Lønseddel-skabelon til Excel og Google Sheets

I Danmark styres ferie primært af ferieloven; skat og bidrag følger gældende regler og jeres overenskomst. Skabelonen er vejledning, afstem altid med jeres lønleverandør eller bogholder.

Sådan bruger du Lønseddel Excel-skabelonen

Følg disse trin for at have et brugbart lønoverblik på få minutter:

1. Download: åbn filen i Excel eller Google Sheets, ingen konto kræves til selve skabelonen.
2. Medarbejdere: indtast navne, timeløn, ugentlige timer og ansættelsesform i medarbejderarket.
3. Løn beregnes: kontroller ugenløn og månedsløn; tilpas overenskomsttillæg manuelt, hvis nødvendigt.
4. Kontrol: gennemgå minimumløn-signaler og ugetotaler, før data sendes til løn.
5. Del: eksporter som PDF eller del et Sheets-link med HR eller revisor.

For voksende teams sparer Ordio tid med koblede timer, lønforberedelse og færre manuelle rettelser.

Excel egner sig til undervisning, afstemning og midlertidige scenarier, ikke til at erstatte lovpligtig lønudbetaling. Når I vokser, flytter de fleste til et lønsystem med eIndkomst-rapportering og automatiske skattetabeller.

Brug skabelonen til at:

• forklare medarbejdere, hvordan brutto bliver til netto,
• simulere tillæg og fradrag før en ændring i kontrakt,
• dokumentere interne tjeklister ved stikprøver.

Kombiner med tidsregistrering og Ordio Payroll, når I vil samle timer og løn i ét flow. Gem aldrig CPR eller fulde kontonumre i usikre delte Sheets.

Forkortelser og linjer på lønsedlen

Koder varierer mellem lønsystemer. Brug Ordio-lønseddel-skabelon til intern forklaring eller træning, ikke som erstatning for den officielle lønseddel fra jeres payroll-system.

Typiske fejl ved lønskabeloner i Excel

Disse faldgruber ser vi ofte hos teams, der forbereder løn i Excel, nemme at forebygge med faste rutiner:

• Forældet timeløn: opdater minimumløn og overenskomsttariffer rettidigt.
• Timer ikke afstemt: brug én kilde til registrerede timer, før I beregner løn.
• Intet arkiv: gem månedskopier til HR og eventuelle lønspørgsmål.
• Dobbelte versioner: arbejd med én masterfil eller et delt Sheets-link.
• Officiel lønseddel forveksles: skabelonen er et hjælpemiddel, ikke endelig lønbehandling.

Med lønseddel-skabelon har I fast struktur; kombiner det med månedlig kontrol før lønkørslen.

Excel-skabelon vs. Ordio

Du kan altid starte med den gratis skabelon og senere skifte til Ordio, skabelonen kan stadig bruges som backup.

Hvilken ferielinje der skal stå på lønsedlen, afhænger af ansættelsen (ferieloven § 16):

Eksempel: En timelønnet tjener tjener 18.400 kr. brutto i oktober. Der skal beregnes feriegodtgørelse på 12,5 % × 18.400 = 2.300 kr. Beløbet udbetales ikke med lønnen. Medarbejderen anmoder om udbetaling via Feriepengeinfo (ferieloven § 32). En funktionær på månedsløn med 32.000 kr. optjener i stedet ferietillæg på 1 % = 320 kr. pr. måned. Skriv den rigtige linje i skabelonen, så medarbejderen kan se, hvad der er optjent.

Fratræder en medarbejder på månedsløn, beregnes der feriegodtgørelse for den optjente ferie, der ikke er holdt (§ 16, stk. 4). Den sidste lønseddel ser derfor anderledes ud end de foregående.

Arbejdsgiver og medarbejder: hvem tjekker hvad?

Restaurant, butik og pleje: typiske tillæg

Mange overenskomster giver tillæg for aften, weekend og helligdage. Skabelonen har én linje til tillæg. Skriv tillæggets navn og antal timer i teksten, fx „Aftentillæg 14 t”, så det kan kontrolleres mod vagtplanen. Danmark har ingen lovbestemt mindsteløn. Kontrollen „Overenskomstens mindsteløn overholdt” virker derfor kun, hvis du skriver overenskomstens sats ind.

En butiksmedarbejder på timeløn har arbejdet 96 timer i oktober 2026 til 152 kr. i timen og 14 timer med aftentillæg på 28 kr. Lønsedlen bør vise:

Timerne skal stemme med tidsregistreringen, og tillægstimerne med vagtplanen. Feriegodtgørelsen står på lønsedlen som optjening, men udbetales ikke med lønnen. AM-bidrag, A-skat og eventuel pension trækkes derefter med de satser, der gælder for medarbejderen. Skabelonen beregner ikke skat selv, så trækprocenten skal hentes fra skattekortet.

• Timer fra den sidste uge i måneden mangler, fordi lønnen er lukket før månedens udgang. Skriv i teksten, hvilken periode timerne dækker.
• Feriegodtgørelse beregnes også for en funktionær på månedsløn. Han skal have løn under ferie og ferietillæg i stedet.
• Kontonummeret er tastet forkert, og lønnen kommer retur.

Gem lønsedlerne som PDF for hver måned. Spørger medarbejderen senere til en regulering, kan I hurtigt finde den måned, hvor den blev foretaget. Brug samme opbygning af filnavnet hver gang, fx navn og måned, så lønsedlerne er nemme at finde, også flere år efter.

Gem dem samlet.

Medarbejderen bør selv gemme sine lønsedler, også efter fratræden.