Personalkosten
Personalkosten berechnen 2026: Team-Budget im Überblick
Mit dem Personalkosten-Rechner berechnest du die direkten Lohnkosten mehrerer Personalgruppen — Brutto plus Arbeitgeberanteile (AG-SV, Umlagen). Optional schlägst du indirekte Kosten (Büro, Recruiting, Ausstattung) als Schätzung auf. Für einen einzelnen Mitarbeiter mit Stundenkosten und Einzelposten: Arbeitgeberkosten-Rechner.
So berechnest du Personalkosten für dein Team (3 Schritte)
Personalgruppen anlegen
Bezeichnung, Anzahl Mitarbeiter und Brutto pro MA — z. B. Service (5 MA à 3.200 €), Küche (3 MA à 2.800 €). Brutto-Presets oder eigene Werte; Minijob und Midijob werden automatisch erkannt.
Versicherung & Umlagen
GKV-Zusatzbeitrag, Bundesland, U1 ab Gesamtmitarbeiterzahl (≤30 MA). Optional indirekte Kosten als % aufschlagen — z. B. 15 % Büro oder 70 % Educator-Faustregel (×1,7).
Teamkosten lesen & exportieren
Gesamt-Personalkosten pro Monat und Jahr, Ø Stundenkosten und Aufschlüsselung pro Gruppe. CSV oder PDF nach E-Mail-Freigabe.
Kurzantwort: Was kosten 10 Mitarbeiter den Arbeitgeber?
Bei 10 Vollzeit-Mitarbeitern à 3.000 € brutto (GKV 2,9 %, NRW, ohne U1) liegen die direkten Personalkosten 2026 bei 36.462 €/Monat — rund 21,54 % Aufschlag auf das Brutto (≈ 3.646 €/MA). Mit optional 30 % indirekten Kosten (Schätzung) ergeben sich 47.401 €/Monat.
Einzelmitarbeiter im Detail: Arbeitgeberkosten-Rechner. HR-Verwaltungskosten: Kostenrechner.
Personalkosten berechnen: Formel & Rechenweg
Gesamt-Personalkosten (direkt) = Σ (Arbeitgeber-Gesamtkosten pro MA × Anzahl) über alle Personalgruppen. Pro Mitarbeiter gilt:
AG-Gesamtkosten = Brutto + AG-SV (KV, PV, RV, AV) + Umlagen (U2, Insolvenz, optional U1)
Für Budgets mit Büro, Recruiting und Ausstattung: Gesamtkosten = direkte Kosten + indirekte Kosten (%). Die verbreitete Faustregel Brutto × 1,7 mischt direkte und indirekte Posten — im Rechner trennst du beides bewusst.
| Zweig | AG-Satz (Vollzeit 2026) | BBG (monatlich) |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 7,3 % + ½ Zusatzbeitrag | 5.812,50 € |
| Pflegeversicherung | 1,8 % (1,3 % Sachsen) | 5.812,50 € |
| Rentenversicherung | 9,3 % | 8.450 € |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | 8.450 € |
Personalkosten pro Mitarbeiter = Team-Gesamtkosten ÷ Kopfzahl. Personalkosten pro Stunde = direkte Monatskosten ÷ geleistete Monatsstunden (Wochenstunden × 4,33 × Anzahl). Der Rechner zeigt beides in der Ergebnisübersicht.
Direkte vs. indirekte Personalkosten
Direkte Personalkosten sind lohngebunden: Bruttogehalt plus Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Umlagen) — das berechnet der Rechner pro Mitarbeiter über die gleiche Engine wie der Arbeitgeberkosten-Rechner.
Indirekte Kosten (Büro, Recruiting, Ausstattung, Weiterbildung, Fluktuation) sind nicht in der Lohnabrechnung. Die Faustregel „Brutto × 1,7“ für volle Personalkosten ist nur eine grobe Orientierung — im Rechner kannst du einen prozentualen Zuschlag optional aktivieren.
Als Kennzahl: Personalintensität = Personalkosten ÷ Umsatz × 100. In vielen Branchen liegen die lohngebundenen Kosten bei 20–35 % des Umsatzes — stark abhängig von Branche und Geschäftsmodell. Für die Jahresplanung: Personalkostenplanung.
Personalkosten-Rechner vs. Arbeitgeberkosten-Rechner
Der Personalkosten-Rechner ist für Teamplanung, Businesspläne und Budgets mit mehreren Gruppen — ähnlich wie Lohnexperte Personalgruppen, aber mit Ordio-Export und 2026-SV-Engine.
Der Arbeitgeberkosten-Rechner zeigt einen einzelnen Mitarbeiter mit Einzelposten, Stundenkosten und Minijob/Midijob-Badge im Detail. SERP-Tools wie Steuertipps oder nettolohn.de fokussieren oft Steuerklasse — wir bleiben arbeitgeberseitig ohne Netto-Friction.
Beide nutzen dieselbe Berechnungslogik für AG-SV und Umlagen — keine doppelte Mathematik.
Beispiel: Gastro-Team mit gemischten Gruppen
Service: 4 MA à 2.800 € · Küche: 3 MA à 3.200 € · Aushilfen: 2 MA à 520 € (Minijob). Direkte Teamkosten 26.645 €/Monat (GKV 2,9 %, NRW) — Ø 17,08 € Stundenkosten, ohne BG und Sonderzahlungen.
