Ugeplan-skabelon – gratis til Word, PDF og Excel

En ugeplan passer til butikker, caféer og små teams, hvor ugerne ligner hinanden: de samme åbningstider og de samme faste folk, og kun få ændringer fra uge til uge. Du planlægger én uge ad gangen, printer den på én A4-side og hænger den op. Varierer bemandingen meget, eller planlægger du fire uger frem, er vagtplanen bedre. Kører I faste rotationer med dag-, aften- og nattehold, så brug skifteplanen.

Eksemplet i skabelonen viser ugen fra mandag 12. oktober 2026 med seks medarbejdere. Planen giver i alt 179 timer, og lønomkostningen bliver 28.770 kr. Bemandingen er seks personer mandag, to lørdag og ingen søndag. Skriver du i stedet en aftenvagt (A, 14–22) mandag og en dagvagt (D, 06–14) tirsdag for samme person, er der kun 8 timers hvile. „Kontroller” og „Compliance” viser da ⚠, fordi arbejdsmiljøloven § 50 kræver 11 timers sammenhængende hvile inden for hver 24-timersperiode. Hvilen kan kun nedsættes til 8 timer i de særlige tilfælde, loven nævner, fx ved holdskifte. Kolonnen „Kontroller” viser bruddet ud for medarbejderen som „⚠ for kort hvile (1)”, og „Compliance” tæller alle brud i ugen. Hviletiden kontrolleres kun mellem dagene i samme plan. Overgangen fra søndag til næste uges mandag tjekker du selv.

Fanen „Helligdage” indeholder 10 helligdage pr. år for 2026–2028, og kontrollen „Arbejde søn-/helligdag” tæller vagter på disse dage. Store bededag er ikke med. Siden 1. januar 2024 er den en almindelig arbejdsdag med de løn- og ansættelsesvilkår, der gælder på andre arbejdsdage (lov nr. 214 af 6. marts 2023, §§ 1 og 5). Til gengæld får månedslønnede et løntillæg på 0,45 % af årslønnen (§ 3), mens timelønnede får den aftalte timeløn for arbejde den dag (§ 4).

Grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag er ikke helligdage efter loven. Giver overenskomsten eller kontrakten fri, tilføjer du datoen på fanen „Helligdage”.

Koderne X (fri), F (ferie) og S (syg) tæller ikke som arbejdstid. Dagen indgår derfor med 0 timer i ugesummen og i lønomkostningen. Ugeplanen viser kun, hvem der er væk. Selve ferien planlægger du i ferieplanen. Efter ferieloven har medarbejderen ret til mindst 3 ugers sammenhængende hovedferie i perioden 1. maj–30. september og til at holde øvrige feriedage i sammenhæng af mindst 5 dage (§ 8). Arbejdsgiveren fastsætter ferien efter forhandling og skal varsle hovedferien mindst 3 måneder før og øvrig ferie mindst 1 måned før (§ 9). Når ferien er godkendt, skriver du F i de berørte dage, så bemandingen pr. dag passer.

Ansættelsesbeviset skal oplyse den normale daglige eller ugentlige arbejdstid, reglerne for overarbejde og, hvor det er relevant, reglerne for vagtændringer (ansættelsesbevisloven § 3, stk. 2, nr. 11). Disse oplysninger skal medarbejderen have senest 7 kalenderdage efter, at ansættelsen er begyndt. Varslet for vagtændringer finder du derfor i overenskomsten eller ansættelsesbeviset. Ændrer du en vagt efter offentliggørelsen, så ret planen, gem den nye version som PDF med dato, og giv besked til dem, det berører. Tjek bagefter kolonnen „Kontroller” igen. En flyttet vagt kan give for kort hvile til dagen før eller efter.

Planen er ikke en registrering af den faktiske arbejdstid. Arbejdstidsloven § 4 b kræver et system, der registrerer den daglige arbejdstid, og registreringerne skal gemmes i 5 år. Brug en timeseddel til det.

Under planen viser rækken „Bemanding pr. dag”, hvor mange der arbejder hver dag. Rækkerne for D, A, N og M tæller, hvor mange vagter af hver type dagen har. Så ser du hurtigt en lørdag uden aftenvagt eller en mandag med for mange på dagvagt. „Omkostningsoverblik” omregner ugen til en månedsprognose med faktoren 13/3. Et år har 52 uger, og 52 ÷ 12 = 13/3 ≈ 4,33 uger pr. måned. Mette Hansen har 40 timer til 160 kr. og koster 6.400 kr. om ugen, svarende til ca. 27.733 kr. om måneden. Arbejdsgiverbidraget lægger du ind som procent på fanen „Indstillinger”.