Vorlagen
KI-Richtlinie-Vorlage: kostenlos für Word und PDF
Stand
Version 2026.11
Länder
- DE
- AT
- CH
Formate
- PDF (ausfüllbar)
- Word (.docx)
Bearbeitbare Dateien: kostenlos, nach kurzem Formular
Auf einen Blick
Auf einen Blick
Formate
Word (.docx), PDF, Excel (.xlsx), Google Sheets
Länder
Deutschland, Österreich und Schweiz
Rechtlicher Status
Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung (Stand November 2026)
Richtlinie (Word/PDF)
Ausfüllbare Abschnitte: Tools, Datenschutz, Freigabe, Schulungen
Nachweis (Excel/Sheets)
Bis zu 200 Schulungen, EDATE-Erinnerung, Status-Listen
Was in der Vorlage steckt
Was in der Vorlage steckt
Auf dem Blatt „Anleitung“ startest du mit Kurzhinweisen: erlaubte KI-Tools, was nicht in externe Chats darf, wer Marketing-Inhalte freigibt und wie du Schulungen dokumentierst.
Ausfüllen
- Name
- Abteilung
- Schulungsthema
- Datum
- Format
- Status ▾ Auswahllisten: Format
- Status ⚙ Automatisch: Frist Erinnerung (EDATE), bis zu 200 Einträge
So nutzt du die Vorlage
So nutzt du die Vorlage
- 1
Richtlinie in Word anpassen oder PDF ausfüllen, versionieren und im Team bekannt machen.
- 2
Onboarding, Erstschulung und Updates im Blatt „Nachweis“ oder in Google Sheets eintragen.
- 3
Teilnahmeliste-PDF für Präsenztermine nutzen; Excel/Sheets und Richtlinien-Version archivieren.
Hinweis
Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung. Stand: 06.11.2026. Geprüft von Hady ElHady, Senior Content Manager.
Formats
Formate im Überblick
PDF (ausfüllbar)
Richtlinie oder Teilnahmeliste ausdrucken oder am Bildschirm ausfüllen.
- Empfohlen
Word (.docx)
Richtlinientext anpassen in Word oder LibreOffice.
Excel (.xlsx)
Schulungsnachweise listen und Fristen nachverfolgen.
Google Sheets
Im Browser teilen, über Datei › Kopie erstellen.
Grenzen
Ersetzt keine Rechtsberatung; Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung können abweichen.
Hochrisiko-KI, Art. 50 (Kennzeichnung) und DSGVO sind eigene Pflichten.
Technische KI-Details und Betriebsratsverfahren ergänzt du selbst.
Was muss in eine KI-Richtlinie für Mitarbeitende?
Eine gute Richtlinie ist kurz (ein bis drei Seiten), verständlich und versioniert. Die Word- und PDF-Vorlage enthält ausfüllbare Bausteine dafür.
- Zweck und Geltungsbereich (Standorte, Minijob, Auszubildende)
- Erlaubte und verbotene KI-Tools (keine Kundendaten in private Chatbots)
- Datenschutz und Vertraulichkeit (Verweis auf interne DSGVO-Regeln)
- Freigabe: wer Marketing-, Bot- und Social-Inhalte prüft
- Kennzeichnung externer KI-Inhalte (Zusammenspiel mit Art. 50)
- Schulungen, Updates und Meldeweg bei Fehlern oder Datenpannen
KI-Schulungsnachweis Vorlage
Trage Schulungen mit Fristen und Status in Excel oder Google Sheets ein. Dropdowns für Format und Status, EDATE-Erinnerung für Auffrischungen. Für Präsenztermine nutzt du zusätzlich die PDF-Teilnahmeliste (A4 quer, ohne Formular).
Tipp: Excel oder Sheets für laufende Updates und Erinnerungen; die PDF-Teilnahmeliste für eine unterschriebene Präsenzliste. Beides legst du zur Richtlinien-Version in der Personalakte ab.