Kapazität in FTE: FTE-Rechner. Branchen-Kontext: Personalkosten Gastronomie. Schichtplan-ROI: ROI-Rechner Schichtplanung.
Beispiel: Einzelhandel mit 15 Mitarbeitern
Verkauf Vollzeit: 8 MA à 2.900 € · Teilzeit: 5 MA à 1.800 € (Midijob) · Lager Minijob: 2 MA à 603 €. Direkte Personalkosten 40.747 €/Monat — 488.968 €/Jahr, Ø Aufschlag 21,98 %.
Fluktuation und Recruiting sind nicht enthalten — dafür optional indirekte % oder Fluktuationsrate-Rechner.
Was der Rechner nicht abbildet
Nicht enthalten: Berufsgenossenschaft, betriebliche Altersvorsorge, Sachbezüge, Weihnachts-/Urlaubsgeld in der laufenden SV-Berechnung, Netto/Lohnsteuer. Indirekte Kosten sind eine Schätzung, keine Lohnabrechnung — verbindliche Werte aus Lohnsoftware oder Steuerberatung.
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Häufige Fragen zum Personalkosten-Rechner 2026
Was sind Personalkosten?
Personalkosten umfassen alle Ausgaben für Beschäftigte. Direkt = Brutto + Arbeitgeberanteile (AG-SV, Umlagen). Indirekt = Büro, Recruiting, Ausstattung, Weiterbildung — optional im Rechner als %.
Wie berechne ich Personalkosten für mehrere Mitarbeiter?
Lege Personalgruppen an (Name, Kopfzahl, Brutto/MA). Der Rechner multipliziert die Arbeitgeber-Gesamtkosten pro MA mit der Anzahl und summiert alle Gruppen. Formel: Σ (AG-Kosten/MA × Anzahl).
Was kostet ein Mitarbeiter bei 3.000 € brutto?
Direkte Arbeitgeberkosten 2026: etwa 3.646 €/Monat (GKV 2,9 %, NRW, ohne U1) — 21,54 % Aufschlag. Die Faustregel Brutto × 1,7 (≈ 5.100 €) schätzt zusätzliche indirekte Kosten mit ein. Detail: Arbeitgeberkosten-Rechner.
Personalkosten-Rechner vs. Kostenrechner — was ist der Unterschied?
Dieser Rechner: Lohn- und AG-Kosten fürs Team. Der Kostenrechner: HR-Admin-Aufwand (Planungs- und Verwaltungsstunden vs. Ordio) — kein Lohn-NK-Rechner.
Wie hoch sind Lohnnebenkosten in Prozent?
Bei Vollzeit typischerweise ca. 21–22 % auf das Brutto (2026), plus Umlagen. Midijob und Minijob weichen ab — der Rechner erkennt das pro Gruppe automatisch.
Was bedeutet Brutto × 1,7?
Faustregel für volle Personalkosten inkl. indirekter Posten — grob 70 % Zuschlag auf das Brutto. Im Rechner: direkte Kosten exakt berechnen, dann optional 70 % indirekte Kosten aktivieren (Educator-Modus).
Personalkosten pro Mitarbeiter — wie berechnen?
Personalkosten/MA = Gesamt-Teamkosten ÷ Kopfzahl. Für Stunden: Personalkosten/Stunde = Monatskosten ÷ Monatsstunden. Der Rechner zeigt Ø Aufschlag % und Ø Stundenkosten für das gesamte Team.
Sind indirekte Kosten im Rechner enthalten?
Standard: nur direkte lohngebundene Kosten. Indirekte Kosten kannst du optional als Prozent-Zuschlag (0 / 15 / 30 / 70 %) einschalten — klar als Schätzung gekennzeichnet.
Was ist mit Berufsgenossenschaft / BG?
BG-Beiträge sind branchenabhängig und nicht enthalten. Plane sie separat im Budget — besonders in Gastro, Handwerk und Einzelhandel.
Minijob vs. regulär in der Teamplanung?
Jede Gruppe wird nach ihrem Brutto/MA eingestuft (Minijob ≤603 €, Midijob bis 2.000 €, Vollzeit). Mische Gruppen frei — z. B. Aushilfen + Vollzeitkräfte in einem Team-Budget.
Wie hoch dürfen Personalkosten sein?
Als Faustregel: 20–30 % des Umsatzes für lohngebundene Kosten — branchenabhängig (Gastro höher, Software niedriger). Wichtiger als der Prozentsatz: Deckungsbeitrag und Planbarkeit. HR-Admin-Kosten separat: Kostenrechner.
Kann ich das Ergebnis exportieren?
Ja — CSV und PDF mit Team-Summe, Gruppenaufschlüsselung und Methodik-Hinweis nach E-Mail-Freigabe (wie bei anderen Ordio-Rechnern).
Rechner-Ergebnis – Teamprozesse vereinfachen?
Wenn du Schichten und Zeiten organisierst, zeigen wir dir am Telefon, wie Ordio Planung und Zeiterfassung verbindet.