Timeseddel-skabelon – gratis til Word, PDF og Excel

Timesedlen samler en medarbejders arbejdstimer for én måned: planlagt mod faktisk, overarbejde, fravær og en underskrift fra begge parter. Den bruges som grundlag for lønnen, men den kan også være en del af virksomhedens tidsregistrering. Siden 1. juli 2024 skal arbejdsgiveren have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af den daglige arbejdstid, og oplysningerne skal opbevares i 5 år efter udløbet af referenceperioden (arbejdstidsloven § 4 b).

Vigtigt: Registreringen skal vise den faktiske arbejdstid hver dag. En timeseddel, der bare gentager vagtplanen, eller som udfyldes fra hukommelsen i slutningen af måneden, er ikke pålidelig. Indtast derfor tiderne løbende, helst samme dag.

Skabelonen sammenligner de registrerede timer med normtimerne fra toppen af arket:

• Overarbejde er timer ud over normtiden. Hvordan det honoreres eller afspadseres, afhænger af overenskomst eller kontrakt.
• Undertid er færre timer end normen, fx ved en kortere vagt.
• Ferie, sygdom og helligdage vælger du som type. Så godskrives normtiden, og saldoen passer.

Den akkumulerede saldo på dashboardet viser, om en medarbejder over flere uger arbejder mere end aftalt. Det er relevant, fordi den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid højst må være 48 timer over 4 måneder (arbejdstidsloven § 4).

Pauser er ikke lovreguleret i Danmark. Brug overenskomstens regel og skriv den på fanen „Indstillinger”. Danmark har heller ingen lovbestemt mindsteløn, så lønfeltet udfyldes med overenskomstlønnen eller står tomt.

1. Gennemgå „Overblik” og „Compliance” og ret ugyldige indtastninger.
2. Forklar afvigelser i bemærkningsfeltet, fx en lukkevagt, der trak ud.
3. Gem som PDF med måned i filnavnet, og få medarbejder og leder til at underskrive.
4. Opbevar timesedlerne i 5 år, adskilt fra filer med andre personoplysninger, og slet dem derefter.

Skal timerne dokumenteres over for tredjepart, fx en a-kasse, har timebeviset et format, der er beregnet til det.

En fuldtidsansat med 37 timer om ugen har i oktober 2026 22 arbejdsdage og dermed en norm på 162,8 timer. Han registrerer 171 timer. Arket „Overblik” viser 8,2 timer over normen. Hvordan de honoreres, afgøres af overenskomsten eller kontrakten, fx som overtidsbetaling eller afspadsering. Ugegrænsen på 48 timer i gennemsnit over 4 måneder er langt fra nået (arbejdstidsloven § 4). Ferie og sygeorlov er neutrale i den beregning.

Sværere er det med en deltidsansat på 25 timer om ugen, der arbejder 32. De 7 timer er merarbejde, ikke overarbejde, og mange overenskomster honorerer dem forskelligt. Skriv derfor normtimerne rigtigt for hver medarbejder.

Restaurant, butik og pleje

• Restaurant: vagter til efter midnat. 18:00–01:30 skrives på én linje på startdagen. Deles vagten over to dage, passer hviletiden ikke.
• Butik: skiftende deltidskontrakter. Sammenlign månedens total med normen, så fast merarbejde bliver synligt.
• Pleje: nattevagter og weekender. Marker søn- og helligdage, så tillæggene kan kontrolleres.

Medarbejder og leder

Medarbejderen udfylder tider og pauser hver dag og underskriver ved månedens slutning. Lederen kontrollerer afvigelser og underskriver før lønkørslen. Medarbejderen har ret til at se sine egne registreringer (arbejdstidsloven § 4 b, stk. 2). Giv derfor altid en kopi af den underskrevne timeseddel.

Ret en fejl efter underskriften

Opdager I en fejl i en underskrevet timeseddel, så ret den ikke i den gamle fil. Lav en ny version med dato og årsag, og skriv på lønsedlen, i hvilken måned rettelsen bliver reguleret. Så kan både medarbejder og arbejdsgiver følge sammenhængen mellem timeseddel og løn. Gem den rettede version ved siden af den oprindelige. Skriv datoen for rettelsen i filnavnet.