Steuern & Finanzen
Rechnung schreiben — kostenloser Rechnungsgenerator
Rechnung online schreiben und Rechnung erstellen — mit Pflichtangaben-Check nach §14 UStG, Positionen, Rabatt, Versand und Kleinunternehmer-Toggle. Live-Vorschau, Entwurf speichern und Export als PDF, CSV, XRechnung oder ZUGFeRD. Kostenlos im Browser, ohne Registrierung — auch mobil.
So erstellst du eine Rechnung in 5 Schritten
Ob du als Freelancer, Kleinunternehmer oder Gewerbetreibender arbeitest: Mit dem Generator füllst du Pflichtfelder aus, prüfst die Vorschau und exportierst — schneller als Word- oder Excel-Vorlagen, ohne Formatierungsfehler.
Absender & Empfänger ausfüllen
Name, Adresse und optional Steuernummer oder USt-IdNr. — der Pflichtangaben-Check zeigt fehlende Felder.
Rechnungsdaten setzen
Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum (§14 UStG).
Positionen hinzufügen
Beschreibung, Menge, Einheit, Preis netto oder brutto, USt 19 % / 7 % / 0 % oder Kleinunternehmer §19.
Vorschau prüfen
Live-Vorschau aktualisiert Summen, MwSt-Aufschlüsselung und Fußtext automatisch.
Export wählen
PDF für den Kunden, CSV für die Buchhaltung, XRechnung oder ZUGFeRD für E-Rechnung (EN 16931).
Pflichtangaben nach §14 UStG
Suchanfragen wie Rechnung schreiben Pflichtangaben landen oft bei IHK- und Finanzamt-Ratgebern. Kurz zusammengefasst: Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht vollständige Namen und Adressen, Steuer-ID, fortlaufende Nummer, Daten, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuer — der integrierte Checklist-Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.
| Pflichtangabe | Im Generator |
|---|---|
| Name & Anschrift Verkäufer/Käufer | Absender- & Empfängerblock |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Steuer-ID-Feld (eines genügt) |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Meta-Bereich — eindeutig pro Rechnung |
| Rechnungsdatum | Meta-Bereich |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | Leistungsdatum-Feld |
| Menge, Art & Beschreibung der Leistung | Positionstabelle |
| Netto, Steuer, Brutto je Satz | Automatische Summen |
| Währung (EUR) | EUR standardmäßig |
| Kleinunternehmer-Hinweis §19 | Toggle + Pflicht-Fußnote |
| IBAN/BIC (E-Rechnung) | Zahlungsblock — für XRechnung/ZUGFeRD |
Keine Steuerberatung
Prüfe Sonderfälle (Reverse Charge §13b, Ausland, B2G Leitweg-ID) mit Steuerberater oder Finanzamt. Für reine MwSt-Umrechnung: Mehrwertsteuer-Rechner.
Rechnung als Kleinunternehmer (§19 UStG)
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Aktiviere den Schalter im Generator — Steuersätze werden 0 %, der Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG …“ erscheint in Vorschau und PDF. Bei Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Kleinbetragsrechnungen (weniger Pflichtangaben) — prüfe ob das auf deinen Fall zutrifft.
Tipp: Du bleibst zur Rechnungsstellung verpflichtet — auch ohne USt-Ausweis. Der Generator hilft bei Formulierung und Summen, nicht bei der Gewerbeanmeldung.
E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD & Pflicht ab 2025
Seit 1. Januar 2025 müssen viele Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; der Versand wird schrittweise Pflicht. Unser Generator liefert neben dem lesbaren PDF maschinenlesbare Formate nach EN 16931:
- XRechnung — reine XML-Datei für Behörden und Peppol-fähige Systeme
- ZUGFeRD — PDF mit eingebetteter XML (Hybrid für Mensch und Maschine)
Validiere E-Rechnungen vor Versand mit einem offiziellen Prüftool (z. B. KoSIT Validator). Für wiederkehrende Rechnungs- und Lohnprozesse ergänzt Ordio Payroll die Teamverwaltung — ohne Buchhaltungs-Vollsoftware zu ersetzen.
Rechnungsvorlage oder Rechnungsgenerator?
Word/Excel-Vorlage
Manuell & fehleranfällig
Ordio Rechnungsgenerator
Live-Rechnung im Browser
Ordio bietet keine statische Excel-Vorlage — bewusst: Der Generator spart Zeit gegenüber Vorlagen und konkurriert mit sevdesk, PDF24 & Billdu auf „Rechnung online schreiben kostenlos“.