Bearbeitbare Dateien: kostenlos, nach kurzem Formular
Art. 4 EU AI Act: Schulung und Nachweis
Seit dem 2. Februar 2025 sorgst du als Betreiber dafür, dass Beschäftigte KI-Kompetenz erhalten, wenn sie KI-Systeme im Job nutzen. Das ist rollen- und risikogerecht, kein Einheits-Zertifikat. Die Vorlage unterstützt dich bei Regeln und laufender Dokumentation.
Richtlinien und Nachweise mit Ordio bündeln
Schichtplan, Zeiterfassung und Dokumente für den Schichtbetrieb
Dokumente zentral ablegen
Richtlinien, Schulungsprotokolle und Personalunterlagen an einem Ort
Schichtplan und Abwesenheiten
Planung und Verfügbarkeiten, damit Schulungen nicht an Schichtlücken scheitern
Zeiterfassung
Ist-Zeiten für Payroll und Nachweise ohne Excel-Listen
Klare Prozesse
Weniger Medienbrüche zwischen Vorlage, Team und Personalakte
Mit Ordio:
Erlebe Ordio für Richtlinien und Schichtbetrieb
Sieh dir in einer Demo an, wie Schichtplan, Zeiterfassung und Dokumente zusammenspielen · Unverbindlich · In 15 Minuten
Weitere kostenlose Vorlagen
Entdecke weitere Excel-Vorlagen für Planung, Zeiterfassung und Personal.
Häufige Fragen zur KI-Richtlinie: Vorlage kostenlos
Brauche ich als Arbeitgeber eine schriftliche KI-Richtlinie?
Es gibt kein einheitliches Pflicht-Muster, aber eine schriftliche Richtlinie bündelt Regeln für dein Team und erleichtert den Nachweis, dass du Maßnahmen nach Art. 4 EU AI Act umsetzt.
Was muss in eine KI-Richtlinie für Mitarbeitende?
Erlaubte und verbotene KI-Nutzung, Datenschutz, Vertraulichkeit, Freigabeprozesse, Meldewege bei Fehlern und Hinweise zu Schulungen. Die Word- und PDF-Vorlage enthält ausfüllbare Abschnitte dafür.
Wie dokumentiere ich KI-Schulungen nach Art. 4 EU AI Act?
Mit Datum, Thema, Format und Teilnehmenden. Die Excel- und Google-Sheets-Vorlage im Abschnitt Schulungsnachweis listet bis zu 200 Einträge; die PDF-Teilnahmeliste eignet sich für Präsenztermine.
Reicht eine Excel-Liste als Schulungsnachweis?
Ja, für viele Betriebe, wenn Datum, Thema, Format und Teilnehmende nachvollziehbar sind. Die Excel- und Google-Sheets-Vorlage im Abschnitt Schulungsnachweis ist dafür ausgelegt; ergänze bei Bedarf Unterschriften oder ein Onboarding-Protokoll.
Word oder PDF: Welches Format für die Richtlinie?
Word eignet sich zum Anpassen im Betrieb, PDF zum Ausfüllen und Archivieren. Beide Dateien der Vorlage sind ausfüllbar.
Wie oft muss ich KI-Schulungen auffrischen?
Art. 4 nennt keine feste Frist. Sinnvoll sind Einstieg bei Tool-Einführung, Update bei neuen KI-Systemen und etwa jährlich 20 bis 30 Minuten Auffrischung. Das Blatt „Nachweis“ erinnert dich per EDATE.
Gilt die Vorlage auch in Österreich und der Schweiz?
Ja, die Texte sind auf DACH ausgelegt. Prüfe vor dem Einsatz noch lokale Arbeitnehmer- und Datenschutzregeln in Österreich oder der Schweiz.
Ist die Vorlage kostenlos und was passiert nach dem Download?
Ja. Nach einem kurzen Formular erhältst du Word, PDF, Excel und Google Sheets kostenlos per E-Mail zum Bearbeiten. Es gibt kein Abo und keine versteckten Kosten.