabelle oben.
Welche Pflichtangaben prüft das Tool?
Name, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Steuer-ID, Positionen und Summen, als Checkliste mit Warnhinweisen, nicht als Rechtsgutachten.
Was ist Kleinunternehmer §19 UStG?
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Aktiviere den Schalter, der Generator setzt Steuer auf 0 % und fügt den Pflichthinweis hinzu.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit 2025 schrittweise im B2B-Bereich: Empfangspflicht und später Versandpflicht für strukturierte Rechnungen. Unser Tool exportiert XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931 Comfort-Subset), prüfe Anforderungen deines Kunden.
Unterschied XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reine XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML für Mensch und Maschine, beide Profile EN 16931 Comfort-Subset in v1.
Rechnung ohne Steuernummer, geht das?
Nein, entweder Steuernummer oder USt-IdNr. muss auf der Rechnung stehen (eines genügt). Kleinunternehmer brauchen trotzdem eine Steuernummer.
Rechnungsvorlage oder Rechnungsgenerator?
Vorlagen in Word/Excel sind manuell und fehleranfällig. Der Generator rechnet MwSt live, prüft Pflichtangaben und exportiert PDF/CSV/E-Rechnung, ohne Download einer Datei.
Kann ich ein Logo hochladen?
Ja. PNG/JPG als Data-URL im Browser; erscheint in Vorschau und PDF-Export.
Wird der Entwurf gespeichert?
Ja, localStorage pro Sprache. „Zurücksetzen“ löscht den Entwurf.
Brutto oder netto eingeben?
Wähle netto oder brutto pro Rechnung, der Motor rechnet Positionen und Summen konsistent um.
Ist das GoBD-konform?
Der Export ist eine Rechnung mit Pflichtangaben. nicht automatisch GoBD-konform archiviert. Bewahre Dateien revisionssicher in deiner Buchhaltung auf.
Gibt es eine englische Version?
Ja. Invoice Generator für US/UK mit Sales Tax; E-Rechnung nur im DE-Tool.
Wie exportiere ich CSV?
Nach ausfüllbarer Rechnung (Absender, Empfänger, mindestens eine Position) erscheinen Export-Buttons. CSV enthält strukturierte Zeilen für Buchhaltung.