Rechnungsgenerator vs. Mehrwertsteuer-Rechner
Rechnungsgenerator
Vollständiges Dokument
Mehrwertsteuer-Rechner
Schnelle MwSt-Umrechnung
Aufbewahrung & GoBD — ehrlicher Hinweis
Ist der PDF-Export GoBD-konform?
Der Export liefert eine lesbare Rechnung mit Pflichtangaben — nicht automatisch eine vollständige GoBD-Archivierung (Unveränderbarkeit, Audit-Trail, 10-Jahres-Aufbewahrung). Speichere Exporte revisionssicher in deiner Buchhaltung.
Wie lange Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland gelten i. d. R. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (steuerrechtlich). Ordne PDF, CSV und E-Rechnung-XML in deinem Ablage- oder Buchhaltungssystem.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer (Ausnahme: Kleinbetragsrechnung). Der Generator speichert deinen Entwurf lokal — nummeriere manuell fortlaufend oder nutze Buchhaltungssoftware für Auto-Nummernkreise.
Weitere kostenlose Tools
Entdecke weitere Rechner für Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalmanagement.
Häufige Fragen zum Invoice Generator
Ist der Invoice Generator kostenlos?
Ja — Rechnung schreiben, Vorschau und Entwurf speichern sind kostenlos. PDF, CSV, XRechnung und ZUGFeRD exportierst du nach einmaliger E-Mail-Freigabe (HubSpot-Gate, Ordio-Standard).
Invoice Generator oder Rechnungsgenerator — ist das dasselbe?
Ja — Invoice Generator ist der englische Begriff für unseren deutschen Rechnungsgenerator. In Deutschland suchen monatlich deutlich mehr Nutzer nach „invoice generator“ (~1.100) als nach „rechnungsgenerator“ (~100); der stärkste Head-Term bleibt Rechnung schreiben (~6.250). Eine Oberfläche, Pflichtangaben nach §14 UStG und E-Rechnung-Export.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung mit Menge/Preis, Netto/Steuer/Brutto und Währung — siehe §14 UStG und unsere Pflichtangaben-Tabelle oben.
Welche Pflichtangaben prüft das Tool?
Name, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Steuer-ID, Positionen und Summen — als Checkliste mit Warnhinweisen, nicht als Rechtsgutachten.
Was ist Kleinunternehmer §19 UStG?
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Aktiviere den Schalter — der Generator setzt Steuer auf 0 % und fügt den Pflichthinweis hinzu.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit 2025 schrittweise im B2B-Bereich: Empfangspflicht und später Versandpflicht für strukturierte Rechnungen. Unser Tool exportiert XRechnung und ZUGFeRD (EN 16931 Comfort-Subset) — prüfe Anforderungen deines Kunden.
Unterschied XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reine XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML für Mensch und Maschine — beide Profile EN 16931 Comfort-Subset in v1.
Rechnung ohne Steuernummer — geht das?
Nein — entweder Steuernummer oder USt-IdNr. muss auf der Rechnung stehen (eines genügt). Kleinunternehmer brauchen trotzdem eine Steuernummer.
Rechnungsvorlage oder Rechnungsgenerator?
Vorlagen in Word/Excel sind manuell und fehleranfällig. Der Generator rechnet MwSt live, prüft Pflichtangaben und exportiert PDF/CSV/E-Rechnung — ohne Download einer Datei.
Kann ich ein Logo hochladen?
Ja — PNG/JPG als Data-URL im Browser; erscheint in Vorschau und PDF-Export.
Wird der Entwurf gespeichert?
Ja — localStorage pro Sprache. „Zurücksetzen“ löscht den Entwurf.
Brutto oder netto eingeben?
Wähle netto oder brutto pro Rechnung — der Motor rechnet Positionen und Summen konsistent um.
Ist das GoBD-konform?
Der Export ist eine Rechnung mit Pflichtangaben — nicht automatisch GoBD-konform archiviert. Bewahre Dateien revisionssicher in deiner Buchhaltung auf.
Gibt es eine englische Version?
Ja — Invoice Generator für US/UK mit Sales Tax; E-Rechnung nur im DE-Tool.
Wie exportiere ich CSV?
Nach ausfüllbarer Rechnung (Absender, Empfänger, mindestens eine Position) erscheinen Export-Buttons. CSV enthält strukturierte Zeilen für Buchhaltung.